Studiesaker¶

Produksjonsarkivet (2026–)¶

Arkivdel «STUDENT»¶

Samlemappe for student¶

Studentsak (overordnet samlemappe per student)

Tittel 1

Samlemappe for student

Tittel 2:

Skjerming

S-1 (🟡 Begrenset studentdokumentasjon)

Skjerming av filer og tilleggsdata (ikke tittel 2 eller klassering)

Klassering

UiB SNR: 000000 Midlertidig klassering
null: null

Saksmaler tilgjengelig i samlemappen¶

Delstudier i utlandet¶

Studentsak

Tittel 1

Godkjenning av delstudier i utlandet

Tittel 2:

Skjerming

S-1 (🟡 Begrenset studentdokumentasjon)

Skjerming av filer og tilleggsdata (ikke tittel 2 eller klassering)

Klassering

UiB SNR: 000000 Midlertidig klassering
FK: C.d.32 Følge opp utreisende utvekslingsstudenter

Gyldig fravær ved eksamen¶

Studentsak

Tittel 1

Gyldig fravær ved eksamen

Tittel 2:

Skjerming

ST-3 (🔴 Fortrolig studentdokumentasjon: helseopplysn.)

Skjerming av filer, tittel 2, klassering og tilleggsdata

Klassering

UiB SNR: 000000 Midlertidig klassering
FK: C.d.15 Behandle søknad om gyldig forfall

Permisjon (velferd)¶

Studentsak

Tittel 1

Permisjon (velferd) - <studieprogram>

Tittel 2:

Skjerming

ST-3 (🔴 Fortrolig studentdokumentasjon: helseopplysn.)

Skjerming av filer, tittel 2, klassering og tilleggsdata

Klassering

UiB SNR: 000000 Midlertidig klassering
FK: C.d.17 Behandle søknad om permisjon

Permisjon (pause fra studiene)¶

Studentsak

Tittel 1

Permisjon - <studieprogram>

Tittel 2:

Skjerming

S-1 (🟡 Begrenset studentdokumentasjon)

Skjerming av filer og tilleggsdata (ikke tittel 2 eller klassering)

Klassering

UiB SNR: 000000 Midlertidig klassering
FK: C.d.17 Behandle søknad om permisjon

Ekstra eksamen¶

Studentsak

Tittel 1

Ekstra eksamen

Tittel 2:

Skjerming

S-1 (🟡 Begrenset studentdokumentasjon)

Skjerming av filer og tilleggsdata (ikke tittel 2 eller klassering)

Klassering

UiB SNR: 000000 Midlertidig klassering
FK: C.e.9 Behandle søknad om dispensasjon fra gjentakskvote

Klage på karakterfastsetting¶

Studentsak

Tittel 1

Klage på karakterfastsetting

Tittel 2:

Skjerming

S-1 (🟡 Begrenset studentdokumentasjon)

Skjerming av filer og tilleggsdata (ikke tittel 2 eller klassering)

Klassering

UiB SNR: 000000 Midlertidig klassering
FK: C.e.25 Behandle klage på sensur/eksamenskarakter

Klage på formelle feil ved eksamen¶

Studentsak

Tittel 1

Klage på formelle feil ved eksamen

Tittel 2:

Skjerming

S-1 (🟡 Begrenset studentdokumentasjon)

Skjerming av filer og tilleggsdata (ikke tittel 2 eller klassering)

Klassering

UiB SNR: 000000 Midlertidig klassering
FK: C.e.23 Behandle klage på formelle feil ved eksamen/vurdering

Godkjenning av utdanning¶

Studentsak

Tittel 1

Godkjenning av utdanning

Tittel 2:

Skjerming

S-1 (🟡 Begrenset studentdokumentasjon)

Skjerming av filer og tilleggsdata (ikke tittel 2 eller klassering)

Klassering

UiB SNR: 000000 Midlertidig klassering
FK: C.d.10 Behandle søknad om godkjenning av ekstern utdanning eller realkompetanse

Klausulering av masteroppgave¶

Studentsak

Tittel 1

Klausulering av masteroppgave

Tittel 2:

Skjerming

S-1 (🟡 Begrenset studentdokumentasjon)

Skjerming av filer og tilleggsdata (ikke tittel 2 eller klassering)

Klassering

UiB SNR: 000000 Midlertidig klassering
FK: C.e.22 Behandle innlevert master- og bacheloroppgave

Personskade¶

Studentsak

Tittel 1

Melding om personskade

Tittel 2:

Skjerming

ST-3 (🔴 Fortrolig studentdokumentasjon: helseopplysn.)

Skjerming av filer, tittel 2, klassering og tilleggsdata

Klassering

UiB SNR: 000000 Midlertidig klassering
FK: C.d.27 Følge opp studenter etter uønsket hendelse

Tilrettelegging¶

Studentsak

Tittel 1

Tilrettelegging

Tittel 2:

Skjerming

ST-3 (🔴 Fortrolig studentdokumentasjon: helseopplysn.)

