Elektroniske system og sikkerhet 
===================================

Fysisk sikkerhet og datasikkerhet 
----------------------------------------------

Sikring av arkivlokaler med papirarkiv 
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Riksarkivarens forskrift kapittel 2 stiller krav til arkivlokaler og oppbevaring av arkiv. Papirarkiv som er mye i bruk, kan oppbevares i kontorlokaler, men bortsettingsarkiver skal være i et spesialrom for arkiv. (jf. Riksarkivarens forskrift § 2-11, (1))  

Bortsettingsarkivene ved UiB er spesialrom for arkiv, med nødvendig sikring mot vann og brann. (Jf. ‘Krav til arkivlokale’ i Arkivforskriften § 7). Papirarkivene er plassert i arkivreoler som har klaring fra gulv. En del av de avslutta arkivene ved fakultet og institutt oppbevares på kontor eller lagerrom. Det er ikke funnet arkiver som oppbevares i lokaler hvor de utsettes for akutt skade på kort sikt, men på noe lengre sikt jobbes det mot at alle UiB sine avslutta arkiver overføres til enten til bortsettingsarkivet i Herman Foss gate 6, eller til bortsettingsarkivet i Damsgårdsveien 106. Arkiver som er plassert i utilfredsstillende lokaler vil bli overført til UiB sine bortsettingslokaler. Deler av nyere papirarkiv oppbevares i arkivskap i bortsettingsarkiv. 

Befaring i forbindelse med bestandskartlegging har ikke avdekket at arkiver oppbevares på en måte som gjør det nødvendig å flytte til bortsettingsarkiv fordi de står i fare for å bli skadd, men kvaliteten på lokalitetene varierer. Kravene i Riksarkivarens forskrift § 2-10, (1) om fast tilsyn og renhold har ikke vært etterlevd fullt ut.  

Sikring av elektronisk arkivmateriale 
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Det elektroniske saksbehandlings- og arkivsystemet ePhorte driftes av USIT - Universitetet i Oslo sitt senter for informasjonsteknologi. Pålogging baserer seg på FEIDE, og tilgang til dokumenter i basen sikres gjennom system for tilgangskontroll som er beskrevet i vedlegg til arkivplan. ePhorte er et Noark-5 godkjent saksbehandlings- og arkivsystem. 


Elektroniske system 
--------------------------------

.. list-table::
   :widths: 72
   :header-rows: 1

   - 

      -   
   - 

      - Ephorte 

         .. list-table::
            :widths: 30 42
            :header-rows: 1

            - 

               - Systemnavn: 
               - Ephorte 
            - 

               - Tatt i bruk: 
               - 12.09.2006 
            - 

               - Avsluttet dato: 
               -  
            - 

               -  
               -   
            - 

               - Administrative data 
               -   
            - 

               -  
               -   
            - 

               - Arkivdeler: 
               -  
            - 

               - Innhold: 
               - Saksarkiv 
                  Personalarkiv 
            - 

               - Lisensinnehaver: 
               - Universitetet i Bergen 
            - 

               - Brukergruppe: 
               - Arkivarer, ledere og saksbehandlere i administrative
                  stillinger 
            - 

               - Systemansvarlig: 
               - HR direktør Sonja Dyrkorn, HR avdelingen
            - 

               - Driftsansvarlig: 
               - USIT
            - 

               - Relasjon til andre system: 
               -  
            - 

               - Leverandør/kontaktperson: 
               - SIKRI 
            - 

               - Merknader: 
               -  
            - 

               -  
               -   
            - 

               - Tekniske data 
               -   
            - 

               -  
               -   
            - 

               - Databaseplattform: 
               - Oracle 
            - 

               - Produksjonsformat: 
               - Word, txt, html, pdf 
            - 

               - Arkivformat: 
               - PDF/A og txt 

          

          
   - 

      -  
   - 

      -  

         Lydia 

         .. list-table::
            :widths: 29 43
            :header-rows: 1

            - 

               - Systemnavn: 
               - Lydia 
            - 

               - Innhold: 
               - LYDIA er et fagsystem til bruk i eiendomsforvaltningen.
                  Det inneholder en del dokumenter av teknisk art, samt
                  en del utleiekontrakter 

          

          
   - 

      - www.kvalitetsbasen.app.uib.no 

         .. list-table::
            :widths: 20 52
            :header-rows: 1

            - 

               - Systemnavn: 
               - kvalitetsbasen.app.uib.no 
            - 

               - Innhold: 
               - Utdanningsmelding.uib.no/Rapporteringsdatabase: Denne
                  databasen har primært fungert som lagringssted for
                  UiBs utdanningsmeldinger, samt som et frivillig arkiv
                  for emnerapporter og
                  studieprogramrapporter. Samdalutvalget har i sin
                  rapport, ‘Dokumentbasert tilsyn av elektronisk
                  arkivdanning i universitets- og høgskolesektoren’, 
                  sagt at de nå ønsker at databasen blir obligatorisk å
                  benytte også for arkivering av alle typer relevante
                  dokumenter knyttet til fagmiljøenes
                  emneevalueringsrapporter, studieprogramrapporter,
                  instituttmeldinger osv. 

          

          
   - 

      - Konkurransegjennomføringsverktøy og kontraktsarkiv 

         .. list-table::
            :widths: 29 43
            :header-rows: 1

            - 

               - Systemnavn: 
               - Konkurransegjennomføringsverktøy og kontraktsarkiv 
            - 

               - Innhold: 
               - Dette inneholder dokumentasjon og dokumenter knyttet
                  til anskaffelser, f. eks utlysinger, kontraktstilbud,
                  kontrakter og anskaffelsesprotokoller. 
   - 

      -