Foreløpige erfaringer med Public 360 - rapport fra pilotinstitusjonene
Erfaringer fra testingen av P360.
Dette er et erfaringsskriv som punktvis lister opp erfaringene fra testingen av P360. Detter notatet er laget på bakgrunn av de erfaringene fra pilotene. Det tar ikke sikte på seg på å være en komplett oversikt over alle forandringene, men er et forøk på å beskrive noen forandringer.
Generelt:
Public 360 oppleves som mer fleksibelt enn ephorte. I første møte med P360 kan imidlertid dette oppleves som mer forvirrende. Logikken fra ephorte kanvære til hinder for gode måter å utnytte systemet på!
- P360 sidebar i Outlook er kjekk
- Outlookintegrasjonen er generelt bra. Dette er en gulrot til saksbehandleren!
- Skrivebordet er bra for ledere. Utseende er oversiktlig.
Layout i P360
Sammenlignet med ephorte er denne veldig annerledes. Det kan være vanskelig å se hvor man skal trykke. Mange steder er ulike «funksjoner» som for eksempel OK ikke uthevet. Dette medfører at noen synes funksjonen blir vanskelig å få øye på.
Arkivarrollen:
Arkivarene får den største endringen i hverdagen. Arkivrollen veldig annerledes sammenlignet med ephorte. Flere funksjoner, bl.a. flytting/kopiering av dokumenter, virker mye enklere i 360.
Endring i nivåene
- Ikke lenger noe som heter Journalpost (JP)
- JP heter dokument i P360
- Dokument heter fil i P360
Skanning
- Annerledes på grunn av skilleark. Forbruk av skilleark: ett skilleark til hver enkelt fil. Dette øker forbruket med papir!
- Vedlegg er det samme som i ephorte. (kjenner igjen sak, og legger vedlegget til saken)
- Vedlegget arver tittel på sak. Man må endre tittel på vedlegg etterpå.
- Skanningen blir gjort etter at dokumentene er ført.
- Alternativ til skanning er å sende dokumentet til seg selv på e-post fra skanner/kopimaskin med skannerfunksjonalitet. E-posten importeres så på vanlig måte.
Fordeling av dokumenter
Her er det en stor forskjell fra ephorte. Du fordeler ikke til enhet og ansvarlig. Du fordeler til en ansvarlig. Ansvarlig kan være enhet eller saksbehandler.
- Kun ett felt å fordele til. Enklere enn før.
- Trenger ikke å vite hvilken avdeling en SB tilhører.
- I konfigurasjonen vi har valgt vil både leder og saksbehandler kan fordele fra enhet.
- Leder kan fordele i alle enheter under sin egen, mens saksbehandler kan fordele innen egen enhet.
- Nytt er at SB kan fordele innen sin gruppe.
- Dokumenter som saksbehandler ikke har tilgang til, for eksempel personaldokumenter, vil ikke komme opp i «til fordeling»
- Funksjonen for Fordeling og Viderefordeling er den samme. I prinsippet kan alle fordele.
Skjerming av dokumenter og sak
Fanen kontakter er sentral i forbindelse med skjerming. Her kan arkivar oppheve avskriving og skjerme kontaktkort. Stor forskjell fra ephorte.
- Tilgangskode (hjemmel) og tilgangsgruppe er adskilt av hverandre.
- NB: Tilgangskode Ugradert - offentlig. Motsatt av det man er vant til i ephorte.
- Tilgangskode styrer kun offentlig journal
- Skjerming av avsender og mottaker er knyttet til kontakter. Dersom man ikke er autorisert for aktuell tilgangskode har man heller ikke anledning til å skjerme på denne.
- Alt som skal skjermes internt må ha en tilgangsgruppe.
- Opphev avskriving er knyttet til kontakter.
Menyene
- Er ikke så samlet som i ephorte.
- Fane vis alt. Denne kan være til forvirring.
- Saksbehandler får opp som et minimum det man trenger. -> Større forskjell på rolle SB og Arkivar i 360 enn i ephorte.
Vedlegg til dokumenter
- Ser ikke hvor mange vedlegg det er til dokument fra dokumentoversikten. Dette kan oppfattes som uoversiktlig. Du må inn på dokumentkortet for å få denne oversikten.
Statuser på sak og dokument:
- Endring i forhold til før. Står i oversikten, men er plassert på annet sted enn før. Disse framstår ikke som så lett synlig som i ephorte, men det er en tilvenningssak.