Skjerming av filer, tittel 2, klassering og tilleggsdata

Klassering

UiB SNR: 000000 Midlertidig klassering
FK: C.e.4 Tilrettelegge ved eksamen/vurdering

Tvilsmelding om skikkethet¶

Studentsak

Tittel 1

Tvilsmelding om skikkethet - særskilt skikkethetsvurdering

Tittel 2:

Skjerming

SX-3 (🔴⚫ Fortrolig studentdok.: reglementsbrudd)

Skjerming av filer, tittel 2, klassering og tilleggsdata

Klassering

UiB SNR: 000000 Midlertidig klassering
FK: C.d.24 Behandle skikkethetssak

Vurderingsmelding etter frist¶

Studentsak

Tittel 1

Vurderingsmelding etter frist

Tittel 2:

Skjerming

S-1 (🟡 Begrenset studentdokumentasjon)

Skjerming av filer og tilleggsdata (ikke tittel 2 eller klassering)

Klassering

UiB SNR: 000000 Midlertidig klassering
FK: C.e.11 Behandle søknad om dispensasjon fra oppmeldingsfrist

Ph.d.-grad¶

Studentsak for ph.d.-kandidater

Tittel 1

Ph.d.-kandidat ved <institutt>

Tittel 2:

Skjerming

S-1 (🟡 Begrenset studentdokumentasjon)

Skjerming av filer og tilleggsdata (ikke tittel 2 eller klassering)

Klassering

UiB SNR: 000000 Midlertidig klassering
FK: C.d.45 NY Følge opp ph.d.-kandidat

Dr.philos.-grad¶

Studentsak for dr.philos.-kandidater

Tittel 1

Dr.philos.-kandidat - <institutt>

Tittel 2:

Skjerming

S-1 (🟡 Begrenset studentdokumentasjon)

Skjerming av filer og tilleggsdata (ikke tittel 2 eller klassering)

Klassering

UiB SNR: 000000 Midlertidig klassering
FK: C.d.45 NY Følge opp ph.d.-kandidat

Fritak fra obligatorisk aktivitet¶

Studentsak

Tittel 1

Fritak fra obligatorisk aktivitet

Tittel 2:

Skjerming

S-1 (🟡 Begrenset studentdokumentasjon)

Skjerming av filer og tilleggsdata (ikke tittel 2 eller klassering)

Klassering

UiB SNR: 000000 Midlertidig klassering
FK: C.c.7 Behandle obligatoriske læringsaktiviteter

Forlenget gyldighet av obligatorisk aktivitet¶

Studentsak

Tittel 1

Forlenget gyldighet av obligatorisk aktivitet

Tittel 2:

Skjerming

S-1 (🟡 Begrenset studentdokumentasjon)

Skjerming av filer og tilleggsdata (ikke tittel 2 eller klassering)

Klassering

UiB SNR: 000000 Midlertidig klassering
FK: C.c.7 Behandle obligatoriske læringsaktiviteter

Fritak fra forkunnskapskrav¶

Studentsak

Tittel 1

Fritak fra forkunnskapskrav

Tittel 2:

Skjerming

S-1 (🟡 Begrenset studentdokumentasjon)

Skjerming av filer og tilleggsdata (ikke tittel 2 eller klassering)

Klassering

UiB SNR: 000000 Midlertidig klassering
FK: C.e.7 Behandle søknad om dispensasjon fra forkunnskapskrav

Fritak fra betaling av semesteravgift¶

Studentsak

Tittel 1

Fritak fra betaling av semesteravgift

Tittel 2:

Skjerming

S-1 (🟡 Begrenset studentdokumentasjon)

Skjerming av filer og tilleggsdata (ikke tittel 2 eller klassering)

Klassering

UiB SNR: 000000 Midlertidig klassering
FK: C.d.5 Behandle refusjoner av og fritak for semesteravgift

Avbrutt studium¶

Studentsak

Tittel 1

Avbrutt studium - <studieprogram>

Tittel 2:

Skjerming

S-1 (🟡 Begrenset studentdokumentasjon)

Skjerming av filer og tilleggsdata (ikke tittel 2 eller klassering)

Klassering

UiB SNR: 000000 Midlertidig klassering
FK: C.d.12 Vedlikeholde studierett og utdanningsplan

Endring av utdanningsplan¶

Studentsak

Tittel 1

Endring av utdanningsplan

Tittel 2:

Skjerming

S-1 (🟡 Begrenset studentdokumentasjon)

Skjerming av filer og tilleggsdata (ikke tittel 2 eller klassering)

Klassering

UiB SNR: 000000 Midlertidig klassering
FK: C.d.12 Vedlikeholde studierett og utdanningsplan

Endring i studieprogresjon (heltid/deltid)¶

Studentsak

Tittel 1

Endring i studieprogresjon (heltid/deltid) - <studieprogram>

Tittel 2:

Skjerming

S-1 (🟡 Begrenset studentdokumentasjon)

Skjerming av filer og tilleggsdata (ikke tittel 2 eller klassering)

Klassering

UiB SNR: 000000 Midlertidig klassering
FK: C.d.12 Vedlikeholde studierett og utdanningsplan

Tap av studierett¶

Studentsak

Tittel 1

Tap av studierett

Tittel 2:

Skjerming

S-1 (🟡 Begrenset studentdokumentasjon)

Skjerming av filer og tilleggsdata (ikke tittel 2 eller klassering)

Klassering

UiB SNR: 000000 Midlertidig klassering
FK: C.d.12 Vedlikeholde studierett og utdanningsplan

Poststudierett¶

Studentsak

Tittel 1

Poststudierett

Tittel 2:

Skjerming

S-1 (🟡 Begrenset studentdokumentasjon)

Skjerming av filer og tilleggsdata (ikke tittel 2 eller klassering)

Klassering

UiB SNR: 000000 Midlertidig klassering
FK: C.d.12 Vedlikeholde studierett og utdanningsplan

Hospitantstudierett¶

Studentsak

Tittel 1

Hospitantstudierett

Tittel 2:

Skjerming

S-1 (🟡 Begrenset studentdokumentasjon)

Skjerming av filer og tilleggsdata (ikke tittel 2 eller klassering)

