Universitetet i Bergen : Arkivet 
ARKIVPLAN FOR UNIVERSITETET I BERGEN 
Skrivervennlige versjoner:
Adobe PDF
MS Word 97 	

KAPITTEL 1:      INNLEDNING 
Universitetet i Bergen begynte sin virksomhet 30. august 1948 som en videreføring av Bergen Museum. Ved opprettelsen hadde universitetet tre fakulteter – Det historiske-filosofiske fakultet, Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet og Det medisinske fakultet, og Universitetsbibliotek og Administrasjonen. Det har vært tradisjon ved Universitetet i Bergen at fakultetene og administrasjonen har sine egne adskilte arkiver.
Alle offentlige organ er pålagt å ha arkivplan. Dette er hjemlet i arkivforskriftens § 2-2. Arkivplanen skal være en overordnet plan som viser hva arkivet ved UiB omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal også inneholde instrukser, regler og planer for arkivarbeidet, og er på denne måten en kvalitetssikring av arkivforvaltningen ved UiB. Arkivplanen skal dessuten være et redskap til å holde oversikt over hvordan arkivet er bygget opp, hva det inneholder og hvor det fysisk er plassert.
Den foreliggende arkivplan er første fase i arbeidet med å få til en helhetlig plan for arkivdriften ved UiB. I neste fase må bl.a. disse emnene tas med:
Kassasjonsplan
Riksarkivaren har fastsatt felles bevarings- og kassasjonsregler for statsforvaltningen med hjemmel i arkivforskriftens §3-21. For fagsakene må UiB utarbeide kassasjonsplan som skal godkjennes av Riksarkivaren. Kassasjonsplanen må utarbeides som en del av arbeidet med arkivplanen.
Kartlegging
Arkivplanen skal også inneholde kartlegging av alt arkivmateriale, både papirbasert, databasert, gjenstander m.v., og hvor dette fysisk er plassert. Denne kartleggingen må skje lokalt ved de enkelte enhetene som har delarkiv – fakultet/institutt/avdeling, og innarbeides i arkivplanen. På oppdrag fra Kollegiet foretok Anne Hilde Nagel i 1978 en kartlegging av alt arkivmaterialet ved instituttene. Dette er en svært viktig kartlegging å bygge videre på i arbeidet med arkivplanen. Rapportene er oppbevart i hovedarkivet.
Lokale arkivplaner
Den foreliggende plan beskriver for en stor del sentraladministrasjonens arkiv. Det må lages tilsvarende lokale arkivplaner for fakultet, institutter og avdelinger som innarbeides i arkivplanen.
Arbeidet med arkivplanen vil bli en kontinuerlig prosess, planen må ajourføres i takt med endringer i organisering, regelverk o.l. Det bør utarbeides rutiner for slik ajourføring og oppdatering av planen. Arkivplaner som er gått ut av bruk, skal arkiveres.
Arkivforskriftens krav i § 3-14 om innbinding av møtebøker, protokoller, kopibøker o.l. må følges opp. Det må dessuten innen 31.12.2001 foreligge en plan for utbedring av arkivlokaler som ikke fyller kravene i forskriften. Videre må periodisering av journal og sakarkiv samordnes slik at hele UiB starter ny arkivperiode fra 1.1.2003.
Det må videre arbeides fram en plan for en felles arkivtjeneste for hele institusjonen, slik arkivforskriftens § 2-1 forutsetter. For å nå denne målsettingen, må det i tiden fremover foretas visse organisatoriske endringer vedrørende arkivtjenesten, det må satses på kompetanseoppbygging, ansvarsforholdene må synliggjøres sterkere og det vil være nødvendig med en grundig gjennomgang av praksis og rutiner i saksbehandling og kommunikasjon ved UiB.
Hensikten med arkivplanen er å gi en samlet oversikt over alle spørsmål knyttet til arkiv. Alle som produserer og nyttegjør seg av arkivmateriale, har et ansvar for å gjøre seg kjent med arkivordninger og arkivplanen.
10. november 2000 
Eva Merkesdal
Arkivleder
 
