Brukerstøtte og driftsmeldinger
Brukerstøtte er tilgjengelig for UiBs ansatte gjennom UiBhjelp, telefon (55 58 39 39) og chat. Oppgavene roterer mellom de ansatte i faggruppen og fordeles gjennom ukeplanen. Les mer om brukerstøtten eller ta en titt på faggruppens serviceerklæring.
Oppretting og avslutning av brukere i Elements
Det er kun ledere som kan autorisere brukere med rolle og tilganger i Elements. For å bestille en ny bruker eller endrede tilganger for en ansatt, fyller leder ut dette bestillingsskjemaet.
Bestillingen kommer inn som en UiBhjelp-sak til Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning mens selve skjemaet havner i Elements i den årlige saken for bestilling/endring/lukking av brukere. Sakene fra årene 2020-2023 heter «ephortetilgang åååå», mens sakstittelen fra og med 2024 er «Elements-tilgang åååå».
Sakstittel: Elements-tilgang åååå
Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 041.1
Én sak per kalenderår
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Søknad om å opprette eller slette tilgang i Elements - kode for administrativ enhet |
Y |
Oppretting av bruker
Veiledning for oppretting av bruker finnes i kunnskapsbasen i UiBhjelp. Se kunnskapsartikkel KI 2728 Opprette ny bruker i Elements
Avslutning av bruker
Når saksbehandlere eller ledere slutter, er det viktig at de rydder i sakarkivsystemet før siste arbeidsdag. Før Elements-brukeren slutter, må brukeren, brukerens leder og en arkivar sjekke følgende:
Brukerens ansvar:
Journalposter må være ferdigstilt. Det vil si at ingen journalposter skal stå i status Reservert eller Midlertidig registrert.
Journalposter må være ferdig godkjent (ingen har status G). Eventuelle journalposter som ikke ennå er godkjent, må overføres til en annen saksbehandler.
Restanser må enten være avskrevet, eller journalpostene må overføres til en annen saksbehandler.
Utgående brev (journalposter med dokumenttype U) i status Ferdig må være ekspedert til mottaker. Dette skal framkomme i feltene Forsendelsesmåte og Forsendelsesstatus.
Journalposter sendt ut som signeringsoppdrag – men som ikke er signert eller avvist - må overføres til en annen saksbehandler. Dette da signeringsoppdrag må returneres til en aktiv saksbehandler. Ikke-signerte oppdrag vises i saksbehandlersøket Teknisk feil (digital post).
Søket Utsjekkede dokumenter skal være tomt. Dokumenter som måtte finnes i dette søket, må sjekkes inn.
Saker i søket Mine aktive saksmapper må ferdigstilles eller flyttes til en annen bruker.
Lederens ansvar:
Journalposter mottatt for godkjenning (i søket Mottatte oppgaver) må enten være godkjent eller avvist .
Arkivaren stenger brukerrollen når alt over er klart:
Autorisasjoner stenges på enhetsnivå (Til dato) der dette er aktuelt, og på personnivå (i feltet Klarering).
Brukerroller påføres en dato i feltet Til dato.
Varsling og oppfølgning av tekniske problemer
Denne rutinen beskriver tiltak som skal iverksettes av dokumentasjonsforvalteren dersom Elements eller sentrale funksjoner i Elements er nede. Den som først oppdager problemet, melder det inn og følger punktene nedenfor.
Varsle kollegene: Gi beskjed i Teams til resten av faggruppen om feilen og avklar hvem som følger den opp, for å unngå at flere gjør det samme.
Identifiser feilen og varsle rett leverandør (se nedenfor).
Varsle brukerne:
Hvis feilen er av betydning av brukerne (og du ikke forventer at den kan løses raskt), send en e-post til postlisten vår (ephorte@uib.no) der du kortfattet beskriver feilen, hvilke tiltak som er iverksatt og eventuelt hvor lenge vi forventer at den vil vare. Godkjenn deretter utsendelsen under «Behandle forespørsler» i Mailman.
Om det er en omfattende feilsituasjon der det kan påregnes lang nedetid, legg også ut en driftsmelding i UiBhjelp (se veiledning i kunnskapsartikkelen KI 0832. Driftsmeldingen vil da vises til venstre på hovedsiden i UiBhjelp og forebygge at mange oppretter sak som skyldes nedetiden.
Når feilen er løst, send en ny e-post til ephorte@uib.no og lukk en eventuell driftsmelding i UiBhjelp.
Melde feil til rett leverandør
Ved problemer som gjelder digital post (inkludert signeringsoppdrag) eller oppslag i folke- eller enhetsregisteret, sjekk først status.digdir.no. Hvis feilen forklares av en melding her, er det normalt sett ikke nødvendig å varsle en leverandør.
Feil som gjelder oppslag i folkeregisteret (og ikke forklares av en melding på status.digdir.no), meldes til Tietoevry på onlineservice@tietoevry.com. Oppgi feilmeldingen (eller lignende) som vises i stedet for søkeresultatene.
Feil som gjelder digital post (inkludert signeringsoppdrag), kontaktregisteret eller enhetsregisteret, meldes til Digdir på servicedesk@digdir.no.
Feil med arkivering fra SAP (time- og oppdragskontrakter eller permisjonssaker) meldes til BOTT INT på bott-int-drift@usit.uio.no.
Andre feil meldes til driftsleverandøren UiO på ephorte-drift@usit.uio.no og eventuelt til vedlikeholdsleverandøren Sikri i kundeportalen (av noen med en bruker der). Typiske feil:
Elements er utilgjengelig (svarer ikke eller gir feilmelding).
Pålogging fungerer ikke.
Beskriv feilen i henvendelsen og oppgi eventuelle feilmeldinger (husk å skjerme eventuelle personopplysninger!). Sett relevante personer i faggruppen på kopi.