Personalsaker
Rutiner for personalarkiv
All personaldokumentasjon ved Universitetet i Bergen skal ligge i personalarkivet organisert i personalsaker. Med personalarkiv menes en egen arkivdel med saker som inneholder dokumenter som gjelder arbeidsforholdet til den enkelte ansatte. Med personalsaker eller personalmapper menes saksmapper som inneholder dokumenter om eller med korrespondanse mellom arbeidsgiver og arbeidstaker som berører arbeidsforholdet til den enkelte ansatte.
Personalmapper ved Universitetet i Bergen
UiB har siden 01.01.2009 brukt elektroniske personalmapper i sakarkivsystemet ephorte, med tillegg av Elements siden 2021. Personalarkivet i sakarkivsystemet består av tematiske mapper for den enkelte ansatte, der hver mappe er tilknyttet en navngitt person. Det vil kunne være mange mapper på en person, avhengig av sakstype (tema). Gjenfinning av mappene skjer ved å søke på ordningsverdi eller på navn – hvor ordningsverdi vil gi det mest presise søkeresultatet, fordi primærklasseringen på personalmapper er den enkeltes unike ansattnummer.
Se delen kalt Bortsettingsarkivet for informasjon om personalmapper ved UiB før 2009.
Følgende skal inngå i personalarkivet:
Attester
Flyttegodtgjørelse
Forskningstermin
Frikjøp av stilling
Hjemmearbeid
Hospitering og arbeidsrettede tiltak
Lønn, inkludert lønnstillegg, stedfortredergodtgjørelse, lønnslån, lønnsforhandlinger
Opplæringsmidler
Opprykk etter kompetanse
Oppsigelse fra arbeidsgiver (avskjed) og fra arbeidstager (avskjed i nåde)
Permisjon, inkludert foreldrepermisjon, omsorgspermisjon, utdanningspermisjon, permisjon uten lønn
Personalsak, inkludert disiplinærsaker og tilrettevisning
Personskade
Sidegjøremål/bistilling
Sykefraværsoppfølging, inkludert korrespondanse med NAV, Statens pensjonskasse og oppfølgingsplaner
Tilsetting
Verv ved UiB
Eventuelle andre dokumenter mellom arbeidstaker og UiB
Generelt oppsett for personalmapper
All personaldokumentasjon skal ligge i arkivdelen personalarkiv, sakstittel skal inneholde personnavn og sakstype, og navnet skal skjermes. Den som oppretter saken, bør legge inn ansattnummeret (ANR) som primærklassering (ordningsverdi), og denne unntas fra offentligheten. Alle personalsaker påføres tilgangskode P – Personalmappe.
Sakene opprettes i saksarkivsystemet enten av dokumentasjonsforvaltere ved faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning eller av personalkonsulenter ved de forskjellige enhetene. Saker som er opprettet av personalkonsulenter, kontrolleres siden av en dokumentasjonsforvalter som også legger inn arkivkode ved kontroll av opprettede saker.
Personalarkiv |
Personalmappe |
|---|---|
Sakstittel |
Etternavn, Fornavn Mellomnavn – sakstype ved enhet |
Administrativ enhet |
Enheten: institutt eller avdeling |
Tilgangskode |
P - Personalmappe |
Arkivdel |
Personal |
Primærklassering |
Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000 |
Sekundærklassering |
Arkivnøkkel UiB |
Navnet (markert her i kursiv) merkes som skjermet og får rød skrift i Elements.
Noen sjekkpunkter ved oppretting av en ny sak:
Søk i sakarkivsystemet for å se om det allerede eksisterer en passende sak. Det er viktig at sakene ikke fragmenteres!
Saken skal gis en beskrivende tittel i henhold til gjeldende rutine samt norsk rettskrivning. Vi benytter som hovedregel ikke forkortelser i titler, med unntak av allment kjente forkortelser som UiB eller NAV.