KAPITTEL 2:      LOVER OG REGLER FOR ARKIVARBEIDET 
Lovgivning
I det følgende vil det bli gitt en kortfattet presentasjon av de lovene og forskriftene som regulerer arkivarbeidet ved Universitetet i Bergen og med en direkte henvisning til den fullstendige lovteksten.
Arkivloven
Lov om arkiv av 4.12.1992 nr. 126 (arkl) (http://www.lovdata.no/all/nl-19921204-126.html)
Forskrift av 11.12.1998 nr. 1193 (http://www.lovdata.no/for/sf/kd/kd-19981211-1193.html)
Forskrift om Riksarkivarens arkivbestemmelser av 01.12.1999 nr. 1566 (http://www.lovdata.no/for/sf/kd/kd-19991201-1566.html)
Loven regulerer plikter til offentlige og private arkivskapere. Formålet med loven er å sikre arkiv som har kulturell og forskningsmessig verdi eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig informasjon. Loven gjelder for alle offentlige organ, med noen unntak. Loven slår fast at offentlige organ plikter å ha arkiv og stiller krav om at arkivene skal være sikret, ordnet og tilgjengelige. Overordnet ansvar for arkiv er lagt til øverste ledelse i organet, jf forskriftens § 1-1, 2. ledd. Loven gir også bestemmelser om kassasjon og avlevering. Brudd på loven kan medføre straff, jf arkl. § 22.
Arkivforskriften gir sentrale opplysninger om arkivorganisering og arkivsystem, om arkivrutiner, oppbevaring og sikring, herunder fysiske krav til arkivlokaler, avleveringer mv.
Riksarkivarens arkivbestemmelser omfatter bl.a. felles bevarings- og kassasjonsbestemmelser for innbinding av møtebøker, kopibøker m.m.
Forvaltningsloven 
Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10.02.1967 (fvl) (http://www.lovdata.no/all/nl-19670210-000.html)
Forskrift av 16.12.1977 nr 17 om forvaltningsorganenes veiledningsplikt (http://www.lovdata.no/for/sf/jd/jd-19771216-0017.html)
Forskrift av 21.11.1980 nr 13 om partsoffentlighet i saker om tilsetting i den offentlige forvaltning (http://www.lovdata.no/for/sf/jd/jd-19801121-0013.html)
Loven gjelder all virksomhet som drives av forvaltningsorganer, dvs. et hvert organ for stat og kommune. Av fvl § 3 fremgår at en del av lovens kapitler bare gjelder i saker om enkeltvedtak (kap IV-VI). Enkeltvedtak er i fvl § 2a og b definert som "avgjørelser som treffes under utøving av offentlig myndighet" og som "gjelder rettigheter eller plikter til en eller flere bestemte personer". Loven stiller krav til forsvarlig saksbehandling. I enkeltvedtak skal partene varsles om saken og har innsynsrett. Enkeltvedtak skal begrunnes og kan påklages til overordnet myndighet. Partsbegrepet fremgår av fvl § 2 e. Loven inneholder i kap 2 bestemmelser om habilitet, fvl § 6, og i kap 3 alminnelige regler om forvaltningens saksbehandling. Veiledningsplikten følger av fvl § 11, bestemmelse om taushetsplikt er nedfelt i fvl § 13, begrensninger i taushetsplikten fvl §§ 13a-13f. Videre bestemmelser om utrednings- og informasjonsplikt i fvl § 17, samt klage og omgjøring av vedtak, kap VI. Særdeles viktig er bestemmelsene om taushetsplikt og innsynsrett.
Offentlighetsloven
Lov om offentlighet i forvaltningen av 19.06.1970 nr 69 (offl)
(http://www.lovdata.no/all/nl-19700619-069.html)
Forskrift av 14.02 1986 nr 351. Delegering av myndighet
(http://www.lovdata.no/for/sf/jd/jd-19860214-0351.html)
Loven gjelder all virksomhet som drives av forvaltningsorganer, med visse unntak. Hovedregelen er at forvaltningens saksdokumenter er offentlige, dvs at enhver borger i utgangspunktet har innsynsrett, jf offl § 2, 1. ledd. Forvaltningsorganer har bl.a. plikt til å vise offentlig journal. To unntak her er likevel viktige, offl § 5a om lovbestemt taushetsplikt, jf fvl § 13 og offl § 6 som kan gi unntak på grunn av dokumentets innhold. Interne dokumenter kan unntas fra offentlighet, jf offl § 5. Det er også en plikt til å vurdere merofffentlighet, jf offl § 2, 3. ledd.
I medhold av offl § 11, 1. og 2. ledd er det gitt forskrift om journaler som er unntatt fra offentlighet.
Personregisterloven
Lov om personregistre m.m. av 9.06.1978 nr 48
(http://www.lovdata.no/all/nl-19780609-048.html)
Loven gjelder personregistre og bruk av personopplysninger i organ for stat eller kommune, i privat næringsvirksomhet, foreninger eller stiftelser. Etter personregisterlovens § 9 kreves det konsesjon for å opprette personregistre som skal gjøre bruk av elektroniske hjelpemidler. Loven inneholder bestemmelser om at det skal fastsettes regler for personregisteret som angir hvilke typer opplysninger registeret kan inneholde, personregisterlovens § 11. Det er også tatt med bestemmelser i § 8 om retting av opplysninger og i § 11 pkt 10 om sletting av opplysninger. 
Ny lov om behandling av personopplysninger er vedtatt (14.04.2000 nr. 031)og vil tre i kraft når forskriftene foreligger.
Forskrift om personregistre av 21.12.1979 nr 22
(http://www.lovdata.no/for/sf/jd/jd-19791221-0007.html)
Kapittel 1 omhandler innsynsretten i personregisterlovens § 7, 4.og 5. ledd. Forskriftens § 2-19 omhandler elektronisk arkiv. Elektroniske arkiv ført i lukket edb-system unntas fra konsesjonsplikten, likeså elektronisk arkiv i delt edb-system dersom det ikke inneholder opplysninger om rase, politisk eller religiøs oppfatning, om eventuelle straffbare forhold, om helseforhold eller seksuelle forhold, jf personregisterlovens § 6, 2. ledd. 
Pliktavleveringsloven
Lov om avleveringsplikt for allment tilgjengelige dokumenter av 9.06.1989, med forskrifter av 25.05.1990 (http://www.lovdata.no/all/nl-19890609-032.html)
Loven slår fast av slike dokumenter skal sendes i 5 eksemplarer til Nasjonalbibliotekavdelingen i Mo i Rana.
Økonomireglement for Staten 
(http://odin.dep.no/fin/norsk/p10001674/p10001941/006005-992071/index-dok000-b-n-a.html)
Kongelig resolusjon 26.01.1996.
Funksjonelle krav til økonomiforvaltning i staten er fastsatt av Finansdepartementet 24.10.1996. Reglementet gjelder for departementene og for underliggende statlige virksomheter som får sine bevilgninger på statsbudsjettet.
Økonomireglementet omfatter:
•	Styring med at bruk av statlige midler skjer innenfor rammen og forutsetninger fastsatt av Stortinget
•	Resultatoppfølging med utgangspunkt i Stortingets utgifts- og inntektsvedtak
•	Gjennomføring av tiltak for å sikre statens materielle verdier
•	Bestemmelser om regnskapsførsel
•	Bestemmelser om bevaring og kassasjon i regnskapsmaterialet

Utfyllende arkivbestemmelser
Utfyllende bestemmelser for arkivarbeidet er gitt i form av (vedlegg):
•	Kassasjonsregler for søknader om opptak til universiteter og høgskoler, godkjent av Riksarkivaren 11.06.1985
•	Kassasjonsregler for eksamensbesvarelser m.v. ved universiteter og høgskoler, godkjent av Riksarkivaren 14.12.1984

Sikkerhet
Arkivforskriften har til hensikt å sikre for fremtiden arkiv som har vesentlig kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon. Arkivforskriften stiller derfor krav til 
•	dokumentsikring
•	datasikkerhet
•	fysisk sikring
Lagringsmedium
Til kopibøker, journalutskrifter, saksdokumenter og annet arkivmateriale, samt telefaks og utskrift av elektronisk post (e-post) skal det benyttes godkjent papir. Dette er på pakningen merket med uendelighetssymbol og standardnummer ISO 9706.
Skriveutstyr, kopimaskiner og printere skal produsere lysekte skrift.
Elektronisk journal, som er avsluttet, skal overføres til CD-R (Compact Disc Recordable) eller tilsvarende medium, godkjent av Riksarkivaren. Adekvate rutiner for reservekopiering (backup) og arkivlogging utarbeides av IT-avdelingen i samarbeid med arkivleder.
Arkivutstyr
Omslag, arkivesker/emballasje, arkivskap og annet hvor arkivmateriale lagres/oppbevares skal være tilpasset de ulike typer og størrelser arkivmateriale og være av en slik kvalitet at det ikke skader arkivdokumentene.
Arkivskap
Sikkerhetskopier skal oppbevares i brannsikkert skap. Arkivskap som blir benyttet til bortsettingsarkiv og eldre, avsluttede arkiv skal ha brannmotstandsevne EI 90 eller høyere, ellers ikke andre krav enn at arkivskapene er låsbare.
Arkivlokale
Arkiv som er i hyppig bruk og dagligarkiv kan plasseres i vanlige kontorrom. Eldre og avsluttet arkiv og bortsettingsarkiv bør plasseres i spesialrom for arkiv.
Arkivlokalene skal gi arkivmaterialet vern mot vann og fukt, mot brann og skadelig varme, mot skadelig påvirkning fra klima og miljø og mot skadeverk, innbrudd og ulovlig tilgang.
Arkivforskriften gir nærmere regler om krav til arkivlokale i nybygg og ved ombygging (§4-3 til 4-12) og forutsetter innen 31.12.2001 en plan for utbedring av arkivlokale som ikke fyller kravene
Utlån av arkivmateriale
Interne utlån: Arkivpersonalet skal hjelpe saksbehandlere og ledere med å finne fram nødvendige dokumenter. Ingen arkivbokser eller saksomslag må fjernes fra sin plass i arkivet uten at utlånskort er utfylt og satt på sakens plass i arkivet. Utlån registreres også i journalen (gjelder kun for NOARK-brukere). Det er kun hele saker som skal lånes ut.
Låntaker er ansvarlig for saken inntil den returneres arkivet. Hjemlån av dokumenter er ikke tillatt. I stedet bør dokumentene kopieres. Intet må fjernes fra saksomslaget uten arkivets samtykke.
Eksterne utlån: Utlån til utenforstående eller private skal ikke forekomme. I stedet bør dokumentene kopieres.
Adgang til arkivet
Arkivlokalene skal være utformet slik at de sikrer mot tilgang for uvedkommende. Det skal utarbeides regler om hvem som har tilgang til arkivlokalet.
Taushetsplikt
Forvaltningslovens § 13 pålegger ansatte i offentlig forvaltning taushetsplikt. Arkivpersonalet har derfor ikke adgang til å gi opplysninger til uvedkommende om saker som man er blitt kjent med under utføring av sitt arbeid.
 
