Skjemaløsning (Digiforms)
Her finner du en oversikt over alle skjemaene våre.
Generelle arkivrutiner for Digiforms-skjema
Når skjemaet skal legge en ny journalpost inn i Elements, leter det etter en eksisterende sak hos enheten med en tittel som nøyaktig tilsvarer rutinen for skjemaet. Dersom skjemaet ikke finner en slik sak, oppretter det en ny i henhold til malen det er gitt. Skjemaet bruker ikke skjønn, så tittelen på saken må altså være nøyaktig. Vi skal derfor ikke endre navn på saker som Digiforms-skjema bruker.
Ikke avslutt sakene med mindre du er helt sikker på at det ikke vil komme noe nytt i dem. Finnes det to saker som oppfyller kriteriene skjemaet ser etter, vil det ikke bli importert. Det samme gjelder dersom det finnes en avsluttet sak som oppfyller kriteriene.
Skjemaene har derimot ikke noe å utsette dersom du endrer saksansvarlig.
Konkrete rutiner for de enkelte saksområdene vi har skjema for, finner du i Rutiner for studiesaker.
Om Digiforms
Digiforms er en sikker digital skjemaløsning som muliggjør sikker overføring/innsending av skjema som journalpost i ny eller eksisterende sak i Elements. Skjema, og relevante metadata for sak/journalpost lagres i Elements gjennom integrasjonsgrensesnittet ephorte Integration Services (eIS) fra Sikri (tidligere EVRY).
Løsningen er en klient-tjener-løsning hvor skjemaklienten støtter utvikling av skjema med XML-struktur, i et grafisk grensesnitt som benytter XML FO (Formatting Objects), som lagres på Digiforms Server. UiB har to Digiforms servere, Digiforms Test og Digiforms Prod. Begge driftes lokalt av UiB.
Muligheter med Digiforms
Nivå 4 autentisering/pålogging med BankID/BankID på mobil i skjematjenester for taushetsbelagt informasjon
Pålogging med engangspassord (SMS OTP) med validering opp mot data i FS for studenter som ikke har norsk fødselsnummer/D-nummer og BankID
Sikker innsending av skjemadata til journalpost i ny eller eksisterende sak, hoveddokument på PDF-format, vedlagt skjemadata på XML-format (muliggjør videre automatisert bruk av skjemadata vha. RPA (Robot)
Sikker opplasting av filer/dokumenter til Elements, som vedlegg til skjema
Innsender får automatisk kvittering/e-post med forvaltningsmelding, med referanse til aktuell Elements-sak.
Gjenbruk av data UiB allerede har gjennom webtjeneste for oppslag i FS (personalia, studieprogram, oppmeldte emner etc), i tråd med Digitaliseringsstrategien (det administrativt selvbetjente universitet) og Digitaliseringsrundskrivet
Design av skjematjenester i tråd med retningslinjer for universell utforming (WCAG 2.0) og brukskvalitet (ELMER 3)
Mellomlagring av personopplysninger i forbindelse med utfylling og innsending av skjema
Tabellene nedenfor angir når, hvor og hvor lenge hvilke personopplysninger lagres ved utfylling og innsending av Digiforms-skjema.
Generelt for alle skjema
Hva |
Hvilke personopplysninger |
Når |
Hvor |
Hvor lenge |
Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|
HTTP-kall fra klient til Digiforms-server |
IP-adresse, operativsystem, nettleser, hvilket skjema som fylles ut, hvor store filer som lastes opp. Ikke innhold. |
Skjema fylles ut. |
Lastbalanserer |
3 uker? |
Må bekreftes |
Feillogg fra webserver |
I noen tilfeller tekst som skrives inn i skjemaet. |
Skjema fylles ut. |
Digiforms-server |
30 dager |
|
Logg fra Digiforms Server |
Operativsystem, nettleser, hvilket skjema som fylles ut, feilmeldinger i skjema; i noen tilfeller fødselsnummer, mobilnummer, studentnummer. |
Skjema fylles ut. |
Digiforms-server |
14 dager |
|
Utfylt skjema |
Alt innhold i skjema samt vedlegg. |
Skjema sendes inn. |
Digiforms-server |
Som regel mindre enn ett minutt. Men dersom det er problemer med arkivering av skjemaet, kan det være lengre, unntaksvis i flere dager. Men ikke lengre. |
Manuell kontroll sikrer at skjemaene slettes. |
Utfylt skjema |
Alt innhold i skjema samt vedlegg. |
Innsendt skjema overføres til integrasjonsserver. |
Integrasjonsserver |
Som regel mindre enn ett minutt. Men dersom det er problemer med arkivering av skjemaet, kan det være lengre, unntaksvis i flere dager. Men ikke lengre. |
|
Utfylt skjema |
Alt innhold i skjema samt vedlegg. |
Skjema arkiveres. |
Sakarkivsystem |
Avhengig av bevaringsbestemmelser |
|
Sikkerhetskopi av logger fra lastbalanserer |
Logg med HTTP-kall fra klient til Digiforms-server |
hvert døgn |
på tape |
ca. 30 dager |
|
Sikkerhetskopi av Digiforms-server |
Alt innhold som er lagret på serveren på det tidspunktet. |
hvert døgn |
på tape |
ca. 30 dager |
|
Sikkerhetskopi av integrasjonsserver |
Alt innhold som er lagret på serveren på det tidspunktet. |
hvert døgn |
på tape |
ca. 30 dager |
Unntak for enkelte skjema
Hva |
Hvilke personopplysninger |
Når |
Hvor |
Hvor lenge |
Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|
Ph.d.-søknadsskjema: Utfylt skjema |
Alt innhold i skjema samt vedlegg |
Skjema mellomlagres. |
Digiforms-server |
180 dager |
|
Skjema for semesterregistrering: Utfylt skjema. |
Navn, fødselsnummer, studierett, valgte innføringsemner |
Skjema sendes inn. |
Digiforms-server (i eXist-databasen) |
Til det slettes manuelt noen måneder etter semesterstart etter avtale med studieavdelingen. |
Sist oppdatert: 20. september 2024