Personalsaker skal ha ansattnummer (som unntas offentlighet). Ansattnummer settes som 00000000 og saken beholdes i status Reservert dersom den ansatte ennå ikke er tildelt ansattnummer.
Personaldokumentasjon i gamle samlesaker
Personaldokumentasjon skal alltid legges i en personalmappe, enten det allerede eksisterer en passende mappe eller om det må opprettes en ny. Tidligere har det imidlertid vært praksis ved flere enheter å bruke samlesaker ved for eksempel tilsetting av midlertidig ansatte, da kanskje med én sak i saksarkivet med arbeidsavtaler for alle timelærere ved et institutt for et bestemt semester. Når dokumentasjonsforvaltere oppdager slike saker, bør dokumentene aller helst flyttes over i individuelle personalmapper. Dette lar seg likevel ikke alltid gjøre, og da kan saken i sin helhet flyttes over i personalarkivet med noen justeringer.
Personalarkiv |
|
|---|---|
Tilgangskode |
P - Personalmappe |
Arkivdel |
Personal |
Primærklassering |
Samlesak; Beskrivelse: Personaldokumentasjon |
Sekundærklassering |
Arkivnøkkel UiB |
Attest og bekreftelse på arbeidsforhold
Attester og bekreftelser på arbeidsforhold legges i den ansattes tilsettingssak for dette forholdet. Det opprettes kun en ny sak for attesten eller bekreftelse dersom det ikke allerede eksisterer en tilsettingssak.
Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Bekreftelse på arbeidsforhold, attest
Administrativ enhet: enheten
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 224
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Attest
Navn skjermes ikke
|
U
|
P § 13,1
|
Bekreftelse på arbeidsforhold
Navn skjermes ikke
|
U
|
P § 13,1
|
Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i Elements.
Bistilling (sidegjøremål, ekstraerverv)
Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Bistilling ved sted
Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 215
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Søknad om bistilling ved sted |
I |
P § 25,1 |
Svar søknad om bistilling ved sted |
U |
P § 25,1 |
Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i Elements.
Dødsfall
Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Dødsfall
Administrativ enhet: enheten
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 234
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Brev til pårørende |
U |
PT § 13,1 |
Ber om registrering i SAP - dødsfall ved enhetsnummer dd.mm.åååå
Sendes fra enheten til 2179 Fagspesialistteam
Tittelen skal inneholde datoen for dødsfallet
|
N
|
PT § 13,1
|
Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i Elements.
Flyttegodtgjørelse
Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Flyttegodtgjørelse
Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 242
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Søknad om flyttegodtgjørelse (med dokumentasjon)
Navn skjermes ikke
|
I
|
P § 13,1
|
Svar på søknad om flyttegodtgjørelse
Navn skjermes ikke
|
U
|
P § 13,1
|
Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i Elements.
Forlengelse av ansettelsesperiode
Søknader om forlengelse av ansettelsesperiode for stipendiater og postdoktorer kommer inn i Elements gjennom skjemaløsningen og fordeles til den ansattes enhet. Unntaksvis vil enheter opprette egne saker dersom søknaden kommer inn i andre former. Med skjemaløsningen kommer navnet i sakstittelen bakerst.
Sakstittel: Forlengelse av ansettelsesperiode Etternavn, Fornavn
Administrativ enhet: enheten
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 212.21
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Ber om forlengelse av ansettelsesperiode
|
I
|
PT § 13,1
|
Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i Elements.
Forskningstermin
Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Forskningstermin
Administrativ enhet: enheten
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 43
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Søknad om forskningstermin |
I |
P § 25,1 |
Prioriteringer/saksforelegg |
X |
P § 14,1 |
Svar på søknad om forskningstermin |
U |
P § 25,1 |
Rapport |
I |
P § 25,1 |
Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i Elements.
Frikjøp
Frikjøp fra stilling
Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Frikjøp fra stilling ved enhet
Administrativ enhet: enheten
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 214.5
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Avtale om frikjøp av stilling mellom enhet og enhet |
I/U |
P § 25,1 |
Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i Elements.