Restanser
- Det er ikke flagg i p360. Føles mer uoversiktlig når man er i en saksmappe og ikke ser om saken har restanse.
- Som arkivar er det mulig å se restanseoversikten på sak, men ikke så enkelt som før. Det letteste er å hente ut en restanseliste. Man må sjekke om det skal avskrives, og om det er tomt i kolonnen avskrevet mot/ for avskriving.
- For saksbehandler ser man disse under «ubesvarte» og «under behandling». (Men fortsatt ingen flagg)
Merknader
- Får ikke avskrevet med merknad uten at man har lagt til tekst i merknadsfeltet.
Feilmeldinger:
- P360 er mer adekvat enn ephorte.
Hvordan fanger arkivet opp restanser som ikke er fordelt?
- Gjøre søk på ubesvarte på hver avdeling. Søk på alle avdelinger.
- Slike søk kan lagres under favoritter, slik at man slipper å lage et nytt søk hver gang.
SØK:
- Lage seg ulike favorittsøk er relativt enkelt. Fungerer bra!
- Lage søk i P360 oppleves som enklere enn i ephorte.
Kontakter:
- Kontakter er en hjørnestein i systemet.
- Kontakter representerer en stor forandring for SB siden man ikke kommer utenom kontaktkortet. I forhold til ephorte kan dette oppleves som litt tungvint.
- Viktigheten av kontakter skiller seg veldig ut fra ephorte.
- Man må søke opp kontakter.
- Stort kontaktregister. Studenter blir liggende i systemet som kontakter.
- Du får opp alle bedrifter, privatpersoner, studenter og ansatte i samme søk. Det betyr at man må være nøyaktig i søkene, og gjerne med kombinasjonssøk.
Registering av avsender mottaker.
Det må opprettes en kontakt i stedet for bare å skrive inn navnet i avsender/mottaker linja. Oppleves som mer tungvint. Men er en tilvenningssak.
E-poster:
- P360 konverterer e-post filformat (.msg) til pdf. I ephorte blir ikke slike filer konvertert.
- Man kan starte med å dra over e-posten. Da vil kontaktkortet utfylles i etterkant. De 2 metodene har noen forskjeller i hvilke felter som er forhåndsutfylte. Hva som passer best er en smakssak.
- Den kan være lettere å opprette dokumentkortet først, og så dra over filen fra Outlook til p360. Dette er en måte det er mulig å gjøre på, og som gjør det lettere å unngå feilmeldinger. Smart å opprette dokumentkort først, i alle fall slik basen er nå.
- Fullt mulig å opprette en sak mens man oppretter dokumentet.
Hente inn fil/redigere dokumentkort/bytte om på hoveddokument og vedlegg
- Dette er mye lettere enn før.
- Det er lett å legge til mange filer samtidig. Husk knappen «Legg til»
Stats F
- Status F er borte. Erstattet med status E.
- Saksbehandler får ikke gjort om på status E. Dersom et dokument er satt til status E får man kun lagt til vedlegg. For Saksbehandler er det liten forskjellen mellom Status E og J (eneste forskjell er at Saksbehandler får lagt til vedlegg på status E). Dette innebærer en endring i rutinene.
- Saksbehandler må venne seg til å utføre valget Ekspeder etter at han/hun har lukket dokumentet.
Utgåtte dokumenter
Blir liggende i saken med en strek over, og blir liggende på saken som synlige dokumenter. Tidligere lå disse skjult. I P360 må utgåtte dokumenter skjules med en manuell handling. Dette gjøres ved å hake av for «Vis også slettede filer» på Saksdokumentnivå.
Skrivebord:
Dette er veldig positivt. Ligger veldig mange gode funksjoner her som gjør at det tilpasses de ulike rollene på en enkel måte. Gir store muligheter for tilpassing av individuelle behov.
Mulighet til å lage eget skrivebord med varslinger og søk og mest brukte funksjoner. Lett å styre egne varsler selv. Mange varianter er mulig.
Skrivebordet er nødvendig for å få varsler i arbeidslista.
Samt tellere: For eksempel antall dokumenter til journalføring.
Saksbehandlere:
Gode tilbakemeldinger. Synes dette virker som et enkelt system:
Eksempel: Dersom du oppretter et nytt utgående dokument på en sak får du spørsmål om dokumentet skal knytte dokumentet skal knyttes til ett av de ubesvarte. Fler valg er mulig.
