Journalføring

Arkivpliktig dokumentasjon skal registreres i rett sak og arkivdel, til rett enhet og i en journalpost med korrekte og tydelige metadata. Dette er nødvendig for saksbehandlernes oppfølging av restanser, for senere gjenfinning og rett og slett for at offentlig journal skal være forståelig for eksterne lesere.

Når dokumentasjonsforvaltere importerer og registrerer dokumenter i sakarkivsystemet, journalfører de som regel på samme tid. Saksbehandlere derimot importerer og registrerer dokumenter i journalposter som siden kontrolleres av arkivtjenesten før journalføring. I begge tilfeller er det viktig med gode rutiner for kontroll av både dokumenter og metadata.

Hva menes med metadata?

Dokumenter registreres i sakarkivsystemet med følgende informasjon, kalt metadata:

  • Dokumentdato

  • Journalføringsdato

  • Saksnummer og dokumentnummer

  • Avsender/mottaker

  • Dokumentinnhold, også kalt tittel

  • Eventuell forfallsdato

  • Eventuell hjemmel for unntatt offentlighet i henhold til rutiner for meroffentlighet ved UiB

Metadataene, altså ikke selve dokumentinnholdet, vises på UiBs offentlige journal med mindre de er skjermet.

Journalføring ved dokumentregistrering

Dette er prinsippene som følges når dokumentasjonsforvalteren importerer og registrerer dokumentasjon i sakarkivsystemet, før journalposten får status Journalført:

  • Journalposten skal knyttes til riktig sak i riktig arkivdel. Søk i Elements etter temaet dokumentet omhandler, for å se om det allerede eksisterer en passende sak. Refereres det for eksempel i dokumentet til tidligere korrespondanse? Det er viktig at sakene ikke fragmenteres!

  • Journalposten skal registreres som korrekt dokumenttype. Særlig viktig er det at inngående og utgående korrespondanse registreres som nettopp det.

  • Journalposttittelen skal være etter gjeldende rutine og

    • følge norsk rettskrivning

    • være beskrivende for hva dokumentet inneholder (svar på søknader skal ikke begynne med “søknad om”)

    • ha skjermet personnavn dersom innholdet i dokumentet eller temaet for saken tilsier dette

    • ikke inneholde forkortelser med unntak av forkortelser i parentes eller allment kjente forkortelser som UiB

    • ikke være skrevet med STORE BOKSTAVER

    • være uten prefiks av typen «FW:» eller «RE:»

    • være lik på journalpost og hoveddokument

  • Journalposten registreres ved rett administrativ enhet etter gjeldende rutiner. La stå ufordelt til saksbehandler. Fordeling er et lederansvar!

  • Ved behov skal journalpost og sak gis tilgangskode og hjemmel i henhold til rutiner for skjerming av metadata og dokumentinnhold. Det må vurderes hvorvidt deler av tittelen og avsender/mottaker skal skjermes.

  • Dokumentdato skal reflektere hoveddokumentet, med unntak av dokumentasjon som er sendt inn med Digiforms, hvor det sentrale dokumentet ligger som vedlegg.

  • Noen journalposter skal også ha forfallsdato, for eksempel høringer.

  • Ved import av dokumenter er det det meningsbærende dokumentet som skal være hoveddokument. Pass på at alle vedlegg blir importert til Elements, og at vedleggstitlene er beskrivende. Når en e-post har det meningsbærende dokumentet som vedlegg, registreres selve e-posten som et vedlegg kalt “Oversendelse”.

  • Alle dokumenter i journalposten skal være i et gyldig arkivformat.

Journalføring ved kvalitetskontroll

Når saksbehandlere ved UiB har lagt dokumentasjon inn i Elements og endret status på journalposten til Ferdig eller Ekspedert, havner den i venstremenysøket «Til journalføring». Dokumentasjonsforvalterne går gjennom journalpostene i søket og kontrollerer hver enkelt før journalføring, det vil si at status endres til Journalført.

Før du endrer status til Journalført, må du sjekke at:

  • journalposten ligger i riktig sak.

  • dokumenttypen samsvarer med dokumentasjonens art.

    • Er f.eks. et inngående brev lagt inn som et notat uten oppfølging (X-notat), endrer du til riktig dokumenttype og gir saksbehandler beskjed om hva du har gjort og hva de ulike dokumenttypene brukes til.

  • journalposttittelen er etter gjeldende rutine og

    • følger norsk rettskrivning

    • er beskrivende for hva dokumentet inneholder (svar på søknader skal ikke begynne med “søknad om”)

    • personnavn er skjermet dersom innholdet i dokumentet eller temaet for saken tilsier dette

    • ikke inneholder forkortelser med unntak av forkortelser i parentes eller allment kjente forkortelser som UiB

    • ikke er skrevet med STORE BOKSTAVER

    • er uten prefiks av typen “FW:” eller “RE:”

    • er lik på journalpost og hoveddokument

  • riktig avsender/mottaker er oppgitt og med fullt navn.

