Arkiveringsplikt og journalføringsplikt

Innleiing

Denne artikkelen prøver å gje eit oversyn over arkiveringsplikta, journalføringsplikta og kriteria som ligg til grunn for forståinga av dei.

Arkiveringsplikta stiller krav til korleis ein skal behandle dokument som blir skapt eller mottatt i verksemda til organet. Arkiveringsplikta er ein del av arkivansvaret. Føremålet er å sikre dokument «som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon».[1]

Journalføringsplikta handlar om å «leggje til rette for at offentleg verksemd er open og gjennomsiktig»,[2] ved at organet arkiverer korrespondanse og andre viktige dokument fortløpande i system som produserer offentleg journal (Elements).

Alt som er journalføringspliktig, er òg arkiveringspliktig, men ikkje omvendt.

Når ein snakkar om kva som (ikkje) er arkivverdig, handlar det som regel om kva som er arkiveringspliktig, journalføringspliktig eller skal bevarast.

Oppsummert

Omgrep	Tyding
Dokument	logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande
Saksdokument for organet	dokument som organ mottar eller skapar og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet (med unntak)
Saksbehandling	vurdering av informasjon knytt til ei problemstilling; utarbeiding av grunnlaget for ei avgjerd
Dokumentasjon	noko som stadfester eller beviser (dokumenterer) at bestemte handlingar har funne stad

Journalføringsplikt 

gjeld for alle dokument som
1. er saksdokument for organet
2. er motteke av eller sendt ut frå organet
3. er eller blir saksbehandla og har verdi som dokumentasjon
gjeld òg for nokon organinterne dokument
krev at dokumenta blir arkivert fortløpande i eit Noark-godkjent system (Elements)

Dokument som ikkje oppfyller kriteria, er det frivillig å journalføre. I mange tilfeller skal dei likevel arkiverast i Elements, jamnfør dei strenge krava arkiveringsplikta stiller til korleis alle arkivpliktige dokument skal behandlast.

Arkiveringsplikt 

gjeld for alle dokument som
1. er saksdokument for organet
2. er eller blir saksbehandla eller har verdi som dokumentasjon
stiller strenge krav til korleis dei skal behandlast (men krev ikkje at dei blir arkivert i Elements)

Dokument

Eit dokument er «ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande». Format eller medium speler ingen rolle: Brev, notat, skjema ein fyller ut, e-postar, chatmeldingar, tekstmeldingar, bilde, lydopptak, lysbilde er dokument. Møte og telefonsamtalar er ikkje dokument. Men opplysingar frå møtet som er «lagra på eit medium …» – som eit referat, notat eller opptak – er det.

Saksdokument for organet (arkiv)

Saksdokument for organet er dokument som organet mottar eller skapar, og som gjeld «ansvarsområdet eller verksemda til organet». I arkivlovverket blir omgrepet arkiv brukt for det same. Trass i namnet saksdokument er det ikkje ein føresetnad at dokumentet er knytt til ei bestemt sak.[3]

Unntak[4]

aviser, tidsskrift, reklamemateriell (inkludert masseinvitasjonar) og liknande som organet mottar utan at det er knytt til ei bestemt sak i organet
dokument ein mottar i annan eigenskap enn som tilsett i organet
konsept, kladdar, ekstra kopiar, interne meldingar og liknande når dei
- ikkje er nødvendig for å forstå ei sak og den samanhengen ho inngår i
- og heller ikkje har verdi som dokumentasjon

Følgande unntak gjeld berre for journalføringsplikta:

dokument som inngår i bibliotek- eller museumssamling
dokument som private har overlate til offentleg arkiv for bevaring
dokument som er overlate til eit organ for offentleggjering i periodisk skrift som blir gjeve ut av organet

Saksbehandling[5]

Saksbehandling kan definerast som «vurdering av informasjon knyttet til en intern eller ekstern problemstilling og utarbeidelse av det nødvendige grunnlag for en beslutning eller et vedtak».[6] Det siste «og»-et i definisjonen må ikkje tolkast som at begge delar må vere tilfellet; vurderinga må ikkje vere knytt til utarbeiding av grunnlaget for ei beslutning.