Frikjøp for verv som tillitsvalgt
Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Frikjøp for verv som tillitsvalgt
Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 214.5
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Frikjøp for verv som tillitsvalgt |
U |
P § 25,1 |
Ber om registrering i SAP - Frikjøp for verv som tillitsvalgt
Fra 2190 til 2179
|
N
|
P § 25,1
|
Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i Elements.
Gjesteforskere
Denne rutinen beskriver hvordan dokumenter knyttet til gjesteforskere ved UiB skal arkiveres i Elements. På UiBs nettsider finner du mer informasjon om å ta i mot gjesteforskere.
Det opprettes en samlesak per institutt per kalenderår med alle dokumenter og korrespondanse knyttet til gjesteforskerne. Disse sakene hører hjemme i personaldelen av sakarkivsystemet, og sakstittelen følger dette oppsettet:
Gjesteforskere ved enhet ÅÅÅÅ
For eksempel: Gjesteforeskere ved Institutt for samfunnspsykologi 2024
Der den enkelte gjesteforsker ikke står som avsender/mottaker i journalposten, må navnet stå oppført i journalposttittelen, slik at det er mulig å finne tilbake til dokumentasjonen ved søk i Elements.
Sakstittel: Gjesteforskere ved enhet ÅÅÅÅ
Administrativ enhet: enheten
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Samlesak; Beskrivelse: Personaldokumentasjon
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 426
En samlesak per kalenderår
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Invitasjonsbrev / Letter of invitation |
U |
P § 13,1 |
Søknad om gjesteforsker |
N |
P § 13,1 |
Tildeling av stipend |
U |
P § 13,1 |
Eksportkontroll for gjesteforskerens navn |
X |
P § 13,1 |
Andre dokumenter knyttet til oppholdet, finansiering, osv. |
P § 13,1 |
Hjemmearbeid
Avtaler om hjemmearbeid (hjemmekontor) skal legges i den ansattes tilsettingssak. Dersom tilsettingssaken ikke ligger i sakarkivsystemet, kan det opprettes en egen personalmappe for avtale om hjemmearbeid.
Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Hjemmearbeid
Administrativ enhet: enheten
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 250
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Avtale om hjemmearbeid
Sendes som signeringsoppdrag
|
U
|
P § 26,5
|
Signert: Avtale om hjemmearbeid |
I |
P § 26,5 |
Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i Elements.
Rutine for oppretting av avtale om hjemmearbeid
Medarbeider kontakter leder, ber om avtale om hjemmearbeid, og opplyser samtidig om detaljer som hjemmeadresse, arbeidsrom i boligen, og antall/hvilke dager som ønskes avtalefestet for hjemmekontor.
Leder ber HR/saksbehandler ved enheten opprette avtalen i medarbeiders personalmappe (tilsettingssak). Leder kan evt. gjøre dette selv.
Avtalen opprettes som en utgående journalpost. Mottaker (medarbeider) angis ved oppslag i Folkeregisteret, og ved valg av mal velger en først malkategorien «Standardbrev», og deretter «Avtale om hjemmearbeid.
Journalposten sendes på godkjenningsrunde fra Elements til leder.
Avtalen ekspederes digitalt som signeringsoppdrag til medarbeider.
Avtalen legger seg automatisk inn på sak når medarbeider har signert avtalen (hos Posten Signering).
Prosessflytskjema for avtale om hjemmearbeid
Hospitering og arbeidsrettede tiltak
Hospitering mellom enheter ved Universitetet i Bergen
Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Hospitering ved enhet
Administrativ enhet: enhet for hospiteringsperioden
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 270
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Eventuell dialog i forkant |
N/X |
P § 25,1 |
Avtale om hospitering
Sendes som signeringsoppdrag
|
U
|
P § 25,1
|
Signert: Avtale om hjemmearbeid |
I |
P § 26,5 |
Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i Elements.