Klassering

UiB SNR: 000000 Midlertidig klassering
FK: C.d.19 Behandle søknad om hospitering

Bekreftelse på studentstatus/attest¶

Studentsak

Tittel 1

Bekreftelse på studentstatus/attest

Tittel 2:

Skjerming

S-1 (🟡 Begrenset studentdokumentasjon)

Skjerming av filer og tilleggsdata (ikke tittel 2 eller klassering)

Klassering

UiB SNR: 000000 Midlertidig klassering
FK: C.d.6 Bekrefte studentstatus

Vurdering av ekstern utdanning for opptak til PPU¶

Studentsak

Tittel 1

Vurdering av ekstern utdanning for opptak til praktisk-pedagogisk utdanning

Tittel 2:

Skjerming

S-1 (🟡 Begrenset studentdokumentasjon)

Skjerming av filer og tilleggsdata (ikke tittel 2 eller klassering)

Klassering

UiB SNR: 000000 Midlertidig klassering
FK: C.d.10 Behandle søknad om godkjenning av ekstern utdanning eller realkompetanse

Godkjenning av praksis¶

Studentsak

Tittel 1

Godkjenning av praksis

Tittel 2:

Skjerming

S-1 (🟡 Begrenset studentdokumentasjon)

Skjerming av filer og tilleggsdata (ikke tittel 2 eller klassering)

Klassering

UiB SNR: 000000 Midlertidig klassering
FK: C.c.23 Behandle resultat fra praksis

Særplass ved praksisutplassering¶

Studentsak

Tittel 1

Særplass ved praksisutplassering

Tittel 2:

Skjerming

S-1 (🟡 Begrenset studentdokumentasjon)

Skjerming av filer og tilleggsdata (ikke tittel 2 eller klassering)

Klassering

UiB SNR: 000000 Midlertidig klassering
FK: C.c.16 Behandle søknad om alternativt praksissted

Veiledningskontrakt for masteroppgave¶

Studentsak

Tittel 1

Veiledningskontrakt - <masterprogram>

Tittel 2:

Skjerming

S-1 (🟡 Begrenset studentdokumentasjon)

Skjerming av filer og tilleggsdata (ikke tittel 2 eller klassering)

Klassering

UiB SNR: 000000 Midlertidig klassering
FK: C.d.7 Oppnevne veileder for student

Forlengelse av kontraktsperiode ved mastergrad¶

Studentsak

Tittel 1

Forlengelse av kontraktsperiode - <masterprogram>

Tittel 2:

Skjerming

S-1 (🟡 Begrenset studentdokumentasjon)

Skjerming av filer og tilleggsdata (ikke tittel 2 eller klassering)

Klassering

UiB SNR: 000000 Midlertidig klassering
FK: C.e.22 Behandle innlevert master- og bacheloroppgave

Mistanke om fusk¶

Studentsak

Tittel 1

Mistanke om fusk

Tittel 2:

Skjerming

SX-3 (🔴⚫ Fortrolig studentdok.: reglementsbrudd)

Skjerming av filer, tittel 2, klassering og tilleggsdata

Klassering

UiB SNR: 000000 Midlertidig klassering
FK: C.e.26 Behandle mistanke om fusk og plagiat ved eksamen/vurdering

Økonomisk støtte til feltarbeid, m.fl.¶

Studentsak

Tittel 1

Økonomisk støtte til feltarbeid/datainnsamling/avsluttende eksamenskonsert

Tittel 2:

Skjerming

S-1 (🟡 Begrenset studentdokumentasjon)

Skjerming av filer og tilleggsdata (ikke tittel 2 eller klassering)

Klassering

UiB SNR: 000000 Midlertidig klassering
FK: C.d.4 Tildele stipend/økonomisk støtte til studenter

Politiattest¶

Studentsak. Dersom politiattesten har merknader, endre klassering til FK C.d.21 Behandle politiattest med merknad.

Tittel 1

Politiattest

Tittel 2:

Skjerming

SX-3 (🔴⚫ Fortrolig studentdok.: reglementsbrudd)

Skjerming av filer, tittel 2, klassering og tilleggsdata

Klassering

UiB SNR
FK: C.b.22 Håndtere politiattest

Historisk arkiv (2006–2026)¶

Her finner du rutiner for studiesaker (saker som gjelder studenter eller studier) ved Universitetet i Bergen. Vi har prioritert å legge ut rutiner som gjelder på tvers av enhetene ved universitetet. Se lokale rutiner her.

Stadig flere studiesaker opprettes automatisk i sakarkivsystemet når det kommer inn søknader via skjemaløsningen. Dersom slike saker skal opprettes manuelt, for eksempel om det kommer inn en søknad utenom skjemaløsningen, og vi ønsker at skjemaløsningen skal finne frem til saken til bruk for fremtidige søknader, må saken opprettes nøyaktig etter gjeldende rutine for det aktuelle skjemaet. Les mer om generelle arkivrutiner for Digiforms-skjemaer her.

Eksamen¶

Eksamensoppgaver¶

Eksamensoppgavene skal registreres i Elements, men legges først inn etter at eksamen er avviklet. Det opprettes én sak for hvert emne, og samme saksnummer løper i hele arkivperioden eller til emnet eventuelt utgår.

Sakstittel: Eksamensoppgaver emnekode emnetittel Administrativ enhet: Fakultetet Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 372 Én sak per emne for hele arkivperioden
Journalposter	Dok	U. off.
Eksamensoppgave emnekode semester Versjoner på nynorsk og engelsk legges inn som vedlegg	X	Nei
Sensorveiledning emnekode semester	X	Nei

Eksamensprotokoller¶

Eksamensprotokoller (vurderingsprotokoller) registreres i samlesaker, med én sak per fakultet per år eller semester. Det varierer mellom fakultetene om de har én samlesak per år eller semester. Det er viktig at disse sakene ikke fragmenteres!