KAPITTEL 3:      ARKIVANSVAR OG ORGANISERING AV ARKIVARBEIDET
Universitetet i Bergen er underlagt arkivlovens og arkivforskriftens bestemmelser om arkivdanning og avlevering på lik linje med andre statlige organer. UiB har imidlertid ikke pr. i dag en arkivtjeneste som med rette kan kalles en felles arkivtjeneste for hele institusjonen slik Arkivforskriftens § 2-1 forutsetter. På grunn av institusjonens størrelse, mangfold og geografiske spredning, er arkivtjenesten organisert med en rekke arkiv med egne journaler.
De gjeldende arkivrutinene for UiB pålegger like fullt alle grunnenhetene plikt til å drive et arkiv i samsvar med arkivforskriften og etter felles arkivnøkkel for UiB. Arkivene ved de forskjellige grunnenhetene inngår som deler av universitetets arkiv (delarkiv). Dette omfatter virksomhet basert på offentlige midler og der universitetet har arbeidsgiveransvar. Unntak fra dette gjelder virksomhet under UNIFOB, universitetets fond og legater (FOL, Meltzer) som er selvstendige rettssubjekt og følgelig har egne arkiv.
Det gis felles grunnopplæring for alle arkivmedarbeidere ved UiB. Slik sett kan UiB samlet sies å ivareta arkivplikten for institusjonen.

Dagens organisering av arkivarbeidet: Hovedarkiv ved sentraladministrasjonen og delarkiv ved fakultetet / grunnenhetene
Sentraladministrasjonen ved UiB har et felles hovedarkiv. Ellers har de syv fakultetene, de enkelte instituttene / sentrene sine egne delarkiv. Arkivtjenesten gjenspeiler således organisasjonsstrukturen ved UiB slik det fremgår av nedenstående modell:

Ingen av delarkivene tatt i bruk elektronisk arkiv eller saksbehandlingssystem. Følgende enheter har derimot tatt i bruk elektronisk journal (DocuLive Noark Plus):
Sentraladministrasjonen:
- Universitetsdirektøren (hovedarkivet)
- Kollegiesekretariatet (hovedarkivet)
- Personal- og økonomiavdelingen (hovedarkivet)
- Avd. for administrativ kvalitetsutvikling (hovedarkivet)
- Informasjonsavdelingen (hovedarkivet)
- Eiendomsavdelingen (delarkiv)
- Forsknings- og utdanningsavdelingen (delarkiv)
- IT-avdelingen (delarkiv)
Det historisk-filosofiske fakultet, sekretariatet
Det medisinske fakultet, sekretariatet
Det samfunnsvitenskapelige fakultet, sekretariatet, instituttene og sentrene
Arkivene ved hver av disse enhetene har egne journaldatabaser. De øvrige fakultetene, UB, Bergen Museum og UMS har manuelle journaler. 
Oversikt over hva arkivtjenesten ved UiB ellers omfatter fremgår av kap 4 i planen.
Det arkivfaglige ansvaret ved Universitetet i Bergen
Det faglige ansvaret for arkivtjenesten ved Universitetet i Bergen ligger til hovedarkivet v/ arkivleder. Stillingen som arkivleder ved Hovedarkivet er direkte underlagt universitetsdirektøren.
Arkivleder har ansvar for UiBs hovedarkiv. Hun skal dessuten sørge for at arkivtjenesten ved hele universitetet organiseres og utføres etter gjeldende bestemmelser gjennom å gi instrukser, råd og faglig veiledning i det lokale arkivarbeidet. Arkivleder har videre ansvar for periodisering, bortsetting og avlevering av arkivene, og for å holde arkivplanen oppdatert.
I tillegg finnes det faglige nettverk av arkivmedarbeidere (for eksempel Brukerforum for DocuLive-brukere ved UiB). Det er også under utvikling et brukerstøtteapparat av ressurspersoner i bruk av elektronisk journalføring, og et IT-faglig støtteapparat ved IT-avdelingen. 
Følgende modell viser det arkivfaglige ansvaret med støttefunksjoner:

