Digital post
Dette dokumentet beskriver kontrolloppgaver for dem som ekspederer brev og digital post - og hva en gjør når noe går galt.
Innhold på denne siden
Obs
Hvis du skal sende digital post eller et signeringsoppdrag, se denne veiledningen.
Se ellers denne artikkelen om kontrolloppgaver når en sender digital post.
Feilmeldinger
Når en digital forsendelse feiler, får den forsendelsesstatus «overføring feilet». I Elements blir konvolutten foran navnet på mottakeren rød. Dersom journalposten har status E eller J, endres den tilbake til F.
Dette betyr at brevet ikke kunne leveres til mottakeren.
Alle forsendelsesmåter
Kan ikke levere digitalt, ugyldige verdier hos mottaker.
Feilen oppstår idet brevet skal ekspederes.
Feilmelding i loggen
Sending til digital postboks eller elektronisk signering feilet: Kan ikke levere digitalt, ugyldige verdier hos mottaker. Vennligst sjekk verdiene og prøv på nytt.
Årsak
Én eller flere mottakerne ikke er søkt opp i folke- eller enhetsregisteret.
Løsning
Dokumentasjonsforvalter
Sett journalposten i status R og gi beskjed til saksbehandler.
Saksbehandler
Brevet kunne ikke sendes fordi mottakerne ikke er søkt opp i folke- eller enhetsregisteret. Vi har satt journalposten tilbake i status R dersom ingen godkjenningsrunde er tilknyttet det.
Du må søke opp mottakere i folke- eller enhetsregisteret:
For ephorte se denne veiledningen.
For Elements se videoen «Velg mottakere» her.
Ekspeder deretter forsendelsen som generell digital forsendelse:
I Elements velg Ferdigstill, så Ekspeder og ekspeder til mottakeren med forsendelsesmåte «generell digital forsendelse».
I ephorte åpne redigeringsvinduet for journalposten eller mottakeren og endre forsendelsesmåte til «generell digital forsendelse» og forsendelsesstatus til «klar for sending». Endre deretter journalpoststatusen til F.
Dersom mottakeren ikke finnes i folke- eller enhetsregisteret, brevet ikke inneholder taushetsbelagte opplysninger eller fødselsnummer og ikke har tilgangskode, kan du ekspedere det som e-post:
I Elements rediger mottakeren og skriv inn e-postadressen. Velg deretter Ferdigstill, så Ekspeder og ekspeder til mottakeren med forsendelsesmåte «e-post».
I ephorte åpne redigeringsvinduet for journalposten eller mottakeren og legg til e-postadresse for mottakeren, endre forsendelsesmåte til «generell digital forsendelse» og forsendelsesstatus til «klar for sending». Endre deretter journalpoststatusen til F.
Ellers må du sende brevet på nytt på en annen måte, utenfor ephorte. Oppdater da forsendelsesmåte og velg forsendelsesstatus «sendt»
I Elements rediger mottakeren, velg en passende forsendelsesmåte (for eksempel «manuell utskrift») og forsendelsesstatus «sendt». Velg deretter Ferdigstill.
I ephorte åpne redigeringsvinduet for journalposten eller mottakeren og velg en passende forsendelsesmåte (for eksempel «manuell utskrift») og forsendelsesstatus «sendt». Endre deretter journalpoststatus til F.
Digital post til innbygger (digitalt og sendt til utskrift)
Returpostkvittering. … Klarer ikke å sende brev til mottaker via post
Dette skjer som regel noen dager etter at brevet ble ekspedert.
Feilmelding i loggen
Sending feilet. Mottaker: Kari Nordmann; Beskrivelse: Kvittering fra utskrift og forsendelsestjenesten om at posten ikke har blitt levert til Mottaker.
eller
SDP - FIKK STATUS RETURPOSTKVITTERING. TIL: + KARI NORDMANN - KLARER IKKE Å SENDE BREV TIL MOTTAKER VIA POST.
Årsak
Brevet ble sendt til utskrift, men kom i retur.
Løsning
Dokumentasjonsforvalter
Sett journalposten i status R dersom ingen godkjenningsrunde er tilknyttet det, og gi beskjed til saksbehandler.
Saksbehandler
Brevet er blitt sendt i retur fordi det ikke kunne leveres til mottakerens adresse. Vi har satt det tilbake i status R dersom ingen godkjenningsrunde er tilknyttet det.
Ikke bare send det på nytt, da skjer bare det samme én gang til.