Den eksamensansvarlige på fakultetet mottar den papirbaserte eksamensprotokollen, skanner og registrerer denne som en journalpost i Elements og kontroller samtidig at den innskannede versjonen av protokollen er identisk med den papirbaserte versjonen. Sjekk alltid først om det finnes en sak før det opprettes en ny! Når journalposten gis status F- ferdig, kontrollerer arkivtjenesten journalposten før den journalføres.

Etter registrering i Elements sender den eksamensansvarlige den papirbaserte protokollen til faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning for oppbevaring (se rutiner for behandling av post).

Eksempler på sakstittel:

Eksamensprotokoller Det medisinske fakultet 2017
Eksamensprotokoller Det samfunnsvitenskapelige fakultet V-24

Eksempler på journalposttitler:

Eksamensprotokoll JUS101 H-24
Eksamensprotokoll JUS101 høst 2024
Eksamensprotokoll JUS901 H-24 Jan Johansen

Sakstittel: Eksamensprotokoller fakultet år/semester Administrativ enhet: Fakultetet Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 373 Én sak per fakultet, per år eller semester
Journalposter	Dok	U. off.
Eksamensprotokoll emnekode semester årstall	X	S § 26,1
Eksamensprotokoll emnekode semester årstall Navn på student Navnet merkes som skjermet og får rød skrift i Elements	X	S § 26,1

Ekstra eksamen¶

Søknad om ekstra eksamen kommer inn i Elements gjennom skjemaløsningen og fordeles automatisk til fakultetet. Denne typen søknader har også vært kalt «dispensasjon fra tregangersregelen» og «4. gangs eksamen».

Sakstittel: Ekstra eksamen Administrativ enhet: Fakultetet Tilgangskode: S - Studentsaker § 13 Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 377 Sekundærklassering: Studentnummer, 6 siffer, U. off.
Journalposter	Dok	U. off.
Søknad om ekstra eksamen - emnekode - snr. XXXXXX Studentnummeret merkes som skjermet og får rød skrift i Elements	I	S § 13
Svar på søknad om ekstra eksamen - emnekode	U	S § 13

Klage på karakterfastsetting¶

Klage på karakterfastsetting (tidligere også kalt «klage på sensurvedtak») sendes som regel via et skjema i Studentweb, og verken klagen eller vedtaket blir arkivert i Elements (etter dispensasjon fra Riksarkivaren).[1]

Når en klage arkiveres manuelt, opprettes én samlesak per emne per semester, og tittelen følger dette oppsettet:

Klage på karakterfastsetting - emnekode semester
For eksempel: Klage på karakterfastsetting - GEOV114 H-23

Sakstittel: Klage på karakterfastsetting - emnekode semester Administrativ enhet: Fakultetet Tilgangskode: S - Studentsaker § 13 Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 375 Én sak per emne per semester
Journalposter	Dok	U. off.
Klage på karakterfastsetting - emnekode - snr. XXXXXX Studentnummeret merkes som skjermet og får rød skrift i Elements	I	S § 13

Klage på formelle feil ved eksamen¶

Klage på formelle feil ved eksamen kommer i hovedsak inn gjennom e-post og fordeles til fakultetet. Normalt sett skjermes ikke en slik klage med mindre klagen for eksempel inneholder opplysninger om karakter (S § 26,1) eller taushetsbelagt informasjon (ST § 13 ).

Sakstittel: Klage på formelle feil ved eksamen - emnekode semester Administrativ enhet: Fakultetet Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 375
Journalposter	Dok	U. off.
Klage på formelle feil ved eksamen - emnekode semester	I	Vurderes
Svar på klage på formelle feil ved eksamen - emnekode semester	U	Vurderes

Godkjenning av utdanning¶

Søknad om godkjenning av utdanning kommer inn i Elements gjennom skjemaløsningen og fordeles automatisk til fakultetet (eller institutt hos Det humanistiske fakultet). Sakstittel inneholder tema, tittel på studieprogram samt navnet på søkeren, og navnet skjermes som regel ikke.

Sakstittel: Godkjenning av utdanning - Studieprogram - Navn på søker Administrativ enhet: Fakultetet Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 376.1/376.2
Journalposter	Dok	U. off.
Søknad om godkjenning av utdanning	I	S § 26,5
Svar på søknad om godkjenning av utdanning	U

Gyldig fravær ved eksamen¶

Søknad om gyldig fravær ved eksamen kommer inn i Elements gjennom skjemaløsningen og fordeles automatisk til fakultetet.

Det opprettes én samlesak per fakultet per semester, og tittelen følger dette oppsettet:

Fravær ved eksamen – semester – fakultet
For eksempel: Fravær ved eksamen V-2024 – Det psykologiske fakultet

Sakstittel: Fravær ved eksamen semester - fakultet Administrativ enhet: Fakultetet Tilgangskode: ST - Studentsaker - taushetsplikt Tilgangsgruppe: Fravær ved eksamen – egenmelding Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 371 En samlesak per fakultet per semester
Journalposter	Dok	U. off.
Søknad om gyldig fravær – emnekode semester – snr. XXXXXX Studentnummeret merkes som skjermet og får rød skrift i Elements	I	ST § 13
Svar på søknad om gyldig fravær emnekode semester	U	ST § 13

Klager til den sentrale klagenemnd¶

Den sentrale klagenemnd er universitetets klageorgan i studiesaker og behandler også saker om mistanke om fusk. I tidligere rutiner skulle det opprettes egen sak i sakarkivsystemet for hver klage til klagenemnda, men det har med tiden bli mer vanlig å oversende saken til klagenemnda ved å bruke et N-notat med alle relevante dokumenter som vedlegg i saken som klagen dreier seg om.