Det organisatoriske ansvaret for arkivtjenesten ved Universitetet i Bergen
Det organisatoriske ansvaret for arkivtjenesten ved Universitetet i Bergen følger linjen i organisasjonen på følgende måte: 
Universitetsdirektørens ansvar
Arkivansvaret ved Universitetet i Bergen ligger hos institusjonens øverste administrative leder, universitetsdirektøren. Han har hovedansvaret for at forholdene ligger til rette for en best mulig arkivtjeneste. Han skal sørge for oppbygging og vedlikehold av kompetanse, egnete lokaler og ressurser i form av utstyr og materiell. Han skal sørge for at det gis tid og mulighet til å utføre arkivarbeidet på en tilfredsstillende måte. Universitetsdirektøren har ansvar for at offentlighetsprinsippet forvaltes etter offentlighetsloven og gjeldende forskrifter.
Fakultets- og avdelingsdirektørenes ansvar
Fakultets- og avdelingsdirektørene har ansvar for at arkivfunksjonen blir ivaretatt i henhold til de krav som arkivforskriften stiller. De skal legge forholdene til rette for den organisatoriske oppbyggingen av delarkiv ved fakultetet / avdelingen. Videre skal de påse at alle grunnenheter er tilknyttet et delarkiv basert på felles arkivnøkkel for UiB. Dette innbefatter også sentre, midlertidige prosjekter, eksternt finansierte prosjekter (for eksempel NFR) etc.
Fakultets- og avdelingsdirektør har dessuten ansvar for at offentlighetsprinsippet forvaltes ved delarkivet etter offentlighetsloven og gjeldende forskrifter.
Nestleder / kontorsjefs ansvar
Fakultetsdirektør / avdelingsdirektør kan delegere oppgaver innen sitt ansvarsområde til nestleder / kontorsjef og til kontorsjefene ved institutter og andre grunnenheter.
Kontorsjefene ved grunnenhetene har ansvar for å medvirke i tilretteleggingen av arkivtjenesten.
De arkivansvarliges ansvar
Hvert delarkiv skal ha en arkivansvarlig. I mange tilfeller vil den arkivansvarlige også ha daglige arbeidsoppgaver knyttet til arkivet (arkivmedarbeider). Den arkivansvarlige skal utøve et selvstendig arkivfaglig skjønn etter arkivforskriften og arkivrutinene ved UiB.
Arkivmedarbeidernes ansvar
Arkivmedarbeiderne har ansvar for at det praktiske arkivarbeidet utføres i samsvar med gjeldende instrukser. Arkivmedarbeideren har rett og plikt til å gjennomgå den opplæring og skolering som blir bestemt og for selv å opprettholde sin arkivfaglige kompetanse.
Saksbehandlers ansvar
Saksbehandlerne plikter å følge de retningslinjer som gjelder for arkivtjenesten ved UiB i all dokumentbehandling, arkivdanning og bruk av arkivet. Saksbehandler skal også kjenne arkivplanen for UiB.
Fremtidig organisering av arkivtjenesten ved Universitetet i Bergen: Felles arkivtjeneste og færre arkiv
Arkivforskriftens § 2-1 om en felles arkivtjeneste for hele institusjonen må få konsekvenser for organiseringen av arkivtjenesten ved UiB i tiden fremover. Målet må være at UiB får en felles journal og arkivbase basert på Norsk arkivstandard (NOARK) og at institusjonen ikke har flere delarkiv enn nødvendig. Videre må det være en målsetting å redusere omfanget av dobbeltarkivering.
For å nå disse målsettingene, må det i tiden fremover foretas visse organisatoriske endringer vedrørende arkivtjenesten, det må satses på kompetanseoppbygging, ansvarsforholdene må synliggjøres sterkere og det vil være nødvendig med en grundig gjennomgang av praksis og rutiner i saksbehandling og kommunikasjon ved UiB.
Følgende strategier og tiltak vil kunne være med å fremskynde en slik utvikling:
•	Kvalitetssikre oppfølgingen av UiBs rutiner for post-, arkiv og saksbehandling på alle nivå
•	Forberede innføring av felles elektronisk journal-, arkiv og saksbehandlingssystem ved UiB, jfr. tiltak i IT-strategiplanen for UiB der det fremgår at spørsmålet skal utredes i planperioden.
•	Prøve ut elektronisk arkiv- og saksbehandlingssystem ved enkelte enheter ved UiB (pilotprosjekt)
•	Styrke det faglige samarbeidet mellom arkivtjenesten og IT-avdelingen i utvikling og bruk av felles arkivsystem
•	Opplæring / kompetanseutvikling i profesjonelt arkivarbeid, også for saksbehandlere og ledere
•	Knytte de ulike delarkivene ved UiB som pr. i dag har elektronisk journalsystem sammen i en felles journaldatabase
•	Vektlegge linjeledelsens ansvar for arkivtjenesten
•	Ved omorganisering av virksomheten og endring i arbeidsfordeling mellom enhetene, må konsekvensene for organisering av arkivtjenestene klargjøres. 

