Bortsettingsarkivet
Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning har ansvar for alle fysiske arkiver produsert ved UiB fra opprettelsen i 1948 frem til 2006 og overgangen til det heldigitale arkivsystemet ephorte. Høsten 2024 går UiB over til arkivsystemet Elements, som er en videreutvikling av ephorte.
Arkivene befinner seg i dag fordelt på to magasiner:
Damsgårdsveien 106
Herman Foss gate 6
Bestilling og innlevering av arkivmateriale
Behov for tilgang til eldre arkivmateriale fra før 2006?
Hvis ansatte har behov for å se eldre arkivmateriale fra tiden før 2006, lages en sak i UiBhjelp. Det er ønskelig at det fremkommer mest mulig detaljert hva man har behov for og hvilket år eller tidsperiode materialet er knyttet til.
Saker fra universitetsstyret (Det akademiske kollegium) fra 2009 og frem til i dag finner man her. Saker fra perioden før 2009 finnes kun i fysisk form, og på lik linje som ved annet arkivmateriale, går henvendelsen da via UiBhjelp.
Vitenskapelige ansatte som har behov for arkivmateriale i forbindelse med arbeid med artikler eller andre vitenskapelige tekster tar selv kontakt i UiBhjelp for å få hjelp til dette.
Behov for personalmapper fra tiden før 2009?
Ledere eller ansatte som ønsker tilgang til eldre personaldokumentasjon fra perioden før 2009 kan bestille denne typen dokumentasjon i UiBhjelp.
Innlevering av fysisk arkivmateriale fra perioden før 2006
Hvis man har eldre arkivmateriale ved enheten som det er ønske om å avlevere fra perioden før 2006, så lag en sak i UiBhjelp med så mye informasjon om arkivene som mulig. Ved usikkerhet rundt rydding og avlevering kan en fra faggruppen komme på befaring. Merk at det er kun administrativt arkiv og personaldokumentasjon som faggruppen tar seg av. Spørsmål knyttet til vitenskapelige arkiver og boksamlinger skal rettes til spesialsamlingene ved Universitetsbiblioteket.
Fremfinning og overlevering av dokumenter i papirarkivet
Finne fram dokumenter i papirarkivet
Reolene i magasinene er merket med hver sin innholdsfortegnelse. Oppdateringen av denne merkingen er under stadig arbeid etter hvert som nytt arkivmateriale kommer inn eller blir flyttet fra Herman Foss gate til Damsgård. I Teams ligger en oversikt over hva som står på hyllene i de to magasinene: Oversikt over alle arkiver med tilstand.xlsx (Dokumentet ligger i mappen «Bortsettingsarkivet» i kanalen «Papirarkiv».)
Personalmapper
Størsteparten av henvendelsene vi mottar gjelder personaldokumentasjon. De fysiske personalmappene står i magasinet i Herman Foss gate 6 på reol 39-42. Mappene er sortert i ulike serier etter fakultet, avdeling eller periode. Det arbeides med å registrere disse i et Excel-skjema slik at vi får søkbare lister med de ansattes navn.
Søke etter personalmapper i Excel-skjemaet
I sak 2022/674 i Elements ligger et Excel-skjema med de ferdigregistrerte seriene med personalmapper. Journalposten ved navn «Personalmapper - serie 1 til 7» inneholder de syv første seriene samlet i en fil. Det er dette skjemaet vi bruker til å søke i. (Registreringen er under arbeid, så her vil det legges til flere serier etter hvert.)
Søk i dokumentet ved å klikke på «Søk etter og merk» i verktøylinjen. NB! Husk å hake av for at søket skal gjelde hele arbeidsboken. Ellers vil du bare få treff i den aktive fanen.
Når du har funnet rett person, viser fanelinjen nederst hvilken serie mappen ligger i og kolonne C viser først arkivboksnummer og deretter mappenummer. I eksempelet under finner vi personalmappen i serie 1, boks 19, mappe 1.
Finne personalmappen på hyllen
Får du ikke treff på navnet i Excel-skjemaet, må du manuelt gå gjennom de seriene som ikke er registrert ennå. En oversikt over de forskjellige seriene ligger i Teams (i mappen «Bortsettingsarkivet» i kanalen «Papirarkiv»): Oversikt over alle arkiver med tilstand.xlsx (Scroll ned til der hvor det står «P» i kolonne B.)
En ansatt kan ha mer enn en personalmappe, særlig hvis de har jobbet ved UiB over en lengre periode eller ved flere fakultet eller avdelinger. Dersom man ikke har oversikt over hvor den ansatte har jobbet, kan det være lurt å begynne med serie 8-10. Dette er økonomiavdelingen sitt gamle personalarkiv som tidligere sto på Jussbygget og som inneholder kopier av personalmappene til en stor del av UiBs ansatte gjennom tidene. Disse mappene pleier å være ganske utfyllende, men de kan mangle dokumenter som finnes i personalmappene til sentraladministrasjonen og fakultetene.
Enheter som vi vet har personalmapper
Noen enheter har personalarkiv stående hos seg hvor de har beholdt mappene til ansatte som fremdeles er aktive. Finnes ikke personalmappen i bortsettingsarkivet, er det en mulighet for at vi ikke har mottatt den ennå.
Vi vet at disse enhetene fremdeles har personalmapper:
Det medisinske fakultet har en del aktive personalmapper på fakultetet og K1.
Fakultet for naturvitenskap og teknologi har en del aktive personalmapper.
Overlevering av dokumentene
Når de riktige dokumentene er funnet, gjør følgende:
Skann dokumentene.
Gjelder det dokumenter uten sensitive opplysninger:
Send filen til mottaker ved å laste den opp i UiBhjelp, eventuelt send som vedlegg på e-post.
Gjelder det dokumenter med sensitive opplysninger, for eksempel personaldokumentasjon:
Last opp filen i sak 2021/13121 i Elements ved å opprette et internt notat uten oppfølging (X-notat).
Gi journalposten en passende tittel. Gjelder det dokumenter fra en personalmappe, gis journalposttittel «Oversendelse av dokumenter fra personalarkivet – Navn» og tilgangskode P (navnet skjermes med rød skrift).
Sett den som etterspør dokumentene som intern mottaker på journalposten.
Ferdigstill journalposten slik at mottaker får åpnet dokumentet.
Gi beskjed til mottaker hvor hen kan finne det skannede dokumentet.
Utlån av dokumenter
Vi prøver å unngå å levere ut de fysiske dokumentene. Ettersom vi ikke kan være sikre på når eller om de blir returnert, er det tryggere og mer effektivt å skanne dem. Hvis det likevel skulle være nødvendig for noen å låne de fysiske dokumentene, må dette registreres i utlånslisten med informasjon om hva som er blitt lånt ut og til hvem. Den ligger i Teams (i mappen «Bortsettingsarkivet» i kanalen «Papirarkiv»): Utlånsliste.xlsx