Brukerstøtte og driftsmeldinger
Brukerstøtte er tilgjengelig for UiBs ansatte gjennom UiBhjelp, telefon (55 58 39 39) og chat. Oppgavene roterer mellom de ansatte i faggruppen og fordeles gjennom ukeplanen. Les mer om brukerstøtten eller ta en titt på faggruppens serviceerklæring.
Oppretting og avslutning av brukere i Elements
Det er kun ledere som kan autorisere brukere med rolle og tilganger i Elements. Ved å fylle ut bestillingsskjemaet.
Bestillingen dukker opp i Elements, i den årlige saken for bestilling/endring/lukking av brukere. Bestillingen utløser samtidig en sak i UiBhjelp og tas hånd om av personen som er på brukerstøtte.
Sakene fra årene 2020-2023 heter «ephortetilgang åååå», mens sakstittelen fra og med 2024 er «Elements-tilgang åååå».
Sakstittel: Elements-tilgang åååå
Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 041.1
Én sak per kalenderår
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Søknad om å opprette eller slette tilgang i Elements - kode for administrativ enhet |
Y |
Oppretting av bruker
Ved autorisering av brukere i Elements kontrolleres alltid følgende:
Den som autoriserer, skal ha myndighet til dette: Leder autoriserer.
Tilgangene det bes om, skal være rimelige med tanke på stillingstype.
Rett brukernavn må være oppgitt: Brukernavnet søkes opp i Outlook.
For å søke opp brukernavnet, velg knappen for ny e-post.
Når du har valgt ny e-post, klikk på knappen for hvem du vil sende til (til-knappen). I vinduet som da åpner seg, skriver du inn navnet på brukeren du vil opprette – i feltet øverst til venstre.
Sjekk at det i feltet Adressebok står Global adresseliste. Dette da alternativet Offline Global Address List ikke alltid er helt oppdatert.
Høyreklikk på navnet til den nye brukeren og velg Egenskaper. Brukerinformasjonen (alias, navn, tlf. etc.) limes inn fra Outlook - slik minimeres muligheten for feilkilder.
Sjekk at saksbehandler-initialene ikke allerede er i bruk. Sjekk også kursbasen for dette. Søk etter initialene i Verktøy, Brukeradministrasjon/tilgangsstyring, Person/roller og Initialer.
Initialene skal være på minimum tre bokstaver.
Velg først de to første bokstavene i fornavnet og den første i etternavnet.
Er disse i bruk velges de to første i fornavnet og de to første i etternavnet.
Er disse i bruk velges de tre første i fornavnet og de to første i etternavnet.
Er disse i bruk velges de tre første i fornavnet og de tre første i etternavnet.
Osv.
Merk at feltet for mellomnavn ikke er i bruk. Ved innføring av ephorte ble det bestemt at dette feltet ikke skulle benyttes.
Ved to etternavn skrives det første i samme felt som feltet for fornavn. Doble etternavn (navn med bindestrek) skrives i feltet for etternavn.
Opprett også brukeren i kursbasen. Her er det ikke nødvendig å legge inn de samme tilgangskodene som brukeren er registrert med i produksjonsbasen. I stedet benyttes bare tilgangskoden UO. For brukerrollen saksbehandler registreres UO-koden på personnivå, for ledere på enhetsnivå.
Avslutning av bruker
Når saksbehandlere eller ledere slutter, er det viktig at de rydder i sakarkivsystemet før siste arbeidsdag. Før Elements-brukeren slutter, må brukeren, brukerens leder og en arkivar sjekke følgende:
Brukerens ansvar:
Journalposter må være ferdigstilt. Det vil si at ingen journalposter skal stå i status Reservert eller Midlertidig registrert.
Journalposter må være ferdig godkjent (ingen har status G). Eventuelle journalposter som ikke ennå er godkjent, må overføres til en annen saksbehandler.
Restanser må enten være avskrevet, eller journalpostene må overføres til en annen saksbehandler.