KAP. 4      ARKIVORDNINGEN VED UNIVERSITETET I BERGEN 
I det følgende blir det gjort rede for arkivordningen ved Universitetet i Bergen. Fremstillingen avgrenser seg til administrasjonens arkiv – hovedarkivet. Vitenskapelige arkiv og forskningsarkiv er holdt utenfor. Arkivene ved fakultetene og de øvrige avdelingene ved UiB blir omtalt i lokale arkivplaner som vil bli innarbeidet i den endelige arkivplanen.
Administrasjonens arkiv begynner i 1949. Sakarkivet fra 1949 til og med 1972 ble gjennomgått og ordnet i 1981, det ble da også foretatt kassasjon. I tvilsspørsmål ble Statsarkivet kontaktet. Administrasjonens arkiv omfatter journaler, sakarkivet, kopibøker, budsjettforslag, Kollegiets protokoller, doktorgradsprotokoller, studie- og eksamensarkiv og lønns- og regnskapssaker. Hovedarkivet er arkiv for universitetsdirektøren, Det akademiske kollegium og øvrige avdelinger i administrasjonen. Enkelte avdelinger har imidlertid sine egne fagarkiv og sine egne journaler, og er delarkiv innenfor sentraladministrasjonens databaserte journal.
Arkivserier/arkivdeler
Arkivet består av ulike arkivserier og arkivdeler. Med arkivdeler menes arkivmateriale som er en del av en arkivserie, f. eks. personalarkiv som er en del av sakarkivet. De vanligste arkivseriene er møtebøker, kopibøker, postjournaler, sakarkiv og ulike typer spesialarkiv.
Arkivene ved fakultetene og avdelingene inneholder stort sett de samme arkivserier og –deler som administrasjonens arkiv. Jfr. § 2-4 i arkivforskriften om arkivordningen som viser hva som inngår i dagligarkivet (aktivt arkiv).
Journaler – journalsystem
Journalen er et hjelpemiddel for gjenfinning av sakene og inneholder alle nødvendige opplysninger om det enkelte dokument som blir journalført, jfr. § 2-7 i arkivforskriften. Dokument som hører til samme sak, knyttes sammen – i papirbasert journal ved lenking av journalnumrene, i databasert journal med felles saknummer. Den databaserte journalen gir gode muligheter for søking og gjenfinning av dokumenter og saker. Fra 1975 og fram til databasert journal ble tatt i bruk 17.3.92, hadde hovedarkivet et journalregister (avsenderregister) som hjelpemiddel i gjenfinningen. I journalen registreres all inn- og utgående korrespondanse, jfr. arkivforskriftens § 2-6.
Den første journalen er fra 1949-50. For høsten 1948 har hovedarkivet kopi av Bergen Museums styre sin journal over ankomne og utgåtte skrivelser 1948. Fra 1949 til og med 1968 er journalen inndelt med egne kapitler for Det akademiske kollegium, fagdepartementet (Kirkedept.), fakultetene, universitetets forskningsfond, rektor, sekretæren, Bergens museumsråd, direktør og avdelinger som ble opprettet etter hvert som universitetet vokste. Disse egne kapitlene ble merket med romertall fra I til XI (XIV i 1968). Dette lettet gjenfinningen når en visste hvem som var avsender/mottaker av dokument. For perioden 1949-50 ble også arkivsakene ordnet i mapper med tilsvarende merking. Administrasjonen har siden 1992 journalført i databasert journal. Ved anskaffelsen het journalsystemet Omega og var levert av Norsk Data. Fra 1994 ble Omega overtatt av Siemens Nixdorf (senere Siemens Business Systems) og gitt nytt navn – Doculive Noark Plus. Nåværende versjon er Doculive Noark Plus 5.1c og leverandør er Software Innovation ASA.
Tidligere manuelle, papirbaserte journaler er innbundet – én pr. år, og oppbevares i Hovedarkivet, Christiesgt. 18. Hovedarkivet tar utskrift av fullstendig journal (løpende journal) hver dag, både av sikkerhets grunner og for kvalitetssikring av den offentlige journalen som legges ut på internett. Utskrift av hele journaldatabasen tas ved avslutning av arkivperioden, og saneringen foretas som beskrevet i NOARK-3 standarden. Nærmere om dette under pkt. om periodisering.
Arkivnøkler
Arkivnøkkel er ikke brukt på sakarkivet fra 1949 til 1950. Arkivsakene ble ordnet etter journalnummer og lagt i mapper merket med romertall lik inndelingen av journalen, (jfr. pkt. over om journaler). Fra 1951 ble det utarbeidet egen arkivnøkkel for UiB, som senere ble bygget ut og forandret - først fra 1958 og videre utbygget i 1960-årene. Fra 1973 gikk UiB over til ny, emneinndelt arkivnøkkel bygget på desimalsystemet fra klasse 0 til 9. For klasse 0, 1 og 2 tok vi i bruk Felles arkivnøkkel for statsforvaltningen, som er en standard for alle statsinstitusjoner. For universitetets fagsaker, fra klasse 3 og utover, ble nøkkelen lagt opp etter mønster fra Universitetet i Oslo. Fakultetene har fulgt administrasjonens arkivnøkkel så langt den passet, og fra slutten av 1970-årene har også enkelte institutt og avdelinger tatt i bruk samme arkivnøkkel som administrasjonen – tilpasset sitt arkivmateriale. Dagens arkivnøkkel ble revidert i 1991 i samarbeid med fakultetssekretariatene.
Fortegnelser og gamle arkivnøkler finnes i Hovedarkivet. Den gjeldende arkivnøkkel følger som vedlegg.
Kopibøker
Kopiboken er en kronologisk samling av kopier av alle utgående brev, jfr. § 3-9 i arkivforskriften. Brevkopiene skal være signerte. Administrasjonen har tre typer kopibøker – en for utgående brev, en for utgående brev til fagdepartementet og en for utgående annonser til annonsebyrå. Kopibøkene skal bindes inn, før bortsetting.
Sakarkiv
Sakarkiv med tilhørende registre (kopibok og journal) omfatter alle saksdokumentene i arkivet som faller inn under saksbegrepet. Sakarkivet er ordnet etter arkivnøkkel for Universitetet i Bergen – klassene 0, 1 og 2 for egenforvaltning (Fellesnøkkelen) og klassene 3, 4 og 5 for fagsakene. Klasse 8 er tatt i bruk for saker som gjelder miljø- og naturvern og statistikk og klasse 9 Diverse for saker som faller utenom både fellesnøkkelen og fagsakene. Jfr. arkivforskriften §2-5
Sakarkivet inneholder både administrative saker og fagsaker. Den administrative delen inneholder emnene organisasjon og administrasjon, eiendommer og bygninger, økonomi og budsjetter, personell og personalsaker. Fagsakene omfatter emner vedr. undervisning og studier, forskning og om studenter og studentforhold.
Fra 1949 til og med 1972 er sakarkivet ordnet og satt bort pr. år. Fra og med 1973 er sakarkivet satt bort i arkivperioder på 5 år.
Regnskapsmateriale – lønnssaker
Regnskapsavdelingen har siden universitetet begynte sin virksomhet hatt eget arkiv utenom det vanlige sakarkivet. Tidligere var regnskapsmaterialet også ordnet etter egen arkivnøkkel. I dag journalføres regnskapssakene i administrasjonens journal etter vanlige regler.
Lønnsavdelingen har også hatt og har sitt eget arkiv utenom det vanlige sakarkivet. Lønnsavd. journalfører sine saker som krever saksbehandling i administrasjonens journal.
Både Regnskapskontoret og Lønnskontoret har avlevert arkivmateriale til Statsarkivet for perioden 1946 til 1962 – se vedlegg.
Arkivbegrensning, bevaring, kassasjon 
Reglene for arkivbegrensing, bevaring og kassasjon i kap. III C i arkivforskriften praktiseres slik ved UiB:
Arkivbegrensning
Arkivbegrensning vil si at dokument som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, blir holdt utenfor eller fjernet fra arkivet. Arkivbegrensning er en integrert del av det daglig arkivarbeidet, og gjennomføres i forbindelse med postbehandling eller arkivlegging. På denne måten reduseres tilveksten til arkivet samtidig som vi sikrer at bare arkivverdig materiale blir journalført og arkivlagt. Materiale som blir skilt ut ved arkivbegrensning, kan oppbevares separat utenfor arkivet, slettes eller kastes. For nærmere opplysning om hva som skal skilles ut ved arkivbegrensning, vises til § 3-19 i arkivforskriften.
Bevaring
Riksarkivaren har gitt bevaringpåbud på en del materiale som skal oppbevares for alltid. Det vises til § 3-20 i arkivforskriften som lister opp hvilke typer arkivmateriale dette er.
Kassasjon
Kassasjon vil si at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon, blir tatt ut fra arkivet og slettet eller tilintetgjort, jfr. §§ 3-18 og 3-21 i arkivforskriften. Riksarkivaren har fastsatt bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fellessakene i statsforvaltningen (klasse 0, 1 og 2 i arkivnøkkelen). Saker utenom disse, altså universitetets fagsaker, kan ikke kasseres før det er utarbeidet kassasjonsregler godkjent av Riksarkivaren. 
Hittil har Riksarkivaren godkjent to kassasjonsregler:
- for søknader om opptak til universiteter og høgskoler, brev av 11.6.85
- for eksamensbesvarelser m.v. ved universiteter og høgskoler, brev av 14.12.84.
Kassasjon i sakarkivet bør vurderes hvert 5. år i forbindelse med avslutning av arkivperioden. Det er ikke foretatt kassasjon i administrasjonens arkiv etter 1972. Det vil bli utarbeidet felles rutiner for UiB i forbindelse med kassasjon av fellessakene under klassene 0, 1 og 2 i arkivnøkkelen hvor vi allerede har Riksarkivarens kassasjonsbestemmelser, for på denne måten å samordne kassasjonen. De som har databasert journal kan vurdere bruk av kassasjonsfeltet på saksnivå, slik at kassasjon vurderes samtidig som saken registreres i journalen.