Journalposter	Dok	U. off.
Oversendelse til Den sentrale klagenemnd: tema Sendes fra enheten til 2120 Universitetsdirektørens kontor Tilgangsgruppe: Den sentrale klagenemnd – sekretariatet	N	SX § 13
Varsel om oversendelse til Den sentrale klagenemnd Sendes fra 2120 til studenten Tilgangsgruppe: Den sentrale klagenemnd – sekretariatet	U	SX § 13
Oversendelse av vedtak fra Den sentrale klagenemnd Sendes fra 2120 til studenten Tilgangsgruppe: Den sentrale klagenemnd – sekretariatet	U	SX § 13

Klausulering av masteroppgaver¶

Vanligvis er masteroppgaver som leveres til UiB åpent tilgjengelig, men i de få tilfellene der de inneholder taushetsbelagt informasjon, må de klausuleres. Klausulering betyr utlånsforbud eller innsynsforbud, og en klausulert masteroppgave er med andre ord konfidensiell. Les mer om dette i regelsamlingen for UiB.

Saksbehandleren oppretter først en sak i saksarkivet og bruker så lenkegeneratoren for å opprette et innsendingsskjema slik:

Velg skjemaet «Generisk innsendingsskjema med fritekstfelt: Velg sak, JP-tittel og evt. Tilgangskode».
Legg inn saksnummeret fra saken som ble opprettet i Elements.
Legg inn språk/målform.
Legg inn journalposttittelen: «Søknad om klausulering av masteroppgave».
Legg inn tilgangskode S.
Klipp og lim resultatet over i brev saksbehandleren sender til studenten.

Her finner du en veiledning med bilder.

Når studenten sender inn skjemaet, blir skjemaet arkivert som en inngående journalpost med tittel «Søknad om klausulering av masteroppgave». Tilgangskoden arves fra saksmappen og eventuelle filer som er lastet opp i skjemaet, blir vedlegg til journalposten.

Søknaden besvares med et utgående brev sendt som signeringsoppdrag til studenten og eventuelt andre parter.

Sakstittelen skal følge dette oppsettet:

Klausulering av masteroppgave - Emnekode - Semester åååå
For eksempel: Klausulering av masteroppgave - ENERGI399 - Høst 2023

Sakstittel: Klausulering av masteroppgave - Emnekode - Semester åååå Administrativ enhet: Enhet, som regel fakultet Tilgangskode: S - Studentsaker § 13 Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 372
Journalposter	Dok	U. off.
Søknad om klausulering av masteroppgave	I	S § 13
Avtale om klausulering av masteroppgave Sendes som signeringsoppdrag	U	S § 13

Opptak, studierett, utestenging¶

Inndragning av studierett - betinget opptak til toårig master¶

Saken skal følge dette oppsettet:

Sakstittel: Inndragning av studierett - betinget opptak til toårig master [årstall]

Eksempel: Inndragning av studierett - betinget opptak til toårig master 2025

Administrativ enhet: 2180 Studieavdelingen
Arkivdel: Saksarkiv
Primær klassering: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi 512.7
Gjenbruk av sak: Én samlesak per kalenderår

Journalposter¶
Dok.type	Tittel	Avsender/mottaker	Skjerming
U	Vedtak om inndragning av studierett	Studenten	S § 13

..include:: /_include/bruk_evt_st_sx.rst

Klage på vedtak om opptak gjennom Samordna opptak¶

Søkeren sender klagen via et Digiforms-skjema, som arkiverer den i en saksmappe som følger oppsettet nedenfor.

Søkeren får lenke til skjemaet fra studieavdelingen (funksjonsområde opptak).

Saken skal inneholde all korrespondanse i saken, inkludert klagen vi har mottatt, eventuelle interne notater og oversendelsen til nasjonal klagenemnd for opptak gjennom Samordna opptak.

Sakstittel: Samordna opptak [årstall] - klage på vedtak - Personens navn

Eksempel: Samordna opptak 2025 - klage på vedtak - Kari Nordmann

Merknad

Personens navn (her i kursiv) må merkes som skjermet og får da rød skrift i Elements.

Administrativ enhet: 2180 Studieavdelingen
Skjerming: S - Studentsaker § 13
Arkivdel: Saksarkiv
Primær klassering: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi 515
Gjenbruk av sak: Én sak per år per klager

Journalposter¶
Dok.type	Tittel	Avsender/mottaker	Skjerming
I	Klage på vedtak - Samordna opptak Appeal of decision - Samordna opptak	Søkeren	S § 13
U	Svar på klage på vedtak - Samordna opptak	Søkeren	S § 13
U	Oversending av klage på vedtak om opptak gjennom Samordna opptak åååå	Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse kopi til søkeren Brevet ekspederes som digital post.[2]	S § 13
I	Behandling av klage på søknad om opptak åååå	Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse	S § 13

..include:: /_include/bruk_evt_st_sx.rst

Klage på vedtak om opptak til toårig master¶

Søkeren sender klagen via et Digiforms-skjema, som arkiverer den i en saksmappe som følger oppsettet nedenfor.

Søkeren får lenke til skjemaet fra studieavdelingen (funksjonsområde opptak).

Saken skal inneholde all korrespondanse i saken, inkludert klagen vi har mottatt, eventuelle interne notater og oversendelsen til nemnd for studentsaker.