Saksbehandling finn stad på alle arbeidsområde for forvaltinga: myndigheitsutøving, tenesteyting, forretningsverksemd og (intern)administrasjon: Å førebu eller fatte vedtak (medrekna sensur), inngå avtalar, gjere innkjøp, betale fakturaar, rettleie (studentar, kollegaar), gje brukarstøtte, tilsette og følgje opp tilsette, refundere utlegg – alt dette er saksbehandling. Dermed er eller blir dokumenta saksbehandla.

Terskelen før eit dokument gjeld som saksbehandla, er låg. Sjølv om avgjerda er sjølvsagt og enkel, er det saksbehandling.[7] Det må ikkje vere den endelege vurderinga i saka, ho må ikkje ein gang ha følgjer for utfallet av saka. Heilt generell rettleiing – for eksempel der ein berre viser til ei nettside med meir informasjon – fell utanfor. Men gjeld rettleiinga ei bestemt sak, er det saksbehandling. (Ei sak kan vere kva som helst problemstilling eller oppgåve ein arbeider med. Til og med ei ikkje-sak er ei sak.)

Å gje eit automatisk, generelt svar er ikkje saksbehandling. Men dersom svaret avheng av innhaldet i meldinga det svarer på, er det saksbehandling, sjølv om det skjer heilt automatisk. Reint praktiske avklaringar (som når eit møte skal vere, kven ein skal kontakta) er ikkje saksbehandling – med mindre dei likevel har følgjer for ei sak. Det er særleg viktig dersom saka kan bli tatt opp til behandling på nytt (for eksempel etter klage).

Verdi som dokumentasjon

Arkivverket definerer dokumentasjon som «dokument(er) som stadfester eller beviser, dvs. dokumenterer[,] at bestemte handlinger har funnet sted».[8] Også her er terskelen låg. At eit dokument på eit seinare tidspunkt ikkje lenger har verdi som dokumentasjon, speler ingen rolle. Det avgjerande er verdien det hadde i utgangspunktet (då det blei skapt av eller lagt fram for organet). Det treng heller ikke å gjelde utfallet av ei sak. Også dokument som fortel noko om framdrifta i saka, har verdi som dokumentasjon.[9]

Kva skal dokumenterast? I nokre tilfelle finst det rettslege dokumentasjonsplikter, til dømes i forvaltingslova eller i personvernforordninga. Dessutan har organet eigne administrative og juridiske dokumentasjonsbehov.

Meir generelt skal offentleg verksemd vere open og gjennomsiktig, mellom anna for å ivareta rettstryggleiken for den enkelte og kontrollen frå ålmenta.[10] Ein bør leggje lista lågt i tilfelle der desse omsyna er relevante.

Og føremålet med arkivlova er som sagt å «trygga arkiv [eller saksdokument] som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon». Dersom minst eitt av desse hensya talar for det, skal dokumentet det gjeld, takast vare på.

Journalføringsplikta

Dokument som er journalføringspliktige, skal arkiverast fortløpande i eit Noark-godkjent system.[11] Ved UiB er det Elements.[12]

Følgande organinterne dokument (dokument utarbeidde for eiga saksførebuing) er journalføringspliktige:

inngående eller utgående saksdokument for organet dersom dei er eller blir saksbehandla og har verdi som dokumentasjon
dokument som inneheld den endelege avgjerda til organet i ei sak
generelle retningslinjer for saksbehandlinga til organet
dokument frå administrasjonen til kollegial eining (styre)
dokument som blir utveksla mellom fakultet

Dette er minstekrav. Organet står fritt til å journalføre organinterne dokument utover dette.[13]

NB: Når organet og tilsette står i et motforhold, er saksdokumenta for organet ikkje organinterne. Det gjeld til dømes «dokument som blir utveksla med ein arbeidstakar i saker om opprykk, oppseiing o.l. Det same gjeld reiserekningar eller i andre høve der tilsette krev godtgjering eller refusjon».[14]

Riksarkivaren kan gjere unntak frå kravet å arkivere visse dokument i Elements.[15] Men dei må fortsatt registrerast i ein journal.