Du har fire valg:
Du kan be mottakeren om å opprette digital postkasse (her: https://www.norge.no/nb/velg-digital-postkasse#) og/eller fjerne en eventuell reservasjon mot digital kommunikasjon (her: https://minprofil.kontaktregisteret.no#). Når hen har gjort det, kan du ekspedere brevet på nytt som generell digital forsendelse:
I Elements velg Ferdigstill, så Ekspeder og ekspeder til mottakeren med forsendelsesmåte «generell digital forsendelse».
I ephorte åpne redigeringsvinduet for journalposten eller mottakeren og endre forsendelsesmåte til «generell digital forsendelse» og forsendelsesstatus til «klar for sending». Endre deretter journalpoststatusen til F.
Du kan sende brevet til en annen adresse. Dersom mottakeren er student, se etter en alternativ adresse i FS. Ellers kan du lete etter en alternativ adresse andre steder eller spørre mottakeren direkte. Deretter redigerer du adresseopplysningene direkte i Elements/ephorte og sender brevet på nytt. Det vil da bli sendt til den adressen du har oppgitt.
I Elements rediger mottakeren og endre vedkommendes adresse. Velg deretter Ferdigstill, så Ekspeder og ekspeder til mottakeren med forsendelsesmåte «generell digital forsendelse».
I ephorte åpne redigeringsvinduet for journalposten eller mottakeren, endre mottakerens adresse samt forsendelsesmåte til «generell digital forsendelse» og forsendelsesstatus til «klar for sending». Endre deretter journalpoststatusen til F.
Dersom brevet ikke inneholder taushetsbelagte opplysninger eller fødselsnummer og ikke har tilgangskode, kan du ekspedere det som e-post:
I Elements rediger mottakeren og skriv inn e-postadressen. Velg deretter Ferdigstill, så Ekspeder og ekspeder til mottakeren med forsendelsesmåte «e-post».
I ephorte åpne redigeringsvinduet for journalposten eller mottakeren og legg til e-postadresse for mottakeren, endre forsendelsesmåte til «generell digital forsendelse» og forsendelsesstatus til «klar for sending». Endre deretter journalpoststatusen til F.
Du kan sende brevet på nytt på en annen måte, utenfor ephorte. Oppdater da forsendelsesmåte og velg forsendelsesstatus «sendt»
I Elements rediger mottakeren, velg en passende forsendelsesmåte og forsendelsesstatus «sendt». Velg deretter Ferdigstill.
I ephorte åpne redigeringsvinduet for journalposten eller mottakeren og velg en passende forsendelsesmåte og forsendelsesstatus «sendt». Endre deretter journalpoststatus til F.
Ta kontakt med brukerstøtten hvis du har spørsmål.
Ingen feilmelding
Noen brev får status «overføring feilet» etter omtrent 24 timer. Før det har de forsendelsesstatus «sendt», ikke «levert» (NB: begge statusene har grønn konvolutt i Elements).
I noen tilfeller får brev status «overføring feilet» etter noen dager uten at det er noen feilmelding i loggen.
Feilmelding i loggen
Ingen. Men som regel kan du se i loggen at journalposten endret status til F omtrent 24 timer etter at den ble ekspedert.
Årsak
Dersom journalpostens status ble endret til F omtrent 24 timer etter at den ble ekspedert, finnes det to kjente årsaker til denne feilen:
Et dokumentnavn har over 96 tegn. Antall tegn i journalposttittelen spiller ingen rolle.
Størrelsen på journalposten er over 100 MB (veldig sjeldent).
Dersom journalpostens status ble endret til F flere dager etter at den ble ekspedert, og forsendelsesmåten er «sikker digital post - sendt til utskrift», er årsaken at brevet er kommet i retur.
Løsning
Dokumentasjonsforvalter
Brev i retur
Dersom journalpostens status ble endret til F flere dager etter at den ble ekspedert, og forsendelsesmåten er «sikker digital post - sendt til utskrift», gjør som beskrevet i avsnittet «Returpostkvittering. … Klarer ikke å sende brev til mottaker via post».
Dokumentnavn med over 96 tegn
Dersom journalpostens status ble endret til F omtrent 24 timer etter at den ble ekspedert, sjekk om et dokumentnavn har mer enn 96 tegn. Det kan du for eksempel sjekke ved å lime navnet inn i Notisblokk/Notepad og se antall tegn når du har markøren bak siste tegn i navnet. Lengden på selve journalposttittelen spiller ingen rolle.
Forkorte i så fall for lange dokumentnavn og ekspeder brevet på nytt som «generell digital forsendelse»:
I Elements velg Ferdigstill, så Ekspeder og ekspeder til mottakeren med forsendelsesmåte «generell digital forsendelse».