Sakstittel: Klage på vedtak - opptak til toårig master [første bokstav i terminkode]-[årstall] - Personens navn

Eksempel: Klage på vedtak - opptak til toårig master H-2025 - Kari Nordmann

Merknad

Personens navn (her i kursiv) må merkes som skjermet og får da rød skrift i Elements.

Administrativ enhet: 2180 Studieavdelingen
Skjerming: S - Studentsaker § 13
Arkivdel: Saksarkiv
Primær klassering: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi 515
Gjenbruk av sak: Én sak per termin (semester) per klager

Journalposter¶
Dok.type	Tittel	Avsender/mottaker	Skjerming
I	Klage på vedtak - opptak til toårig master Appeal of decision - admission to two-year master’s programmes	Søkeren	S § 13
N	Oversendelse til Den sentrale klagenemnd: Klage på avslag på søknad om opptak til toårig master	til: 2012 Universitetsdirektørens kontor	S § 13 tilgangsgruppe: Den sentrale klagenemnd – sekretariatet
U	Kopi av oversendelse til Den sentrale klagenemnd	Søkeren	S § 13 tilgangsgruppe: Den sentrale klagenemnd – sekretariatet
U	Oversendelse av vedtak fra Den sentrale klagenemnd	Søkeren	S § 13 tilgangsgruppe: Den sentrale klagenemnd – sekretariatet

..include:: /_include/bruk_evt_st_sx.rst

Krav om begrunnelse av vedtak om opptak gjennom Samordna opptak¶

Søkeren sender kravet via et Digiforms-skjema, som arkiverer den i en saksmappe som følger oppsettet nedenfor.

Søkeren får lenke til skjemaet fra studieavdelingen (funksjonsområde opptak).

Sakstittel: Samordna opptak [årstall] - krav om begrunnelse

Eksempel: Samordna opptak 2025 - krav om begrunnelse

Administrativ enhet: 2180 Studieavdelingen
Skjerming: S - Studentsaker § 13
Arkivdel: Saksarkiv
Primær klassering: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi 512.1
Gjenbruk av sak: Én sak per år

Journalposter¶
Dok.type	Tittel	Avsender/mottaker	Skjerming
I	Krav om begrunnelse - Samordna opptak Krav om grunngjeving - Samordna opptak Request for grounds - Samordna opptak	Søkeren	S § 13
U		Søkeren	S § 13

..include:: /_include/bruk_evt_st_sx.rst

Krav om begrunnelse av vedtak om opptak til toårig master¶

Søkeren sender kravet via et Digiforms-skjema, som arkiverer den i en saksmappe som følger oppsettet nedenfor.

Søkeren får lenke til skjemaet fra studieavdelingen (funksjonsområde opptak).

Sakstittel: Opptak til toårig master [årstall] - krav om begrunnelse

Eksempel: Opptak til toårig master 2025 - krav om begrunnelse

Administrativ enhet: 2180 Studieavdelingen
Skjerming: S - Studentsaker § 13
Arkivdel: Saksarkiv
Primær klassering: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi 512.1
Gjenbruk av sak: Én sak per termin

Journalposter¶
Dok.type	Tittel	Avsender/mottaker	Skjerming
I	Krav om begrunnelse - opptak til toårig master Krav om grunngjeving - opptak til toårig master Request for grounds - opptak til toårig master	Søkeren	ST § 13
U		Søkeren	S § 13

..include:: /_include/bruk_evt_st_sx.rst

Vedlegg til søknader om opptak gjennom Samordna opptak¶

Søkeren sender dokumentasjonen via et Digiforms-skjema, som arkiverer den i en saksmappe som følger oppsettet nedenfor.

Søkeren får lenke til skjemaet fra studieavdelingen (funksjonsområde opptak).

Sakstittel: Samordna opptak [årstall] - vedlegg til søknader

Eksempel: Samordna opptak 2025 - vedlegg til søknader

Administrativ enhet: 2180 Studieavdelingen
Skjerming: ST - Studentsaker - taushetsplikt § 13
Arkivdel: Saksarkiv
Primær klassering: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi 512.4
Gjenbruk av sak: Én sak per år

Journalposter¶
Dok.type	Tittel	Avsender/mottaker	Skjerming
I	Sensitiv dokumentasjon til søknad om opptak	Søkeren	ST § 13

Særskilt eksamen ved UiB på grunnlag av realkompetanse¶

Sakstittelen skal følge dette oppsettet:

Særskilt eksamen ved UiB på grunnlag av realkompetanse semester åååå
For eksempel: Særskilt eksamen ved UiB på grunnlag av realkompetanse vår 2024

Sakstittel: Særskilt eksamen ved UiB på grunnlag av realkompetanse semester åååå Administrativ enhet: 2180 Studieavdelingen Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 371 En samlesak per semester
Journalposter	Dok	U. off.
Søknad om særskilt eksamen grunnet realkompetanse semester-år (f.eks. V-24)	I
Svar på søknad om særskilt eksamen grunnet realkompetanse semester-år	U	Vurderes

Vedtak om utstenging og bortvisning¶

Sakstittelen skal følge dette oppsettet:

Vedtak om utestenging og bortvising etter universitets- og høyskoleloven – åååå
For eksempel: Vedtak om utestenging og bortvising etter universitets- og høyskoleloven – 2024

Sakstittel: Vedtak om utestenging og bortvising etter universitets- og høyskoleloven – åååå Administrativ enhet: 2180 Studieavdelingen Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 525 En samlesak per år
Journalposter	Dok	U. off.
Vedtak om utestenging og bortvising etter universitets- og høyskoleloven	I	SX § 13

Vurdering av ekstern utdanning for opptak til praktisk pedagogisk utdanning¶

Søknad om vurdering av ekstern utdanning for opptak til praktisk pedagogisk utdanning kommer inn som skjema på e-post og importeres av arkivtjenesten.

