Daglig drift

Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning har flere ansvarsområder, og blant dem er daglig drift av sakarkivsystemet Elements. Driftsoppgavene fordeles mellom de ansatte i faggruppen i en ukeplan som lages i planleggingsfunksjonen i Teams.

Ukeplan: fordeling av driftsoppgaver

Ukeplanen deler driften inn i følgende oppgaver:

Brukerstøtte (UiBhjelp og brukerstøttetelefon)
Brukerstøtte på chat
Behandling av papirpost
Kurs
Ansvar for de enkelte journalenhetene faggruppen forvalter (DS01, DS02, DS03, DS04, DS05, DS06, DS07, DS08, DS24 og DS99)

Oppgaver som ikke er inkludert i ukeplanen, er listet opp i dokumentet Hvem gjør hva? i Teams.

Oppgaver knyttet til journalenhetene

Hver journalenhet har flere oppgaver som utføres daglig (eller jevnlig):

E-postmottak:
- Videresending av e-post
- Import av e-post
Import av scannede dokumenter
Kontroll av gårsdagens offentlige journal
Venstremenysøk (kontrolloppgaver):
- Journalføring
- Journalføring av styresaker
- DPI med fors.status S/F
- Saker til kontroll
- Personalsaker til kontroll
- Avslutning av saker
Venstremenysøk som jevnlig bør sjekkes:
- Til omfordeling
- JP med status M
- Til godkjenning uten godkjenner
- JP med status R
- Saker uten klassering

Unntaket er DS99 (varslingsarkiv) hvis oppgaver består i journalføring og kontroll av offentlig journal.

Prioritering av oppgaver

Dersom dokumentasjonsforvalteren er under tidspress og ikke kan utføre alle driftsoppgavene ved enheten hun er tildelt, prioriteres e-postmottaket, import av scannede dokumenter, kontroll av journal og journalføring.

Ved journalføring prioriteres utgående brev, slik at all utgående post blir ekspedert så fort som mulig.

Møter

I en vanlig uke har faggruppen følgende faste møter:

Mandagsmøte med statistikk
Statusmøte på tirsdag
Faggruppemøte på onsdag
Statusmøte på fredag

Det skrives kun referat fra faggruppemøtet. Denne oppgaven går på omgang, og planen ligger i Teams kalt Referat. Selve referatet skrives i OneNote.

Sist oppdatert: 24. juli 2024