SB flytter dokument mellom saker:
- Lett for SB å flytte et dokument mellom egne saker. Dette er rettighetsstyrt, og SB har ikke rettigheter til å flytte dokumenter til en sak som man ikke er saksansvarlig for.
Flett på nytt:
Denne er litt mer tungvint enn i ephorte. Det er ingen «knapp» for flett på nytt. Du må endre i dokumentet (filen), og så blir dokumentetkortet oppdatert når filen sjekkes inn på nytt. Brev kan endres i tittelfeltet på dokumentkortet uten at det endres i brevet.
Hva kan endres? Avsender /mottaker dato, og tittel.
Dokumentikon
Klikk på dokumentikon virker ikke lenger. Man må klikke på tekstlinje. Dette kan oppleves som forvirrende!
Flere avsendere:
Medavsender. Dette er meldt inn som en feil. I motsetning til ephorte der man kan ha så mange avsendere man vil.
Ekspedere som SB.
- Utgående dokumenter legger seg automatisk i status R. SB har kun status E og status R og forholde seg til. Status S er Registrert av SB. Utgått: status U. Statsbruk oppleves ikke som konsekvent.
Arbeidsflyten for saksbehandler:
- Litt annerledes enn ephorte. Men bedre.
- Enkelt å sende til godkjenning. Kan godkjenne fra sidebar i ephorte. Kan definere en arbeidsflyt gjennom å sende en høring. Lage et N-notat som sendes ut.
- Det er mulig å legge inn arbeidsflyter fra a-til å med alle aktivitetene som skal være med i flyten.
- Arbeidsflyten oppleves som bedre
Godkjenning:
- Parallell og sekvensiell godkjenning. Ukjent ephortetankegang. Mer fleksibel. Krever at man setter seg inn i de ulike måtene å godkjenne på. Er et spørsmål om å sette opp gode rutiner i organisasjonen.
Versjonshådtering.
- Kjekk. Enkelt å finne og se de ulike versjoner. Greit for SB å finne tidligere versjoner. Dersom det er knyttet til en arbeidsflyt er det lett for en SB å se hvem som har laget de forskjellige versjoner.
Logg:
- Loggingen oppleves som bedre.
Brevmal VS fil
- Dersom du laster opp brevmal blir dette automatisk hoveddokument. Mulig å laste opp filer direkte som vedlegg.
- Velger hverken mal eller fil, du må velge fil. Denne er ikke veldig intuitivt.
Administratormodulen;
Opplegget med administrator er veldig ulikt andre systemer man har brukt.
Pr i dag 3 arenaer for systemadministrasjon.
Rød, og gul administrator, samt inne i public. Viktig at de som skal jobbe med systemadministrasjon får kurs i dette. Dette oppfattes ikke som intuitivt.
- Gul Admin
Støtter ikke FEIDE, her er url bruker og passord.
URL: https://unitest01admin.p360.uninett.no (NB: peker KUN til testmiljøet)
Ta kontakt med UNINETT for å få brukernavn og passord.
URL: https://unitest02admin.p360.uninett.no (NB: peker KUN til testmiljøet)
Ta kontakt med UNINETT for å få brukernavn og passord.
Mer info finnes her: https://360info.p360.uninett.no à 360 Clients à 360 Administrator Clientà Installasjonsguide 360 Administrator Klient(Gul Og Rød) - Uninett.DOCX
- Rød admin
Støter FEIDE, men du må bare legge inn riktig URL, ser ut som din peker til HIBV(HBV).
Veiledning finnes her: https://360info.p360.uninett.no à 360 Clients à 360 Administrator Clientà Installasjonsguide 360 Administrator Klient(Gul Og Rød) - Uninett.DOCX
Brevmaler:
Kurs. Dette har vist seg vanskelig. Ha kurs.
Stedfortreder
I P360 er det mulig å registrere en personlig stedfortreder som overtar brev og saker som blir sendt til / tildelt deg mens du er borte. Dette gjøres ved å redigere «mine 360 detaljer» i Navnefeltet øverst til høyre i P360.
Stedfortrederfunksjonen er noe annerledes en det man er vant til fra ephorte.
Endring av rolle
Man kan bytte rolle mens man er inne i en sak, uten å søke opp saken igjen. Dette oppleves som positivt for brukere med mange roller. |