Hospitering av eksterne personer og arbeidsrettede tiltak
Personer i arbeidstrening fra NAV eller en av NAVs samarbeidspartnere får opprettet en tilsettingssak ved enheten de skal arbeide i. Som regel utarbeides det en avtale hos NAV som UiB signerer.
Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Hospitering ved enhet
Administrativ enhet: enheten
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 212.42
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Avtale om hospitering med aktør ved enhet
Fra aktør til UiB
|
I
|
PT § 13,1
|
Signert avtale om hospitering |
U |
PT § 13,1 |
Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i Elements.
Lønnstilskudd
Dokumenter om tilsagn om tilskudd fra NAV og lignende arkiveres i den ansattes tilsettingssak. Dersom lønnstilskuddet kommer i forbindelse med en hospiteringsperiode, bør disse dokumentene legges i saken for hospiteringen.
Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Lønnstilskudd
Administrativ enhet: enheten
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 212.42
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Innvilget lønnstilskudd dd.mm.åååå - dd.mm.åååå
Fra NAV til UiB
Enheten er hovedmottaker. Kopi: Økonomiavdelingen 2170 og Fagspesialistteam 2179
|
I
|
PT § 13,1
|
Påminnelse om refusjonskrav med frist dd.mm.åååå
Fra NAV til UiB
Enheten er hovedmottaker. Kopi: Økonomiavdelingen 2170 og Fagspesialistteam 2179
|
I
|
PT § 13,1
|
Refusjonskrav dd.mm.åååå - dd.mm.åååå |
U |
PT § 13,1 |
Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i Elements.
Lønn
Lønnsforhandlinger etter hovedtariffavtalen (HTA) pkt. x.x.x.
Rutinen omfatter både lønnsforhandlinger etter Hovedtariffavtalen samt forhandlinger om omgjøring av stilling etter HTA pkt. 2.3.4..
Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Lønnsforhandlinger etter Hovedtariffavtalen
(HTA) pkt. x.x.x
Administrativ enhet: enheten
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 231.3
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Ber om forhandlinger etter HTA pkt. x.x.x |
N |
P § 23,1 |
Lønnsendring etter HTA pkt. x.x.x |
U |
P § 23,1 |
Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i Elements.
Lønnslån
Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Lønnslån
Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 234
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Søknad om lønnslån |
I |
PT § 13,1 |
Svar på søknad om lønnslån |
U |
PT § 13,1 |
Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i Elements.
Kronetillegg
Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Kronetillegg
Administrativ enhet: enheten
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 232.3
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Anmodning om utbetaling av kronetillegg for arbeid ved enhet
Fra enheten til 2190
|
N
|
P § 23,1
|
Utbetaling av kronetillegg |
U |
P § 23,1 |
Ber og registrering i SAP - Utbetaling av kronetillegg i perioden dd.mm.ååå - dd.mm.åååå |
N |
P § 23,1 |
Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i Elements.
Stedfortredergodtgjørelse – fungeringstillegg
Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Stedfortredergodtgjørelse,
fungeringstillegg som stilling ved enhet
Administrativ enhet: enheten
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 232.1
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Anmodning om stedfortredergodtgjørelse
Fra enheten til 2190
|
X
|
P § 23,1
|
Fungeringstillegg - Fungerende stilling ved enhet |
U |
P § 23,1 |
Ber og registrering i SAP - Utbetaling av fungeringstillegg i perioden
dd.mm.ååå - dd.mm.åååå
|
N |
P § 23,1 |
Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i Elements.
Opplæringsmidler
Opplæringsmidler
Ansatte som har søkt om opplæringsmidler ved Universitetet i Bergen, skal ha én sak for opplæringsmidler som følger dem så lenge de er ansatt, selv om de over tid er ansatt ved forskjellige enheter. Vi bruker ikke lenger samlesaker for opplæringsmidler per enhet.
Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Opplæringsmidler
Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 274
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Søknad om opplæring |
I |
P § 26,5 |
Svar på søknad om opplæring |
U |
P § 26,5 |
Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i Elements.