Arkiveringsplikta

Arkiveringsplikta gjeld for alle saksdokument for organet (som i arkivlova blir kalt «arkiv» eller «arkivmateriale») som er eller blir saksbehandla eller har verdi som dokumentasjon. Det er nok at eitt av krava er oppfylt.[16]

Ein må ikkje arkivere arkiveringspliktige dokument i Elements. Men det blir stilt ei rekkje krav til korleis dei blir behandla (sjå nedanfor). I praksis må dei behandlast i eit system som oppfyller disse krava. Outlook gjer det ikkje.

Arkiveringsplikta krev at organet har rutinar for behandling av saksdokument for organet som sikrar at[17]

det går fram kven som har oppretta og registrert dokumenta, og at berre personar med rett autorisasjon kan gjere dette
dokumenta er sikra mot ikkje-autoriserte tilføyingar, slettingar og endringar
dokumenta er tilgjengelege for bruk (det vil seie: ordna slik at dei kan gjenfinnast og brukast)
alle dokument for organet som blir sende frå eller til eller lagt fram for tilsette i organet, blir behandla som dokument til eller frå organet

Det er forbode å

slette (kassere), avhende eller føre saksdokument for organet ut av landet
endre saksdokument for organet «på ein slik måte at tidlegare urette eller ufullstendige opplysningar vert sletta, dersom desse har hatt noko å seia for saksførebuinga, vedtak eller anna som etter føremålet med denne lova bør kunna dokumenterast»

… dersom det ikkje skjer i samsvar med arkivlova § 9, forskrifter gjevne i medhold av arkivlova § 12 eller etter særskilt samtykke frå Riksarkivaren. (Meir om dette nedanfor.)

Det er altså forbode å til dømes slette ein e-post utan vidare dersom den blir rekna som eit saksdokument for organet som er eller blir saksbehandla eller har verdi som dokumentasjon.

Forbodet mot å føre saksdokument for organet ut av landet omfattar òg skylagring (i utlandet) dersom det ikkje finst ein kopi i Noreg.[18]

Bevaringsplikt og oppbevaringstid før kassasjon

Mykje materiale er bevaringspliktig. Då skal det aldri slettast og må avleverast til Arkivverket etter nokre år. Slikt materiale må då arkiverast i Elements, som har funksjonalitet for avlevering. (Vurderingsprotokollar i Felles studentsystem blir avlevert direkte.)

Anna materiale kan slettast (kasserast), men ikkje før oppbevaringstida før kassasjon (tidlegare kalt «kassasjonsfrist»). Materiale med lang oppbevaringstid før kassasjon (over 20 år) bør behandlast på same måte som bevaringspliktig materiale, det vil seie arkiverast i Elements eller i eit anna system som er tilrettelagt for avlevering.

Riksarkivaren si forskrift §§ 7-8 til 7-19 fastset nokså detaljert kva for eigenforvaltingssaker som skal bevarast eller kan kasserast. For fagsaker skal organet sjølv utarbeide føresegner om kva for saker som bevarast og kasserast. Riksarkivaren må godkjenne føresegnene. Oppbevaringstid før kassasjon blir fastsett av organet, som må ta omsyn til diverse dokumentasjonsbehov.[19]

Særskilt om personopplysingar

Behandling av dokument i henhold til arkivlova gjeld som «arkivformål i allmennhetens interesse» etter personvernforordninga. Då er det som regel lov å viderebehandle opplysingane der det elles hadde vert ulovleg etter personvernforordninga (GDPR), mens å slette dei (eller endre dei) er fortsatt er ulovleg etter arkivlova. Også andre retter den registrerte har etter personopplysingslova, gjeld ikke ved behandling grunna «arkivformål i allmennhetens interesse».[20]

Særskilt om rekneskapmateriale

Føresegner («bestemmelser») om økonomistyring i staten kapittel 4 inneheld krav til behandling av rekneskapsmateriale. Disse krava kjem i tillegg til arkivlova med forskrifter. Krava i kapittel 4.4.10 til minimum oppbevaringstid for ulike typar rekneskapsmateriale tillét ikkje organet å kassere materialet etter fristen uten vidare. Det må fortsatt ta omsyn til andre dokumentasjonsbehov når det avgjer kor lenge dokumenta skal bevarast, jamnfør Riksarkivaren si forskrift § 7-3.

Vidare lesing

Sist oppdatert: 24. juli 2024