Periodisering og bortsetting av arkivmateriale
Periodeinndeling
I følge arkivforskriften §3-12 skal sakarkivet og tilhørende journal deles inn i perioder. Det skal være samsvar mellom periodeinndeling i journal og sakarkiv. Før 1977 ble administrasjonens sakarkiv satt bort for hvert år. Siden 1973 (ved overgang til ny arkivnøkkel) har hovedarkivet praktisert arkivperioder på 5 år, den første perioden begynner 1973-77. Sakarkivet blir satt bort samlet for 5-års perioden, mens journalene er er ordnet pr. år. Kopibøker og journalregistre settes bort tilsvarende sakarkiv. Nåværende arkivperiode løper fra 1.1.98 til og med 31.12.02. Fra 1.1.2003 starter ny arkivperiode for administrasjonens arkiv, og alle andre arkiv ved UiB periodiseres fra samme dato.
Periodisering skal dessuten foretas ved omorganiseringer, skifte av journalsystem o.l., se nedenfor om periodeskille.
Rutiner for periodisering av papirbasert arkivmateriale
Ved periodisering settes et skarpt periodeskille i arkivet. Sakarkivet avsluttes og det opprettes nye mapper i det daglige arkivet. Uavsluttede, aktive saker kan overføres til den nye arkivperioden ved henvisninger i journalen og mappene. Arkivmaterialet fra den avsluttede perioden skilles ut fra det aktive arkivet til bortsettingsarkiv. Dette omfatter det papirbaserte sakarkivet, journaler, journalregistre og kopibøker.
Rutiner for periodisering av databasert journal
Databasert journal periodiseres i samsvar med sakarkivet. Hovedarkivet har nylig foretatt periodisering (sanering) av elektronisk journal for perioden 1992-97 i samsvar med kravene i NOARK-3. Journalen for perioden som skal saneres, avsluttes og legges over på en historisk database (søkbar for gjenfinning og registrering av utlån). Saker som har vært aktive i en 2-års overlappingsperiode, følger med over i den nye arkivperioden. Kopi av den sanerte journaldatabasen skal sendes Riksarkivet snarest etter saneringen, mens en kopi oppbevares i hovedarkivets brannrom.
Bortsetting av arkivmateriale
Ved bortsetting skal arkivmaterialet legges i arkivbokser og ordnes etter arkivnøkkel og den oppstillingsplan som ble brukt når materialet var aktivt. Navn på arkivskaper, arkivkode og arkivbetegnelse samt tidsrommet materialet omfatter, skal stå på mappene og utenpå arkivboksene. Møtebøker, protokoller, kopibøker og papirbaserte journaler skal bindes inn før bortsetting og settes på egen plass i bortsettingsarkiv. Jfr. arkivforskriften § 3-14.
Avlevering av eldre arkiv
Universitetet i Bergen har ikke hatt større avleveringer av arkivmateriale til Statsarkivet i Bergen. I perioden 1982-84 ble en del materiale fra Økonomiavd., Studentkontoret (perioden 1946-1960/61) og deler av Bergen Museums arkiv avlevert. (Kvittering for mottak datert 30.4.90 fra Statsarkivet). Bergen Museums arkiv (1825-1958) ble overlevert i 1980 og katalogisert av Statsarkivet i Bergen. Hovedarkivet har ett eksemplar av katalogen.

KAP. 5      REGLEMENT, INSTRUKSER OG RUTINER FOR ARKIVARBEIDET VED UNIVERSITETET I BERGEN
Postbehandling – inngående post
Det er utarbeidet felles rutiner for postbehandlingen internt ved UiB, se nedenfor. De enkelte delarkiv lager sine lokale retningslinjer, basert på disse felles retningslinjene.
Sortering og åpning
Inngående post adressert til institusjonen sorteres og åpnes av den ansvarlige for arkivarbeidet. Viser her til § 3-1 i arkivforskriften. Vi bør gjennomføre arkivbegrensning allerede ved åpning av posten ved at vi skiller ut det som ikke skal være gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon på annen måte.
Tjenestepost
Post som er personlig adressert, men som gjelder institusjonen, - bringes snarest til arkivansvarlig for registrering (journalføring). Personlig adressert post hvor institusjonsnavnet kommer først, skal åpnes av arkivet.
Tjenestepost er i hovedsak alle dokumenter som krever en eller annen form for saksbehandling. Jfr. § 2-6 i arkivforskriften for nærmere utdypning.
Telefaks
Telefaks vurderes på samme måte som annen post med hensyn til om den er et saksdokument som skal journalføres. Telefaks skal journalføres når den mottas, selv om det fremgår at brev blir ettersendt.
E-post
Regler for bruk av elektronisk post (e-post) i saksbehandling ved Universitetet i Bergen
(Rundskriv fra Universitetsdirektøren)	

1. Arkivverdig og arkivuverdig e-post
2. E-postmottak
3. Adressering av e-post
4. Postbehandling
5. Arkiveksemplaret av e-post
6. Avsenders e-postadresse
7. Utsending av e-post
8. Utsending av dokumenter og større vedlegg til mange mottakere
9. Hvilke dokumenter kan sendes via e-post?
10. Lokale rutiner 

1. Arkivverdig og arkivuverdig e-post
Disse reglene gjelder for e-post som dekkes av offentlighetslovens dokumentbegrep og arkivlovens og arkivforskriftens bestemmelser om dokumentbehandling. Dette innebærer at reglene omfatter e-post som på grunn av form og/eller innhold må regnes som saksdokument og følgelig er arkivverdig, mens dokument, som ikke regnes for å være arkivverdige, faller utenfor.
 
2. E-postmottak
I samsvar med arkivforskriften opprettes det et sentralt e-postmottak for alle enheter som fører egen postjournal. E-postmottakene skal ha samme standard-adresse med ordet post før den elektroniske forkortelsen på avdelingen/instituttet. E-postmottak til alle avdelinger opprettes av IT-avdelingen. Av sikkerhetsmessige grunner begrenses tilgangen til E-postmottaket til tre personer. Den enkelte avdeling må selv rekvirere E-postmottak og eventuelt endre tilgangen til dette ved at hver person som skal ha slik tilgang fyller ut IT-avdelingens standardskjema for tilgang til sentrale IT-systemer ved UiB og sender disse til IT-avdelingen. Det gis også mulighet for E-postmottak for enheter som ikke fører felles postjournal. Post som mottas eller sendes fra dette postmottaket videresendes i den utstrekning det er arkivverdig, til det sentrale E-postmottaket. De samme sikkerhetsrutiner gjelder for opprettelse av slike E-postmottak.
 
3. Adressering av e-post
Alle dokument som regnes som saksdokument (dvs. er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon) og som sendes elektronisk, skal adresseres til de enkelte e-postmottakene og ikke til enkeltpersoner. Enkeltpersoner som mottar saksdokumenter til sin egen e-postadresse, skal videresende saksdokumenter til e-postmottakene for registrering.
 
4. Postbehandling
Postmottaket skal sørge for at det blir tatt papirutskrift av dokumentet (arkiveksemplaret) som stemples, journalføres og fordeles på vanlig måte i tråd med arkivforskriften. I tillegg kan det ved hver avdeling utformes rutiner for lagring av e-post og vedlegg, slik at det er enkelt for saksbehandleren å hente frem den elektroniske versjonen. Postmottaket er også ansvarlig for viderefordeling av mottatt e-post internt, evt. ved videreforsendelse i henhold til adressegruppelister. Ansvaret for oppdatering av slike adressegruppelister tilligger postmottaket. Alle medarbeidere har ansvar for å videresende til enhetens e-postmottak personlig adressert e-post som viser seg å være tjenestepost, slik som praksis skal være for vanlig post.
 