Sakstittel: Vurdering av ekstern utdanning for opptak til praktisk pedagogisk utdanning Administrativ enhet: Fakultetet Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 376.1/376.2
Journalposter	Dok	U. off.
Søknad om vurdering av ekstern utdanning for opptak til praktisk-pedagogisk utdanning	I	S § 26,5
Vurdering av ekstern utdanning for opptak til praktisk-pedagogisk utdanning	U

Permisjon og pause fra studiene¶

Merknad

Før forskrift 05.06.2023 nr. 1359 om studium ved Universitetet i Bergen trådte i kraft 01.01.2024, ble «permisjon» kalt «begrunnet permisjon», mens «pause» ble kalt «ubegrunnet permisjon».

Videre har det vært vanlig å bruke ordet «melding» i stedet for «søknad» for pause og begrunnet permisjon.

De gamle betegnelsene brukes fortsatt for sakstitler for å gjøre dokumentasjonen lettere gjenfinnbar.

Søknad om pause fra studiene¶

Søknad om pause fra studiene kommer inn i Elements gjennom Digiforms og fordeles automatisk til fakultetet (med noen unntak, se nedenfor).

Som regel er saksbehandlingen automatisert, og søkeren får i løpet av et minutt et vedtak, som arkiveres i samme saksmappe, om at pausen er innvilget. Unntaket er søknader til Det medisinske fakultet, som fortsatt behandles automatisk.

Saken skal følge dette oppsettet:

Sakstittel: Permisjon - [studieprogram] - [søkerens navn]

Eksempel: Permisjon - Femårig masterprogram i rettsvitenskap - Kari Nordmann

Merknad

Personens navn skjermes ikke.

Administrativ enhet: Studieprogrammets fakultet eller institutt:

HF: lektorprogram på fakultetsnivå, ellers instituttnivå

JUR: fakultet

KMD: fakultet

MED: BAOD-TANNP, KVODONT, MAOD-ODONT på insitutttnivå, ellers på fakultetnivå

MN: institutt

PSY: fakultet

SV: års- og BA-studier på fakultetsnivå, ellers instituttnivå

Skjerming: ingen skjerming
Arkivdel: Saksarkiv
Primær klassering: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi 377 (Studieprogresjon, obligatoriske aktiviteter - avvik, permisjoner og dispensasjoner)
Sekundær klassering: Studentnummer
Gjenbruk av sak: Én sak per søker og studieprogram

Journalposter¶
Dok.type	Tittel	Avsender/mottaker	Skjerming
I	Melding om pause fra studiene [semester] Eksempel: Melding om pause fra studiene H-25	Søkeren
U	Melding om pause fra studiene [semester] Eksempel: Melding om pause fra studiene H-25	Søkeren Brevet ekspederes, arkiveres og journalføres av Digiforms.

Søknad om permisjon¶

Søknad om permisjon kommer inn i Elements gjennom Digiforms og fordeles automatisk til fakultetet (med noen unntak, se nedenfor). Søknadene behandles manuelt.

Dersom årsaken er tvungen verneplikt, tyngende verv eller faglige hensyn, følger saksmappen samme oppsett som for permisjonssaker. Ellers skal saksmappen følge dette oppsettet:

Sakstittel: Permisjon (velferd) - [studieprogram] - [søkerens navn]

Eksempel: Permisjon (velferd) - Femårig masterprogram i rettsvitenskap - Kari Nordmann

Merknad

Personens navn (her i kursiv) må merkes som skjermet og får da rød skrift i Elements.

Administrativ enhet: Studieprogrammets fakultet eller institutt:

HF: lektorprogram på fakultetsnivå, ellers instituttnivå

JUR: fakultet

KMD: fakultet

MED: BAOD-TANNP, KVODONT, MAOD-ODONT på insitutttnivå, ellers på fakultetnivå

MN: institutt

PSY: fakultet

SV: års- og BA-studier på fakultetsnivå, ellers instituttnivå

Skjerming: ST - Studentsaker - taushetsplikt § 13
Arkivdel: Saksarkiv
Primær klassering: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi 377 (Studieprogresjon, obligatoriske aktiviteter - avvik, permisjoner og dispensasjoner)
Sekundær klassering: Studentnummer
Gjenbruk av sak: Én sak per søker og studieprogram

Journalposter¶
Dok.type	Tittel	Avsender/mottaker	Skjerming
I	Søknad om permisjon [semester] Eksempel: Søknad om permisjon H-25 og V-26	Søkeren	ingen tilgangskode ved tvungen verneplikt, tyngende verv eller faglige hensyn, ellers ST § 13
U	Svar på søknad om permisjon [semester] Eksempel: Svar på søknad om permisjon H-25 og V-26	Søkeren	ingen tilgangskode ved tvungen verneplikt, tyngende verv eller faglige hensyn, ellers ST § 13

..include:: /_include/bruk_evt_st_sx.rst

Personskade¶

Melding om personskade for studenter kommer inn gjennom skjemaet ved samme navn og fordeles automatisk til 2190 HR-avdelingen. Melding om personskade for ansatte sendes inn med et annet skjema og arkiveres i personalarkivet.

Sakstittelen skal følge dette oppsettet:

Melding om personskade** Etternavn, Fornavn
For eksempel: Melding om personskade** Prince, Diana

Sakstittel: Melding om personskade Etternavn, Fornavn Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen Tilgangskode: ST - Studentsaker - taushetsplikt Tilgangsgruppe: IKO_Personskade (uavhengig av enheten hvor skaden inntraff) Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 254.2 Sekundærklassering: Studentnummer, 6 siffer, u. off.
Journalposter	Dok	U. off.
Melding om personskade med medisinsk behandling Samme tilgangsgruppe som for saksmappen.	I	ST § 13

Personens navn, her vist i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i Elements.