I ephorte åpne redigeringsvinduet for journalposten eller mottakeren og endre journalpoststatus til F og forsendelsesmåte til «generell digital forsendelse» og forsendelsesstatus til «klar for sending».
Forsikre seg om at det får forsendelsesstatus «levert».
Hvis journalposten fortsatt ikke får forsendelsesstatus «levert», gi beskjed til per.gaustad@uib.no.
Størrelse over 100 MB
Du kan sjekke om størrelsen på filene i journalposten er over 100 MB, ved å sammenstille dokumentene i journalposten og se hvor stor filen som kan lastes ned, er.
400 Bad Request: Receiver do not accept the document process
Feilmelding i loggen
Sending til digital postboks eller elektronisk signering feilet: Dispatch to Kari Nordmann (000000*****) failed. Request failed. StatusCode: BadRequest, ReasonPhrase: , RequestUri: ‘http://elt-uib-service.uhad.no:9093/api/messages/out’, Content: { “timestamp” : “2022-07-14T15:47:36.631+02:00”, “status” : **400,** “error” : “**Bad Request**”, “exception” : “no.difi.meldingsutveksling.exceptions.ReceiverDoesNotAcceptProcessException”, “message” : “**Receiver do not accept the document process** urn:no:difi:profile:digitalpost:vedtak:ver1.0”, “path” : “/api/messages/out”, “description” : “Error looking up service record with document type ‘urn:no:difi:digitalpost:xsd:fysisk::print’ and parameters: SRParameter(identifier=00000000000, process=urn:no:difi:profile:digitalpost:vedtak:ver1.0, securityLevel=3, print=null, infoOnly=false, conversationId=de5e45e4-a99f-47e5-8eb1-fed836ac7f37)” }
Årsak
Brevet er forsøkt sendt til utskrift og inneholder sider som avviker mye fra stående A4-format (for eksempel PowerPoint-presentasjoner).
Løsning
Dokumentasjonsforvalter
Sjekk om brevet inneholder dokumenter som avviker mye fra stående A4-format (for eksempel PowerPoint-presentasjoner). Følg i så fall denne veiledningen.
Ekspeder brevet til mottakeren på nytt som «generell digital forsendelse»:
I Elements velg Ferdigstill, så Ekspeder og ekspeder til mottakeren med forsendelsesmåte «generell digital forsendelse».
I ephorte åpne redigeringsvinduet for journalposten eller mottakeren og endre journalpoststatus til F og forsendelsesmåte til «generell digital forsendelse» og forsendelsesstatus til «klar for sending».
Hvis du får samme feilmelding igjen, gi beskjed til per.gaustad@uib.no.
Digital post til virksomhet
«Forsendelsesstatus oppdatert: LEVETID_UTLOPT» etter «LEST» og/eller «LEVERT»
Dette skjer som regel omtrent 24 timer etter at brevet ble ekspedert. Det er ikke noe galt med det utgående brevet.
Feilmelding i loggen
Mottaker: DIREKTORATET FOR HØYERE UTDANNING OG KOMPETANSE Forsendelsesmåte: DPO Forsendelsesstatus oppdatert: LEVETID_UTLOPT
Men en eller flere av følgende:
Mottaker: DIREKTORATET FOR HØYERE UTDANNING OG KOMPETANSE Forsendelsesmåte: DPO Forsendelsesstatus oppdatert: LEST
Mottaker: DIREKTORATET FOR HØYERE UTDANNING OG KOMPETANSE Forsendelsesmåte: DPO Forsendelsesstatus oppdatert: LEVERT
Årsak
Det er ikke forsendelsen av meldingen fra oss (det utgående brevet) som feiler, men meldingskvitteringen som mottakeren sender til oss etter å ha mottatt brevet.
Ephorte behandler ikke mottaksmeldingen, og dermed får den status LEVETID_UTLOPT. Meldingen og meldingskvitteringen deler en referanse, og ephorte endrer status for alle mottakere som har denne referansen.
Løsning
Dokumentasjonsforvalter
Endre forsendelsestatus tilbake til «levert» eller «lest», avhengig av hva som står i den siste loggoppføringen som gjelder dette, før loggmeldingen hvor det står «LEVETID_UTLOPT».
Er du i tvil? Gi beskjed til per.gaustad@uib.no.
Signeringsoppdrag
Alle signatarer må ha gyldig fødselsnummer og status i Kontakt og Reservasjon Registret.
Feilmelding i loggen
Sending til digital postboks eller elektronisk signering feilet: Klarte ikke å kø meldingen til levering. Vennligst sjekk verdiene og prøv på nytt: Alle signatarer må ha gyldig fødselsnummer og status i Kontakt og Reservasjon Registret.