Norskkurs for ansatte
Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Norskkurs for ansatte
Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 274
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Søknad om refusjon for norskkurs (med dokumentasjon) |
I |
P § 26,5 |
Svar søknad om refusjon for norskkurs |
U |
P § 26,5 |
Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i Elements.
Oppsigelse
Den ansatte leverer sin oppsigelse i selvbetjeningsportalen SAP, og fagspesialisten arkiverer oppsigelsen i sakarkivsystemet etter at den er saksbehandlet i selvbetjeningsportalen.
Også saker hvor oppsigelser er blitt avslått, skal arkiveres i Elements. Unntaket er når de åpenbart ikke har verdi som dokumentasjon, for eksempel når de er blitt sendt inn ved en misforståelse. Også saker hvor lederen aldri tar stilling til oppsigelsen, skal arkiveres dersom de har verdi som dokumentasjon.
Dokumentet som skal arkiveres, er PDF-filen med oppsigelsen og merknader eksportert fra selvbetjeningsportalen. Dersom ikke alle merknader kommer med i dokumentet, skal de legges til som en merknad til journalposten.
Oppsigelsen arkiveres som en utgående journalpost fordi den tilsvarer det svaret den ansatte får i selvbetjeningsportalen.
Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Oppsigelse ved enhet
Administrativ enhet: enheten
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 213
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Oppsigelse med leders beslutning / Oppsigelse
Fagspesialistteam (2179) er saksbehandler og fakultetet intern mottaker med
restanse, evt. underliggende enhet som kopimottaker
Journalposten skal påføres merknaden: «Dokumentet er blitt sendt fra
selvbetjeningsportalen.»
|
U
|
P § 25,1
|
Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i Elements.
Avskjedigelse
Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Avskjedigelse
Administrativ enhet: HR-avdelingen 2190
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 227
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Forhåndsvarsel om avskjedigelse
Kopi: enheten
|
U
|
PX § 13,1
|
Melding om vedtak
Kopi: enheten
|
U
|
PX § 13,1
|
Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i Elements.
Permisjon
Den ansatte søker om permisjon i DFØs selvbetjeningsportal, hvor den behandles av en fagspesialist. Nå søknaden er behandlet, arkiveres den sammen med lederens beslutning automatisk i Elements ved hjelp av en integrasjon («PTE», som står for «permisjoner til ephorte»). Fagspesialistteamet mottar ukentlige rapporter fra PTE og arkiverer søknader som ikke er blitt arkivert automatisk. (Per juni 2024 gjelder dette også alle permisjoner hvor det ikke er blitt sendt inn en permisjonssøknad i SAP.)
Med unntak av foreldrepermisjoner arkiveres alle typer permisjonssøknader i én saksmappe per ansatt. Også saker hvor permisjonssøknaden er blitt avslått, skal arkiveres i Elements. Unntaket er når de åpenbart ikke har verdi som dokumentasjon, for eksempel når de er blitt sendt inn ved en misforståelse. Også saker hvor leder aldri tar stilling til permisjonssøknaden, skal arkiveres dersom de har verdi som dokumentasjon.
Permisjonssøknaden arkiveres som en utgående journalpost fordi den tilsvarer det svaret den ansatte får i selvbetjeningsportalen.
Foreldrepermisjon
Personalmappen for foreldrepermisjon gjenbrukes dersom personen får flere barn. Som regel er dokumentasjonen vedlagt permisjonssøknaden.
Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Foreldrepermisjon ved enhet
Administrativ enhet: enheten
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 214.2
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Søknad om foreldrepenger ved fødsel
Kopi av søknad til NAV fra den ansatte
Enheten er hovedmottaker. Kopi: Økonomiavdelingen 2170 og Fagspesialistteam 2179
|
I
|
PT § 13,1
|
Vedtak om foreldrepenger
Kopi av svar fra NAV fra den ansatte
Enheten er hovedmottaker. Kopi: Økonomiavdelingen 2170 og Fagspesialistteam 2179
|
I
|
PT § 13,1
|
Søknad om permisjon (godkjent av leder) - Foreldrepermisjon
|
U
|
PT § 13,1
|
Korrespondanse om ammefri
|
I/U
|
PT § 13,1
|
Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i Elements.