Ph.d.¶

Rutine for ph.d.-kandidater finner du under forskningssaker.

Politiattester¶

Politiattester kommer inn gjennom skjemaløsningen i Elements i en årlig samlesak tilhørende Studieavdelingen. Studieavdelingen fordeler de enkelte journalpostene til fakultetet studenten tilhører.

Sakstittel: Politiattester åååå - Studieavdelingen Administrativ enhet: 2180 Studieavdelingen Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 510 Én sak per kalenderår
Journalposter	Dok	U. off.
Dokumentasjon - attest Politiattesten ligger som vedlegg	I	ST § 13

Reservasjon av studieplass¶

Reservasjon av studieplass kommer inn gjennom skjemaløsningen i Elements i en årlig samlesak tilhørende Studieavdelingen.

Sakstittel: Reservasjon av studieplass åååå Administrativ enhet: 2180 Studieavdelingen Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 377 Én sak per kalenderår
Journalposter	Dok	U. off.
Søknad om reservasjon av studieplass Dokumentasjon ligger som vedlegg	I	ST § 13

Tilrettelegging¶

Her finner du rutiner for tilretteleggingssaker med informasjon om skjemaene som brukes.

Tilskudd til høyere utdanning¶

Dette gjelder tilskudd til høyere utdanning for enkeltstudenter fra NAV. Det opprettes én sak per student.

Sakstittel: Tilskudd til høyere utdanning - Fornavn og etternavn på studenten Administrativ enhet: 2180 Studieavdelingen Tilgangskode: ST - Studentsaker - taushetsplikt Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 532
Journalposter	Dok	U. off.
Tilsagn om tilskudd til høyere utdanning Brev fra NAV	I	ST § 13

Personens navn, her vist i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i Elements.

Tvilsmelding - særskilt skikkethetsvurdering¶

Tvilsmelding om skikkethet kommer inn i Elements gjennom skjemaløsningen og fordeles automatisk til Universitetsdirektørens kontor. Det opprettes én sak per student. Slike saker kan inneholde en lang rekke dokumenter, og alle skal gis tilgangskode SX § 13 .

Sakstittel: Tvilsmelding om skikkethet - særskilt skikkethetsvurdering - Personens navn Administrativ enhet: 2120 Universitetsdirektørens kontor Tilgangskode: SX - Studentsaker - taushetsplikt Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 532 Én sak per student
Journalposter	Dok	U. off.
Tvilsmelding - særskilt skikkethetsvurdering - Personens navn	I	SX § 13
Andre dokumenter i saken		SX § 13

Personens navn, her vist i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i Elements.

Utveksling¶

Avtale om utveksling¶

De fleste avtalene ligger under Studieavdelingen, men avtaler gjort på fakultet- eller instituttnivå legges ofte til den aktuelle enheten. Sakstittelen skal inneholde navnet på institusjonen der er gjort avtale med, for eksempel:

Avtale om utveksling mellom Fontys Hogeschool og UiB

Journalposttittelen skal inneholde navn på institusjonen samt avtalens varighet:

Avtale om utveksling mellom Fontys Hogeschool og UiB 2013-2016

Sakstittel: Avtale om utveksling mellom utdanningsinstitusjon og UiB Administrativ enhet: 2180 Studieavdelingen eller enheten Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 306 En samlesak per institusjon
Journalposter	Dok	U. off.
Signert avtale om utveksling mellom utdanningsinstitusjon og UiB åååå - åååå	I

Erasmusavtale¶

Erasmusprogrammet er et utvekslingsprogram for studenter i EU og EØS. De fleste avtalene ligger under Studieavdelingen, men avtaler gjort på fakultet- eller instituttnivå legges ofte til den aktuelle enheten. Sakstittelen skal inneholde navnet på institusjonen der er gjort avtale med, for eksempel:

Erasmusavtale med Fontys Hogeschool

Journalposttittelen skal inneholde navn på institusjonen samt avtalens varighet:

Erasmusavtale med Fontys Hogeschool 2013-2016

Sakstittel: Erasmusavtale med utdanningsinstitusjon Administrativ enhet: 2180 Studieavdelingen eller enhet Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 306 En samlesak per institusjon
Journalposter	Dok	U. off.
Signert Erasmusavtale med utdanningsinstitusjon åååå - åååå	I

Utveksling ut fra UiB¶

Sakstittel: Svar på søknad om utveksling semester åååå Administrativ enhet: 2180 Studieavdelingen Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 566 En samlesak per semester
Journalposter	Dok	U. off.
Svar på søknad om utveksling semester åååå	U	S § 13

Vurderingsmelding etter frist¶

Søknad om vurderingsmelding etter frist kommer inn i Elements gjennom skjemaløsningen og fordeles automatisk til fakultetet.

Det opprettes én samlesak per fakultet per semester, og tittelen følger dette oppsettet:

Vurderingsmelding etter frist semester - fakultet
For eksempel: Vurderingsmelding etter frist V-2024 - Det samfunnsvitenskapelige fakultet

Sakstittel: Vurderingsmelding etter frist semester - fakultet Administrativ enhet: Fakultetet Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 377 Én sak per fakultet per semester
Journalposter	Dok	U. off.
Søknad om vurderingsmelding etter frist	I	ST § 13
Svar på søknad om vurderingsmelding etter frist	U	ST § 13

Fotnoter