Økonomisaker ============ .. contents:: Innhold på denne siden :depth: 3 :local: Anskaffelser ------------ Anskaffelser ved UiB får et ANSK-nummer som skal brukes i saks- og journalposttitler. Sakstittelen følger dette oppsettet: * ANSK-Anskaffelsesnummer Vare-/tjenestebeskrivelse (Leverandør) * For eksempel: ANSK-24-9999 Møbler og inventar (Gudmunds møbelfabrikk) +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: ANSK-åå-xxxx Vare-/tjenestebeskrivelse (Leverandør)** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2170 Økonomiavdelingen | | | | | Arkivdel: Saksarkiv    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 053.1 | | | | | Én sak per anskaffelse/anbudsrunde | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Meddelelse om avvisning av tilbud fra konkurransen ANSK-åå-xxxx | U | Vurderes | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Meddelelse om kontraktstildeling ANSK-åå-xxxx | | U | | Vurderes | | | *Sendes til alle parter. Tildelingsbrev skjermes ikke, mens avvisningsbrev vurderes* | | | | | | | *skjermet etter avvisningsgrunn* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Klage på tildeling ANSK-åå-xxxx | I | Vurderes | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Klage til Klagenemnda for offentlige anskaffelser, tilsvar til klage ANSK-åå-xxxx | U | Vurderes | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Signert kontrakt ANSK-åå-xxxx | U/I | K § 13,1 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Andre dokumenter kan forekomme, f.eks. kontraktsendringer eller innsynskrav | | Vurderes | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Budsjett-, regnskaps- og rapporteringssaker ------------------------------------------- Administrative og tekniske funksjoner ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Økonomiavdelingen sender ut et skjema til UiBs enheter for å kartlegge hvordan de administrative og tekniske funksjonene fordeles på faglige og administrative enheter. Det opprettes én sak per regnskapsår. +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: Administrative og tekniske funksjoner åååå** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2170 Økonomiavdelingen | | | | | Arkivdel: Saksarkiv    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 210 | | | | | Én sak per regnskapsår | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Kartlegging av administrative og tekniske funksjoner åååå | N | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Budsjett, budsjettprosess og rapportering ved Universitetet i Bergen ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ All intern korrespondanse mellom sentraladministrasjonen og enhetene om budsjett, budsjettprosess og rapportering, inkludert saker fra universitetsstyret. Det opprettes én sak per budsjettår. +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: Budsjett, budsjettprosess og rapportering ved Universitetet i Bergen** | | | | | **åååå** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2170 Økonomiavdelingen | | | | | Arkivdel: Saksarkiv    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 113 | | | | | Én sak per budsjettår | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Budsjettprosessen for åååå | N/S | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Foreløpige rammer for budsjett åååå | N/S | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Innspill til budsjett åååå - enhet | N | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Budsjettramme åååå - enhet | N | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Budsjett åååå - tema | N | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Budsjett og rapportering ved fakultetene ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ All korrespondanse mellom fakultetet og instituttene om budsjett og rapportering for hvert budsjettår. Det opprettes én sak per fakultet per budsjettår, og sakstittelen følger dette oppsettet: * Budsjett og rapportering åååå - fakultet * For eksempel: Budsjett og rapportering 2024 - Det psykologiske fakultet +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: Budsjett og rapportering åååå - fakultet** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: Fakultet | | | | | Arkivdel: Saksarkiv    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 113 | | | | | Én sak per fakultet per budsjettår | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Budsjettildeling, budsjettforslag, etc. | N | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Regnskaps- og årsavslutning ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Riksrevisjonen sender i begynnelsen av hvert år ut et brev der de ber om å få tilsendt foregående års årsregnskap. Det opprettes én sak per regnskapsår og sakstittelen følger dette oppsettet: * Regnskaps- og årsavslutning åååå for Universitetet i Bergen * For eksempel: Regnskaps- og årsavslutning 2024 for Universitetet i Bergen +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: Regnskaps- og årsavslutning åååå for Universitetet i Bergen** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2170 Økonomiavdelingen | | | | | Arkivdel: Saksarkiv    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 134 | | | | | Én sak per regnskapsår | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Regnskaps- og årsavslutning åååå for Universitetet i Bergen | | I | | | | | *Brev fra Riksrevisjonen* | | | | | | | *Svaret lastes opp i riksrevisjonens filopplasting Datalast* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Riksrevisjonens kontroll med forvaltningen av selskaper under Kunnskapsdepartementet ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ På vegne av Riksrevisjonen ber NOKUT (på vegne av Kunnskapsdepartementet) om årsrapporter fra forvaltningen av UiBs aksjeselskaper. Det opprettes én sak per regnskapsår og sakstittelen følger dette oppsettet: * Riksrevisjonens kontroll med forvaltningen av selskaper under Kunnskapsdepartementet åååå * For eksempel: Riksrevisjonens kontroll med forvaltningen av selskaper under Kunnskapsdepartementet 2024 +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: Riksrevisjonens kontroll med forvaltningen av selskaper under** | | | | | **Kunnskapsdepartementet åååå** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2170 Økonomiavdelingen | | | | | Arkivdel: Saksarkiv    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 134 | | | | | Én sak per regnskapsår | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Riksrevisjonens kontroll av universitet- og høyskolers forvaltning av selskaper | | I | | | | | - beretninger for åååå | | | | | | | *Brev fra NOKUT/Kunnskapsdepartementet* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Rapportering av statens eierinteresser - selskap | | U | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Statsbudsjett og rapportering ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ All korrespondanse mellom UiB og Kunnskapsdepartementet om statsbudsjettet, inkludert saker fra universitetsstyret. Det opprettes én sak per budsjettår, og sakstittelen følger dette oppsettet: * Statsbudsjett og rapportering åååå * For eksempel: Statsbudsjett og rapportering 2024 +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: Statsbudsjett og rapportering åååå** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2120 Universitetsdirektørens kontor | | | | | Arkivdel: Saksarkiv    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 113 | | | | | Én sak per budsjettår | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Budsjettildeling, budsjettforslag, etc. | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Statsregnskapet ~~~~~~~~~~~~~~~ All korrespondanse mellom UiB og Kunnskapsdepartementet om statsregnskapet, inkludert saker til universitetsstyret. Enhetenes egne styresaker om økonomisk status gjennom året holdes i egne saksnumre, for eksempel én sak per år. Det opprettes én sak per regnskapsår, og sakstittelen følger dette oppsettet: * Statsregnskapet - regnskapsrapportering åååå (Statsrekneskapen) * For eksempel: Statsregnskapet - regnskapsrapportering 2024 (Statsrekneskapen) +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: Statsregnskapet - regnskapsrapportering åååå (Statsrekneskapen)** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2170 Økonomiavdelingen | | | | | Arkivdel: Saksarkiv    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 131 | | | | | Én sak per regnskapsår | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Rapportering til statsrekneskapen for åååå | | I | | | | | *Brev fra Kunnskapsdepartementet* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Kvartalsregnskap, rapporter, vedtak, etc. | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Årsavslutning - frister i forbindelse med lønn og lønnsnær HR ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Økonomiavdelingen sender ut påminnelse til enhetene om å fullføre tidsregistrering, registrering av ferieavvikling, betaling av reiseregninger m.m. før årsavslutning. Det opprettes én sak per regnskapsår, og sakstittelen følger dette oppsettet: * Årsavslutning åååå - frister i forbindelse med lønn og lønnsnær HR * For eksempel: Årsavslutning 2024 - frister i forbindelse med lønn og lønnsnær HR +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: Årsavslutning åååå - frister i forbindelse med lønn og lønnsnær HR** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2170 Økonomiavdelingen | | | | | Arkivdel: Saksarkiv    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 041.0 | | | | | Én sak per regnskapsår | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Årsavslutning åååå - frister for lønn og lønnsnær HR | N | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Årsoppgaver til selvstendig næringsdrivende ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Det opprettes én sak per regnskapsår, og sakstittelen følger dette oppsettet: * Årsoppgaver til selvstendig næringsdrivende åååå * For eksempel: Årsoppgaver til selvstendig næringsdrivende 2024 +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: Årsoppgaver til selvstendig næringsdrivende åååå** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2170 Økonomiavdelingen | | | | | Arkivdel: Saksarkiv    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 142 | | | | | Én sak per regnskapsår | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Årsoppgave åååå | U | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Fond og legater --------------- Fond og legater har fra og med 01.01.2024 fått sin egen arkivdel i ephorte under journalenhet DS01. Arkivdelen heter "FOND – Arkiv for fond og legater" og de administrative enhetene i denne arkivdelen er (navn i stedet for 4 tall): * FOND-MELTZ – L. Meltzers Høyskolefond * FOND-FOL – Fond og legater ved Universitetet i Bergen * FOND-UNIF – Unifond AS * FOND-ANDRE – Andre stiftelser som UiB fører regnskap for Kontaktpersoner for fondsforvaltningen ved UiB er Ursula Høie og Bodil Jakobsen Karlsen ved Økonomiavdelingen. Inntil 2024 arkiverte fondsforvaltningen sin dokumentasjon i Doculive. Arkivering for fondsforvaltningen ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Sakstittelen for saker i arkivdelen for fondsforvaltning følger dette oppsettet: * Årstall Navn på fond - tema * For eksempel: 2024 L. Meltzers Høyskolefond - tildeling - prosjektstipend +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: åååå Navn på fond - tema** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: Fondet   | | | | | Arkivdel: Fond    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 161 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Tildelingsbrev tema fond åååå | U | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Arkivering av søknader ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ De som søker (studenter, ansatte og eksterne) laster opp søknaden sin `i en database som IT-avdelingen har laget `_. Her arkiveres både søknad og rapport, og det diskuteres om hvorvidt disse også skal arkiveres i ephorte. Se også ~~~~~~~ * `Søknadsportal for fond og legater ved UiB `_ * :download:`Arkivkoder for fond og legater (31.08.2017) `