Permisjoner med og uten lønn
Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Permisjon
Administrativ enhet: enheten
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 214.8
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Søknad om permisjon (godkjent av leder) - Permisjonstype og -kode
Permisjonskode er den tre- eller firesifrede koden i selvbetjeningsportalen,
|
U
|
PT § 13,1
|
Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i Elements.
Personalsak
Saker kalt «personalsak» brukes ved bekymringsmeldinger, tilrettevisninger og konflikter knyttet til navngitte ansatte. Alle journalposter gis tilgangskoden PX. I noen tilfeller leder de til en avskjedigelse.
Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Personalsak
Administrativ enhet: enheten eller unntaksvis 2190 HR-avdelingen
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 257
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Innkalling til møte dd.mm.åååå |
U |
PX § 18 |
Referat fra møte dd.mm.åååå |
X |
PX § 18 |
Skriftlig advarsel / Tjenstlig tilrettevisning |
U |
PX § 18 |
Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i Elements.
Personskade
Melding om personskade kommer inn gjennom skjemaet ved samme navn og fordeles automatisk til 2190 HR-avdelingen. Unntaksvis vil enheter opprette egne saker dersom meldingen kommer inn i andre former. Med skjemaløsningen kommer navnet i sakstittelen bakerst.
Sakstittel: Melding om personskade Etternavn, Fornavn
Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen
Tilgangskode: P - Personalmappe
Tilgangsgruppe: IKO_Personskade (uavhengig av enheten hvor skaden inntraff)
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 254.2
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Melding om personskade med medisinsk behandling
HR-avdelingen (2190) er saksbehandler og enheten kopimottaker
Samme tilgangsgruppe som for saksmappen.
|
I
|
PT § 13,1
|
Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i Elements.
Sykefraværsoppfølging
Sykemeldte ansatte ved Universitetet i Bergen skal ha én sak for sykefraværsoppfølging, som følger dem selv om de over tid er ansatt ved forskjellige enheter. Saken skal inneholde all arkivverdig dokumentasjon og korrespondanse som gjelder den sykmeldte.
Permisjonssøknader som følger ved utløp av sykepengerettighetene, sendes gjennom selvbetjeningsportalen SAP. Fagspesialisten arkiverer søknaden i saksarkivsystemet etter at den er saksbehandlet i selvbetjeningsportalen.
Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Sykefraværsoppfølging
Administrativ enhet: enheten
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 214.1
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Individuell oppfølgingsplan
Skjema sendes til NAV.
|
U
|
PT § 13,1
|
Innkalling til dialogmøte
Brev fra NAV.
Mottaker: enheten
|
I
|
PT § 13,1
|
Referat fra dialogmøte
Brev fra NAV.
Mottaker: enheten
|
I
|
PT § 13,1
|
Unntak fra dialogmøte
Brev fra NAV.
Mottaker: enheten
|
I
|
PT § 13,1
|
Rettigheter til lønn ved sykdom - søknad om uførepensjon og ulønnet permisjon
Sendes fra 2170 til den ansatte. Enheten er kopimottaker
|
U
|
PT § 13,1
|
Sykepenger - melding om vedtak
Brev fra NAV.
Enheten er hovedmottaker. Kopi: Økonomiavdelingen 2170 og Fagspesialistteam 2179
|
I
|
PT § 13,1
|
Innvilgelse / avslag på søknad om uførepensjon fra Statens pensjonskasse
Enheten er hovedmottaker. Kopi: Økonomiavdelingen 2170 og Fagspesialistteam 2179
|
I
|
PT § 13,1
|
Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i Elements.
Tilsetting
Her finner du rutiner for tilsettingssaker i både saksdelen og personaldelen av sakarkivsystemet.
Sist oppdatert: 25. september 2024