5. Arkiveksemplaret av e-post
Papirutskriften av e-post med enhetens poststempel tjener som "original" og utgjør arkiveksemplaret. Det brukes poststempel med farge, slik at det "originale" dokumentet kan skjelnes fra kopier og konsepter. Dersom dokumentet ettersendes i papirutgave, skal utskriften lukes ut og erstattes av originalen, jf § 3-3, 2. ledd i Arkivforskriften
 
6. Avsenders e-postadresse
Enhetens e-postmottak skal være avsenderadresse når e-post brukes ved utsending av tjenestepost. Saksbehandlers e-postadresse kan eventuelt komme i tillegg.
 
7. Utsending av e-post
Rutiner for utsending av elektronisk post utformes lokalt, men må sikre at følgende hensyn blir ivaretatt: - E-post skal være kortfattet, uformatert informasjon - Formatert informasjon som Word- og Excel-dokumenter sendes som vedlegg - Det skal tas kopier/utskrifter av dokumentet til kopibok og saksarkiv - Det skal registreres i journalen at dokumentet er sendt - Gjeldende underskriftsfullmakter skal følges - Arkiveksemplaret av dokumentet må kunne identifiseres (for eksempel ved at dokumentet er underskrevet, har fått påført arkivkode eller lignende) Det må klargjøres i oversendelsen om dokumentet bare sendes elektronisk og følgelig skal journalføres hos mottaker, eller om det følger som vanlig post i tillegg, jfr. pkt. 5.
 
8. Utsending av dokumenter og større vedlegg til mange mottakere
Informasjon, større dokumenter (- som Word/excel-filer med grafikk etc.) , saker av generell interesse etc. bør legges ut på veven og ikke sendes som elektronisk post. Dersom e-post benyttes for å gjøre oppmersom på denne informasjonen, bør den adresseres til enhetenes e-postmottak. Postfordeling, prioritering, arbeidsfordeling og videre oppfølging vil da kunne skje internt.
 
9. Hvilke dokumenter kan sendes via e-post?
E-post bør av sikkerhetsmessige grunner ikke benyttes til å sende dokumenter som inneholder sensitive personalopplysninger, fortrolige opplysninger, eller i saker der det av økonomiske, sikkerhetsmessige eller andre grunner bør være original signatur på dokumentet.
 
10. Lokale rutiner
Innenfor rammen av offentlighetsloven, arkivforskriften og disse reglene utarbeider de enkelte enheter rutinebeskrivelser som sikrer forsvarlig bruk av e-post. 	
Arbeids- og administrasjonsdepartementet og Kulturdepartementet har utarbeidet retningslinjer for bruk av e-post i statsforvaltningen (http://odin.dep.no/aad/norsk/publ/veiledninger/002001-120007/index-dok000-b-n-a.html). 
Hovedarkivets e-postadresse er: Postmottak@uib.no