Årsak
Én eller flere mottakere har reservert seg mot digital kommunikasjon fra det offentlige. Da er det ikke mulig å sende dem signeringsoppdrag.
Løsning
Dokumentasjonsforvalter
Sett journalposten i status R dersom ingen godkjenningsrunde er tilknyttet det, og gi beskjed til saksbehandler.
Saksbehandler
Én eller flere mottakere har reservert seg mot digital kommunikasjon fra det offentlige. Da er det ikke mulig å sende dem signeringsoppdrag. Vi har satt journalposten tilbake i status R dersom ingen godkjenningsrunde er tilknyttet det.
Du har tre valg:
Du kan be mottakeren om å opprette digital postkasse (her: https://www.norge.no/nb/velg-digital-postkasse#) og/eller fjerne en eventuell reservasjon mot digital kommunikasjon (her: https://minprofil.kontaktregisteret.no#). Når hen har gjort det, kan du ekspedere brevet på nytt som signeringsoppdrag:
I Elements velg Ferdigstill, så Ekspeder og ekspeder til mottakeren med forsendelsesmåte «signeringsoppdrag».
I ephorte åpne redigeringsvinduet for journalposten eller mottakeren og endre forsendelsesmåte til «signeringsoppdrag» og forsendelsesstatus til «klar for sending». Endre deretter journalpoststatusen til F.
Du kan ekspedere brevet som «generell digital forsendelse». Da mottar mottakeren brevet med posten. Husk å gjøre eventuelle endringer i brevet først, for eksempel legge til informasjon om at et dokument må returneres til UiB eller legge til et ekstra eksemplar av dokumentet. Dersom en godkjenningsrunde er tilknyttet brevet, må du ta kontakt med brukerstøtten (https://www.uib.no/foransatte/96107/brukerst%C3%B8tte#) for å få slettet den før du kan redigere dokumentet i journalposten. Men når alt dette er gjort, kan kan du ekspedere brevet på nytt som generell digital forsendelse:
I Elements velg Ferdigstill, så Ekspeder og ekspeder til mottakeren med forsendelsesmåte «generell digital forsendelse».
I ephorte åpne redigeringsvinduet for journalposten eller mottakeren og endre forsendelsesmåte til «generell digital forsendelse» og forsendelsesstatus til «klar for sending». Endre deretter journalpoststatusen til F.
Du kan sende brevet på en annen måte, utenfor ephorte. Oppdater da forsendelsesmåte og velg forsendelsesstatus «sendt»:
I Elements rediger mottakeren, velg en passende forsendelsesmåte (for eksempel «manuell utskrift») og forsendelsesstatus «sendt». Velg deretter Ferdigstill.
I ephorte åpne redigeringsvinduet for journalposten eller mottakeren og velg en passende forsendelsesmåte (for eksempel «manuell utskrift») og forsendelsesstatus «sendt». Endre deretter journalpoststatus til F.
signatureJobStatusChange Mislyktes: … Utløpt
Feilmelding i loggen
signatureJobStatusChange Mislyktes:Kari Nordmann Utløpt 18.07.2022 09:14:37,
Årsak
Én eller flere mottakere signerte ikke dokumentet innen fristen på 28 dager.
Det kan være med vilje, eller det kan være at vedkommende ikke har sett varselet: Når noen mottar et signeringsoppdrag, sendes som regel et varsel til e-postadressen personen er oppført med i kontakt- og reservasjonsregisteret. Men disse kontaktopplysningene er ikke alltid oppdatert.
Løsning
Dokumentasjonsforvalter
Sjekk om det finnes et nyere signeringsoppdrag i saken som erstatter dette. Legg i så fall til en merknad «Erstattet av annet signeringsoppdrag i samme sak.» og endre status til J.
Hvis ikke gi beskjed til saksbehandler.
Saksbehandler
Én eller flere mottakere signerte ikke dokumentet innen fristen på 28 dager.
Avklar med vedkommende om hen lot være å signere med vilje eller ikke.
Dersom mottakeren lot være å signere med vilje, legg til en merknad til journalposten og gi meg beskjed, slik at jeg kan journalføre brevet.
Dersom mottakeren fortsatt ønsker å signere dokumentet, ekspeder det på nytt som «signeringsoppdrag» og sørg for at mottakeren får informasjonen i kunnskapskortet KI 2054 i UiB hjelp (https://uib.topdesk.net/solutions/open-knowledge-items/item/KI%202054/no/). Slik ekspederer du det på nytt:
I Elements velg Ekspeder og ekspeder til mottakeren med forsendelsesmåte «signeringsoppdrag».
