Økonomisaker

Anskaffelser 

Anskaffelser ved UiB får et ANSK-nummer som skal brukes i saks- og journalposttitler.

Sakstittelen følger dette oppsettet:

ANSK-Anskaffelsesnummer Vare-/tjenestebeskrivelse (Leverandør)
For eksempel: ANSK-24-9999 Møbler og inventar (Gudmunds møbelfabrikk)

Sakstittel: ANSK-åå-xxxx Vare-/tjenestebeskrivelse (Leverandør) Administrativ enhet: 2170 Økonomiavdelingen Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 053.1 Én sak per anskaffelse/anbudsrunde
Journalposter	Dok	U. off.
Meddelelse om avvisning av tilbud fra konkurransen ANSK-åå-xxxx	U	Vurderes
Meddelelse om kontraktstildeling ANSK-åå-xxxx Sendes til alle parter. Tildelingsbrev skjermes ikke, mens avvisningsbrev vurderes skjermet etter avvisningsgrunn	U	Vurderes
Klage på tildeling ANSK-åå-xxxx	I	Vurderes
Klage til Klagenemnda for offentlige anskaffelser, tilsvar til klage ANSK-åå-xxxx	U	Vurderes
Signert kontrakt ANSK-åå-xxxx	U/I	K § 13,1
Andre dokumenter kan forekomme, f.eks. kontraktsendringer eller innsynskrav		Vurderes

Budsjett-, regnskaps- og rapporteringssaker 

Administrative og tekniske funksjoner 

Økonomiavdelingen sender ut et skjema til UiBs enheter for å kartlegge hvordan de administrative og tekniske funksjonene fordeles på faglige og administrative enheter. Det opprettes én sak per regnskapsår.

Sakstittel: Administrative og tekniske funksjoner åååå Administrativ enhet: 2170 Økonomiavdelingen Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 210 Én sak per regnskapsår
Journalposter	Dok	U. off.
Kartlegging av administrative og tekniske funksjoner åååå	N

Budsjett, budsjettprosess og rapportering ved Universitetet i Bergen 

All intern korrespondanse mellom sentraladministrasjonen og enhetene om budsjett, budsjettprosess og rapportering, inkludert saker fra universitetsstyret. Det opprettes én sak per budsjettår.

Sakstittel: Budsjett, budsjettprosess og rapportering ved Universitetet i Bergen åååå Administrativ enhet: 2170 Økonomiavdelingen Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 113 Én sak per budsjettår
Journalposter	Dok	U. off.
Budsjettprosessen for åååå	N/S
Foreløpige rammer for budsjett åååå	N/S
Innspill til budsjett åååå - enhet	N
Budsjettramme åååå - enhet	N
Budsjett åååå - tema	N

Budsjett og rapportering ved fakultetene 

All korrespondanse mellom fakultetet og instituttene om budsjett og rapportering for hvert budsjettår. Det opprettes én sak per fakultet per budsjettår, og sakstittelen følger dette oppsettet:

Budsjett og rapportering åååå - fakultet
For eksempel: Budsjett og rapportering 2024 - Det psykologiske fakultet

Sakstittel: Budsjett og rapportering åååå - fakultet Administrativ enhet: Fakultet Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 113 Én sak per fakultet per budsjettår
Journalposter	Dok	U. off.
Budsjettildeling, budsjettforslag, etc.	N

Regnskaps- og årsavslutning 

Riksrevisjonen sender i begynnelsen av hvert år ut et brev der de ber om å få tilsendt foregående års årsregnskap. Det opprettes én sak per regnskapsår og sakstittelen følger dette oppsettet:

Regnskaps- og årsavslutning åååå for Universitetet i Bergen
For eksempel: Regnskaps- og årsavslutning 2024 for Universitetet i Bergen

Sakstittel: Regnskaps- og årsavslutning åååå for Universitetet i Bergen Administrativ enhet: 2170 Økonomiavdelingen Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 134 Én sak per regnskapsår
Journalposter	Dok	U. off.
Regnskaps- og årsavslutning åååå for Universitetet i Bergen Brev fra Riksrevisjonen Svaret lastes opp i riksrevisjonens filopplasting Datalast	I

Riksrevisjonens kontroll med forvaltningen av selskaper under Kunnskapsdepartementet 

På vegne av Riksrevisjonen ber NOKUT (på vegne av Kunnskapsdepartementet) om årsrapporter fra forvaltningen av UiBs aksjeselskaper. Det opprettes én sak per regnskapsår og sakstittelen følger dette oppsettet:

Riksrevisjonens kontroll med forvaltningen av selskaper under Kunnskapsdepartementet åååå
For eksempel: Riksrevisjonens kontroll med forvaltningen av selskaper under Kunnskapsdepartementet 2024