Stempel
Dokumentene påføres journalstempel med rubrikker for:
- navn på institutt/avdeling
- saksnummer (journalnummer)
- mottattdato
- evt. også:
- saksbehandlers initialer
- arkivkode (hvor i det fysiske arkiv saken ligger)
Journalføring og fordeling av innkommet post
Journalføring
Arkivansvarlig registrerer innkommet post i journalen før den går til saksbehandling. Opplysningene i journalen skal være slik at vi kan identifisere dokumentet uten å røpe opplysninger som er undergitt taushetsplikt i henhold til lov. For nærmere detaljer om journalføringen, vises til brukerhåndboken for Doculive (vedlegg) for de som har databasert journal, ellers vises til § 2-7 i arkivforskriften.
Fordeling
Etter registrering, fordeler arkivet posten i samråd med avdelingsleder. Saksbehandlers initialer, (evt. avdeling), noteres deretter i journalen og på saksdokumentene.
Dersom en sak eller dokument blir overført fra en saksbehandler/avdeling til en annen, må melding sendes arkivet for ajourhold av journalen
Bilegging
Dersom bilegging praktiseres, skal arkivet sørge for at tidligere korrespondanse legges ved.
Postbehandling – utgående brev
Adressering
Utgående brev som er tjenestepost, skal ikke adresseres til enkeltpersoner, men til institusjonen. Feil adressert post til enkeltpersoner, kan forsinke registrering og levering til saksbehandler. Derfor er det viktig når en ber om svar fra en adressat, å be om at svar/uttalelse sendes institusjonen (institutt/avdeling).
Kopier
Arkivet skal ha 2 kopier av utgående brev, - 1 til saksarkiv og 1 til kopiboken. En tredje kopi kan evt. sirkulere på institutt/avdeling som informasjon, f.eks. samlet opp pr. uke.
Overskrift
På utgående brev skal det velges en overskrift som er dekkende for innholdet, og der det er mulig, bruke benevnelser som samsvarer med stikkordene i arkivnøkkelen. Overskriften er til hjelp for arkivpersonalet for å få en mest mulig dekkende sakstittel i journalen, spesielt dersom en fører databasert journal. Det skal bare omtales én sak i hvert brev.
Referanse
Journal- eller saksnummer skal føres som referanse på alle utgående brev. Ved besvarelse av innkommet brev brukes samme saksnr. som er stemplet på brevet ved journalføringen. Utgående brev som starter en ny sak, får tildelt nytt saksnr. fra arkivet. Henvisning til avsenders referanse bør alltid tas med.
Saker unntatt offentliggjøring
Det er saksbehandlers plikt å vurdere om dokumentet er unntatt offentlighet, og evt. føre dette på dokumentet sammen med hjemmel for unntaket.
Vedlegg
Vedlegg til brev skal angis i teksten, og det totale antall vedlegg gis til slutt i brevet.
Arkivering og oppfølging av saksdokumenter
Avskriving og arkivering
Når en sak er besvart og ekspedert, skal den arkiveres, dvs fysisk legges i arkivmappen. Før dette, må vi imidlertid avskrive den i journalen med dato for utgående brev og navn på adressat. Alle dokumentene i saken skal arkiveres samlet og vi kontrollerer at arkivkoden er rett. For nærmere beskrivelse om avskriving i elektronisk journal, vises til brukerhåndboken for Doculive (vedlegg)
Brev som ikke krever svar, eller som er av orienterende art, returneres til arkivering påført signatur og dato. Evt. kommentarer knyttet til brevet, noteres direkte på brevet eller på eget ark – ("gule lapper" er ikke arkivbestandige og skal derfor ikke benyttes til dette formålet). 
Utlån
Interne utlån: Den arkivansvarlige plikter å hjelpe det øvrige personalet med å finne nødvendige dokumenter for saksbehandlingen. Under utlån, er det den som har lånt dokumentene som er ansvarlig for oppbevaring og tilbakelevering.
Personalsaker skal ikke utlånes med mindre det er nødvendig for saksbehandlingen.
Når en sak utlånes, skal det alltid settes inn utlånskort eller annet som viser hva som er utlånt og av hvem. I databasert journal registreres utlån i systemet. Det er bare arkivpersonalet som henter ut og legger tilbake utlånte dokumenter.
Eksterne utlån: I følge arkivforskriften § 3-11 skal det ikke lånes ut arkivmateriale til eksterne brukere uten i spesielle tilfelle. Presse og publikum har imidlertid krav på innsyn i Off. journal. På anmodning om innsyn, finner arkivet fram saken. Alle forespørsler om innsyn (kopi av saker) må forelegges overordnet ledelse til vurdering før dokumentene gis ut.
Restanselister
I følge arkivforskriften (§ 3-7), skal det 4 ganger i året lages oppgave over innkomne saker som ikke er besvart (restanseliste). Oversikten settes opp på grunnlag av journalen - en noterer seg de sakene som ikke er besvart (avskrevet), og oversikten leveres de respektive saksbehandlere eller avdelinger. I databasert journal tas restanselisten ut som en rapport fra systemet.
OBS-saker og forfallssaker
Hovedarkivet (Administrasjonen) følger ordningen med oppfølging av høringssaker slik at disse sakene legges i "venteskuff" med intern høringsfrist (OBS-saker). Når fristen er ute, leveres saken med de innkomne uttalelsene til saksbehandler. I databasert journal legges den interne høringsfristen - OBS-fristen – inn i systemet slik at vi lett kan få ut oversikter over forfall.
Forfallsdato er uttalefrist på saker som vi mottar - ekstern høringsfrist. Arkivansvarlig evt. i samarbeid med saksansvarlig passer på at fristen blir overholdt. I databasert journal kan oversikt over forfall tas ut som rapporter.
Offentlig journal
I henhold til Lov om offentlighet i forvaltningen (Offentlighetsloven), er forvaltningens saksdokumenter offentlige, og unntak må begrunnes med særskilt hjemmel. Dette kan være på grunn av
- lovbestemt taushetsplikt (off.l. § 5a)
- dokumentets innhold (off.l. §6)
eller fordi det dreier seg om
- interne dokumenter (off.l. § 5)
Journalen er offentlig og må derfor skjermes for opplysninger i de saker som kan unntas ihht §§ 5 og 6 i Off.loven. Dette kan skje ved å bruke nøytrale beskrivelser, utelatelser eller overstrykninger i innholdsbeskrivelsen i den kopi av journalen som allmennheten kan kreve innsyn i.
Databasert journalføring
Databaserte journalsystemer er laget etter NOARK-standarden. NOARK - Norsk arkivsystem - er en standard for edb-journalføring i statsforvaltningen og en leverandøruavhengig kravspesifikasjon - ikke et operativt system. Den viktigste forskjellen mellom databasert og manuell journalføring, er bruken av et fast saksnummer til erstatning for det tradisjonelle kronologiske journalnummeret - såkalt "saksprinsippet". Når et dokument er registrert for første gang og har fått et saksnr., vil alle de neste dokumentene i saken beholde saksnr., mens dokumentene blir nummerert med fortløpende dokumentnummer innenfor saksnummeret. Vi har med dette fått to nye begreper: sak og dokument. Årstallet må alltid skrives sammen med saksnummeret, fordi en fra hvert årsskifte starter fra saksnr. 1. Databasert journalføring gjør det mulig å søke opp saker og dokumenter slik at arkivet blir lettere tilgjengelig og gir et bedre informasjonsgrunnlag for saksbehandlerne.
Databaserte journalsystemer gir oss mulighet for å ta ut en del rapporter, bl.a.:
- dagens journal ( fullstendig liste over alle inn- og utgående brev)
- postliste (liste over innkomne brev - brukes til fordeling)
- offentlig journal (bestemte opplysninger er utelatt ihht. Off.loven)
- oversikt over saker med forfallsdato (forfallsliste)
- restanseliste (oversikt over ikke-avskrevne innkomne brev)
Rapportene tas ut etter behov, men merk at restanselisten er pålagt å ta ut fire ganger i året, jfr. § 3-7 i arkivforskriften.
Arkivbegrensning og kassasjon – jfr. også kap. 4
Arkivbegrensning
Arkivbegrensning er å skille ut arkivuverdig materiale, jfr. § 3-19 i arkivforskriften. Dette bør skje allerede ved sortering og åpning av innkommet post, eller ved arkiveringen, slik at dette materialet blir holdt utenfor eller fjernet fra arkivet. Arkivpersonalet og saksbehandlerne bør samarbeide om å utarbeide regler/rutiner for hvilke dokumenter som ikke skal behandles som arkivverdig.
Kassasjon
Kassasjon er å kassere allerede arkivert materiale. Kassasjon i saksarkivet bør vurderes hvert 5. år i forbindelse med periodiseringen. Siden vi ikke har utarbeidet regler for kassasjon av fagsakene, har vi heller ikke ikke foretatt kassasjon. Felles retningslinjer for kassasjon av fellessakene under klasse 0, 1 og 2 i arkivnøkkelen bør utarbeides.
Periodisering og bortsetting av arkivmateriale – jfr. også kap. 4
Periodeinndeling
Hovedarkivet praktiserer arkivperioder på 5 år. Første perioden begynte 1973-77. Før den tid ble hvert år satt bort for seg. Periodisering skal foretas ved omorganiseringer, skifte av journalsystem o.l. Ved periodisering settes et skarpt periodeskille i arkivet. Saksarkivet avsluttes og det opprettes nye mapper i det daglige arkivet. Uavsluttede saker kan overføres til den nye arkivperioden ved henvisninger i mappene.
Kopibøker og papirbasert journal, skal bindes inn før bortsetting.
Databasert journal periodiseres i samsvar med saksarkivet etter kravene i NOARK-3. Det vil si at alle saker i perioden som skal saneres, avsluttes og legges over på en historisk database (søkbar). Saker som har vært aktive i en 2-års overlappingsperiode, følger med over i den nye arkivperioden.
Bortsetting av arkivmateriale
Ved bortsetting skal arkivmaterialet legges i arkivbokser, og settes bort etter oppstillingsplan. Arkivkode og –betegnelse skal stå både på mappene og utenpå arkivboksene. Kopibøker og andre registre bindes inn før bortsetting og settes på egen plass i bortsettingsarkiv.
Arkivet skal lage bortsettingsliste med forklaringer om arkivperioden.
Vedlegg til arkivplanen for UiB:
1.	Kassasjonsregler for søknader om opptak til universiteter og høgskoler, godkjent av Riksarkivaren 11.6.85
2.	Kassasjonsregler for eksamensbesvarelser m.v. ved universiteter og høgskoler, godkjent av Riksarkivaren 14.12.84
3.	Gjeldende arkivnøkkel for Universitetet i Bergen
4.	Kvittering fra Statsarkivet i Bergen for avlevert arkivmateriale, datert 30.4.90
5.	Brukerhåndbok for arkivpersonalet ved UiB – Doculive journalføringssystem