I ephorte åpne redigeringsvinduet for journalposten eller mottakeren og endre forsendelsesmåte til «signeringsoppdrag» og forsendelsesstatus til «klar for sending».
signatureJobStatusChange Mislyktes: … Avvist
Årsak
Én eller flere mottakere avviste signeringsoppdraget.
Løsning
Dokumentasjonsforvalter
Sjekk om det finnes et nyere signeringsoppdrag i saken som erstatter dette, eller er det noe annet som tyder på at signeringsoppdraget er overflødig. Legg i så fall til en merknad «Erstattet av annet signeringsoppdrag i samme sak.» eller lignende og endre status til J. Orienter saksbehandler ved behov.
Hvis ikke gi beskjed til saksbehandler og skriv en merknad i journalposten: «Har spurt saksbehandler om avvist signeringsoppdrag.»
Saksbehandler
Én eller flere mottakere har avvist signeringsoppdraget.
Vet du om vedkommende gjorde dette med vilje? Gi meg i så fall beskjed, slik at jeg kan journalføre brevet.
Dersom mottakeren likevel ønsker å signere dokumentet, ekspeder det på nytt som «signeringsoppdrag» og sørg for at mottakeren får «[informasjon til mottaker av signeringsoppdrag]». Slik ekspederer du det på nytt:
I Elements velg Ekspeder og ekspeder til mottakeren med forsendelsesmåte «signeringsoppdrag».
I ephorte åpne redigeringsvinduet for journalposten eller mottakeren og endre forsendelsesmåte til «signeringsoppdrag» og forsendelsesstatus til «klar for sending».
Trenger du å gjøre endringer i dokumentet før du ekspederer det på nytt, opprett en ny journalpost.
Har mottaker fått signeringsoppdraget i det hele tatt?
Årsak
Mottakeren nekter for å ha mottatt noe signeringsoppdrag. Saksbehandleren spør om det kan stemme.
Løsning
Dokumentasjonsforvalter
Gå til https://signering.posten.no/virksomhet/ og logg inn som virksomhet (med BankID).
Klikk på søk, fjern haken for «Web» og hak av for «Integrert system». Skriv inn personens fødselsdato (står under Avsender/mottaker-fanen i ephorte) i feltet for «Søk på fødselsnummer …».
Da ser du alle signeringsoppdragene. I eksempelet nedenfor ser vi at to signeringsoppdrag er sendt. Vi viser detaljene fra det som ble sendt sist, og ser at mottakeren har fått et varsel på e-post.
Mest sannsynlig har vedkommende ikke sett varselet.
Gi beskjed til saksbehandleren og anbefal hen å sørge for at mottakeren får informasjonen i kunnskapskortet KI 2054 i UiB hjelp (https://uib.topdesk.net/solutions/open-knowledge-items/item/KI%202054/no/).
Saksbehandler
Sørg for at denne og fremtidige mottakere får informasjonen i kunnskapskortet KI 2054 i UiB hjelp (https://uib.topdesk.net/solutions/open-knowledge-items/item/KI%202054/no/).
Dokumentet kan ikke overskride 3145728 bytes.
Feilmelding i loggen
Sending til digital postboks eller elektronisk signering feilet: Klarte ikke å kø meldingen til levering. Vennligst sjekk verdiene og prøv på nytt: Dokumentet kan ikke overskride 3145728 bytes.
Årsak
Signeringsoppdrag kan ikke være større en 3 MB.
Løsning
Dokumentasjonsforvalter
Sett journalposten i status R dersom ingen godkjenningsrunde er tilknyttet det, og gi beskjed til saksbehandler.
NB: Dersom en godkjenningsrunde er tilknyttet brevet, må den slettes før dokumentet kan redigeres (i hvert fall i Elements).
Saksbehandler
Du må redusere størrelsen på signeringsoppdraget.
Dersom en godkjenningsrunde er tilknyttet brevet, må du ta kontakt med brukerstøtten (https://www.uib.no/foransatte/96107/brukerst%C3%B8tte#) for å få slettet den før du kan redigere dokumentet i journalposten. Når alt dette er gjort, kan kan du ekspedere brevet på nytt som signeringsoppdrag:
I Elements velg Ferdigstill, så Ekspeder og ekspeder til mottakeren med forsendelsesmåte «signeringsoppdrag».
I ephorte åpne redigeringsvinduet for journalposten eller mottakeren og endre forsendelsesmåte til «signeringsoppdrag» og forsendelsesstatus til «klar for sending». Endre deretter journalpoststatusen til F.
Andre feil
Ta kontakt med brukerstøtten.