Sakstittel: Riksrevisjonens kontroll med forvaltningen av selskaper under Kunnskapsdepartementet åååå Administrativ enhet: 2170 Økonomiavdelingen Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 134 Én sak per regnskapsår
Journalposter	Dok	U. off.
Riksrevisjonens kontroll av universitet- og høyskolers forvaltning av selskaper - beretninger for åååå Brev fra NOKUT/Kunnskapsdepartementet	I
Rapportering av statens eierinteresser - selskap	U

Statsbudsjett og rapportering 

All korrespondanse mellom UiB og Kunnskapsdepartementet om statsbudsjettet, inkludert saker fra universitetsstyret. Det opprettes én sak per budsjettår, og sakstittelen følger dette oppsettet:

Statsbudsjett og rapportering åååå
For eksempel: Statsbudsjett og rapportering 2024

Sakstittel: Statsbudsjett og rapportering åååå Administrativ enhet: 2120 Universitetsdirektørens kontor Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 113 Én sak per budsjettår
Journalposter	Dok	U. off.
Budsjettildeling, budsjettforslag, etc.

Statsregnskapet 

All korrespondanse mellom UiB og Kunnskapsdepartementet om statsregnskapet, inkludert saker til universitetsstyret. Enhetenes egne styresaker om økonomisk status gjennom året holdes i egne saksnumre, for eksempel én sak per år.

Det opprettes én sak per regnskapsår, og sakstittelen følger dette oppsettet:

Statsregnskapet - regnskapsrapportering åååå (Statsrekneskapen)
For eksempel: Statsregnskapet - regnskapsrapportering 2024 (Statsrekneskapen)

Sakstittel: Statsregnskapet - regnskapsrapportering åååå (Statsrekneskapen) Administrativ enhet: 2170 Økonomiavdelingen Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 131 Én sak per regnskapsår
Journalposter	Dok	U. off.
Rapportering til statsrekneskapen for åååå Brev fra Kunnskapsdepartementet	I
Kvartalsregnskap, rapporter, vedtak, etc.

Årsavslutning - frister i forbindelse med lønn og lønnsnær HR 

Økonomiavdelingen sender ut påminnelse til enhetene om å fullføre tidsregistrering, registrering av ferieavvikling, betaling av reiseregninger m.m. før årsavslutning. Det opprettes én sak per regnskapsår, og sakstittelen følger dette oppsettet:

Årsavslutning åååå - frister i forbindelse med lønn og lønnsnær HR
For eksempel: Årsavslutning 2024 - frister i forbindelse med lønn og lønnsnær HR

Sakstittel: Årsavslutning åååå - frister i forbindelse med lønn og lønnsnær HR Administrativ enhet: 2170 Økonomiavdelingen Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 041.0 Én sak per regnskapsår
Journalposter	Dok	U. off.
Årsavslutning åååå - frister for lønn og lønnsnær HR	N

Årsoppgaver til selvstendig næringsdrivende 

Det opprettes én sak per regnskapsår, og sakstittelen følger dette oppsettet:

Årsoppgaver til selvstendig næringsdrivende åååå
For eksempel: Årsoppgaver til selvstendig næringsdrivende 2024

Sakstittel: Årsoppgaver til selvstendig næringsdrivende åååå Administrativ enhet: 2170 Økonomiavdelingen Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 142 Én sak per regnskapsår
Journalposter	Dok	U. off.
Årsoppgave åååå	U

Fond og legater 

Fond og legater har fra og med 01.01.2024 fått sin egen arkivdel i Elements under journalenhet DS01. Arkivdelen heter «FOND – Arkiv for fond og legater» og de administrative enhetene i denne arkivdelen er (navn i stedet for 4 tall):

FOND-MELTZ – L. Meltzers Høyskolefond
FOND-FOL – Fond og legater ved Universitetet i Bergen
FOND-UNIF – Unifond AS
FOND-ANDRE – Andre stiftelser som UiB fører regnskap for

Kontaktpersoner for fondsforvaltningen ved UiB er Ursula Høie og Bodil Jakobsen Karlsen ved Økonomiavdelingen. Inntil 2024 arkiverte fondsforvaltningen sin dokumentasjon i Doculive.

Arkivering for fondsforvaltningen 

Sakstittelen for saker i arkivdelen for fondsforvaltning følger dette oppsettet:

Årstall Navn på fond - tema
For eksempel: 2024 L. Meltzers Høyskolefond - tildeling - prosjektstipend

Sakstittel: åååå Navn på fond - tema Administrativ enhet: Fondet Arkivdel: Fond Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 161
Journalposter	Dok	U. off.
Tildelingsbrev tema fond åååå	U

Arkivering av søknader 

De som søker (studenter, ansatte og eksterne) laster opp søknaden sin i en database som IT-avdelingen har laget. Her arkiveres både søknad og rapport, og det diskuteres om hvorvidt disse også skal arkiveres i Elements.

Se også 

Sist oppdatert: 24. juli 2024