    • Sjekk at eventuelle interne kopimottakere er interne (burgunder ikon) og ikke eksterne (blått ikon). Ellers mottar ikke kopimottaker journalposten i Elements og den får status Ferdig selv om brevet er ekspedert til hovedmottaker.

  • utgående brev er sendt.

    • Journalposten er sendt dersom den har status Ekspedert og feltene for forsendelsesmåte og forsendelsesstatus er utfylt. I noen tilfeller kommer det også fram av dokumentet, f.eks. en e-post som er sendt via Outlook.

    • En journalpost som er ekspedert med forsendelsesmåte “Signeringsoppdrag” skal ikke journalføres før den har fått forsendelsesstatus “Signert”. Grunnen til dette er at status ikke automatisk tilbakestilles til Ferdig dersom signeringen utløper/blir avvist.

      • Ved forsendelsesstatus “Signering avvist” eller “Signering utløpt”, endrer du journalpoststatus til Ferdig og gir saksbehandler beskjed om at mottaker ikke har signert.

      • Bekrefter saksbehandler at avtalen ikke skal signeres eller du ser i saken at avtalen er signert på en annen måte, setter du forsendelsesstatus til “Levert” og legger inn en merknad om årsaken til at du journalfører journalposten.

      • Sjekk arkivsøket “SO: feilet eller under sending” regelmessig i tilfelle et signeringsoppdrag har blitt journalført ved en feil.

  • dokumentdato reflekterer hoveddokumentet.

  • journalposten er skjermet med tilgangskode dersom innholdet i dokumentet eller temaet for saken tilsier dette.

    • Vi fjerner ikke overskjerming, men vi øker skjerming der den er mangelfull.

  • dokumentet er lesbart og uten åpenbare feil og mangler.

    • Kan ikke dokumentet åpnes (pga. passordbeskyttelse e.l.), må du ta kontakt med saksbehandler.

    • Står dokumentet feil vei, må du snu det så det er i riktig leseretning.

  • vedleggstittelen er beskrivende for hva dokumentet inneholder.

  • møtedatoen til styresakene har passert. Vi journalfører ikke disse før møtet er avholdt.

Verdt å vite:

  • Sjekk alltid eventuelle merknader før journalføring.

  • Underskjerming er svært vanlig. Her er en liste over ord som ofte brukes i dokumenter som krever skjerming.

  • Studentnummer behandles på samme måte som vi behandler personnavn, det vil si at nummeret skjermes der vi ville skjermet navnet. Fødselnummer og ansattnummer skjermes med S/P § 26,5.

  • Det hender svært ofte at dokumentdatoen oppført i journalposten er feil.

  • Tomme journalposter journalføres aldri.

  • Excel-filer (regneark) med store tabeller eller flere ark tåler dårlig automatisk konvertering til PDF, og det er ofte en bedre løsning å konvertere regneaket manuelt til PDF før det importeres til sakarkivsystemet.

  • Når en journalpost får status Ekspedert uten å gå gjennom status Ferdig (altså at journalposten går rett fra Reservert til Ekspedert), dannes det ikke et journalpostnummer. Man må i så fall tilbakestille status til Reservert, så til Ferdig og så til Journalført.

  • Det oppstår ofte feil ved ekspedering av digital post. Se oversikt over feilmeldinger her.

  • Pass på at du ikke journalfører en test! Se opp for søknader med saksbehandlere som avsender, journalposter i testsaker samt uvanlige titler.

Kontakt med saksbehandlere og bruk av arkivmerknader

Når dokumentasjonsforvalteren oppdager mangler ved journalposter som skal journalføres, tar hun kontakt med saksbehandleren og oppgir dette i en merknad. Har man for eksempel tatt kontakt med saksbehandleren om et utgående brev som ikke er sendt, kan en legge inn en merknad i journalposten der det står: «Sendt e-post om ekspedering» eller «Sendt e-post om feilmelding». (Det er i så fall underforstått at e-posten er sendt til saksbehandleren.)

Ved å bruke merknadsfunksjonen aktivt unngår vi at flere personer kontakter saksbehandlerne om det samme, og vi kan bedre vurdere når det er på tide å purre på en henvendelse.

Det kan også være fornuftig å ta kontakt med saksbehandlere som stadig gjør de samme feilene, for å tilby hjelp til selvhjelp. Det kan for eksempel dreie seg om stadige tilfeller av feilskjerming, inngående brev som legges inn som X-notat, taushetsbelagt informasjon som sendes på e-post, og så videre.

Ellers skal vi gi beskjed til saksbehandleren når vi har flyttet journalposter til en annen sak, for eksempel en oppsigelse plassert i en tilsettingssak.