Utgående brev (journalposter med dokumenttype U) i status Ferdig må være ekspedert til mottaker. Dette skal framkomme i feltene Forsendelsesmåte og Forsendelsesstatus.
Journalposter sendt ut som signeringsoppdrag – men som ikke er signert eller avvist - må overføres til en annen saksbehandler. Dette da signeringsoppdrag må returneres til en aktiv saksbehandler. Ikke-signerte oppdrag vises i saksbehandlersøket Teknisk feil (digital post).
Søket Utsjekkede dokumenter skal være tomt. Dokumenter som måtte finnes i dette søket, må sjekkes inn.
Saker i søket Mine aktive saksmapper må ferdigstilles eller flyttes til en annen bruker.
Lederens ansvar:
Journalposter mottatt for godkjenning (i søket Mottatte oppgaver) må enten være godkjent eller avvist .
Arkivaren stenger brukerrollen når alt over er klart:
Autorisasjoner stenges – på enhetsnivå (Til dato) der dette er aktuelt, og på personnivå (i feltet Klarering).
Brukerroller påføres en dato – i feltet Til dato.
Varsling og oppfølgning av tekniske problemer
Denne rutinen beskriver tiltak som skal iverksettes av dokumentasjonsforvalteren dersom Elements eller sentrale funksjoner i Elements er nede. Den som først oppdager problemet, melder det inn og følger punktene nedenfor.
Varsle kollegene: Gi beskjed i Teams til resten av faggruppen om feilen og avklar hvem som følger den opp, for å unngå at flere gjør det samme.
Identifiser feilen og varsle rett leverandør (se nedenfor).
Varsle brukerne:
Hvis feilen er av betydning av brukerne (og du ikke forventer at den kan løses raskt), send en e-post til postlisten vår (ephorte@uib.no) der du kortfattet beskriver feilen, hvilke tiltak som er iverksatt og eventuelt hvor lenge vi forventer at den vil vare. Godkjenn deretter utsendelsen under «Behandle forespørsler» i Mailman.
Om det er en omfattende feilsituasjon der det kan påregnes lang nedetid, legg også ut en driftsmelding i UiBhjelp (se veiledning i kunnskapsartikkelen KI 0832. Driftsmeldingen vil da vises til venstre på hovedsiden i UiBhjelp og forebygge at mange oppretter sak som skyldes nedetiden.
Når feilen er løst, send en ny e-post til ephorte@uib.no og lukk en eventuell driftsmelding i UiBhjelp.
Melde feil til rett leverandør
Ved problemer som gjelder digital post (inkludert signeringsoppdrag) eller oppslag i folke- eller enhetsregisteret, sjekk først status.digdir.no. Hvis feilen forklares av en melding her, er det normalt sett ikke nødvendig å varsle en leverandør.
Feil som gjelder oppslag i folkeregisteret (og ikke forklares av en melding på status.digdir.no), meldes til Tietoevry på onlineservice@tietoevry.com. Oppgi feilmeldingen (eller lignende) som vises i stedet for søkeresultatene.
Feil som gjelder digital post (inkludert signeringsoppdrag), kontaktregisteret eller enhetsregisteret, meldes til Digdir på servicedesk@digdir.no.
Feil med arkivering fra SAP (time- og oppdragskontrakter eller permisjonssaker) meldes til BOTT INT på bott-int-drift@usit.uio.no.
Andre feil meldes til driftsleverandøren UiO på ephorte-drift@usit.uio.no og eventuelt til vedlikeholdsleverandøren Sikri i kundeportalen (av noen med en bruker der). Typiske feil:
Elements er utilgjengelig (svarer ikke eller gir feilmelding).
Pålogging fungerer ikke.
Beskriv feilen i henvendelsen og oppgi eventuelle feilmeldinger (husk å skjerme eventuelle personopplysninger!). Sett relevante personer i faggruppen på kopi.
Lenker til e-postlisten
Sist oppdatert: 30. juli 2024