Arkivansvarligs / faglig ansvarliges ansvar
Instruksen gjelder for funksjonen som øverste faglige ansvarlige for dokument- og arkivtjenesten i Bergen Kunsthøgskole. Administrativ plassering
- Arkivansvarlig er administrativt underlagt direktør (jfr. arkivlovens bestemmelser § 2-1).
Ansvar
- Arkivansvarlig har et overordnet faglig ansvar for høyskolens samlede arkivtjeneste, for arkivdanningen og for bevaringen av arkivmateriale.
- Arkivansvarlig skal påse at arkivvirksomheten er i samsvar med gjeldende lover og reglement og at arbeidsoppgavene utføres på en rasjonell og effektiv måte slik at brukerne får den service og de tjenester de har krav på.
- Arkivansvarlig skal rapportere til nærmeste overordnede, og har plikt til å påpeke mangler og feil og påse at disse blir rettet opp.
- Arkivansvarlig skal være representert i utvalg som behandler saker av betydning for høgskolens dokumenttjeneste og arkivvirksomhet, og skal avgi uttalelser i saker som angår arbeidsområdet.
- Arkivansvarlig er høgskolens kontaktperson utad i saker som gjelder arkivvirksomheten.
Arbeidsoppgaver
- Ansvar for at det gis nødvendig opplæring, veiledning og oppfølging innefor arbeidsområdene.
- Ansvar for at det utarbeides en helhetlig arkivplan og at denne blir vedlikeholdt.
- Sørge for at det utarbeides instrukser og reglementer innenfor arbeidsområdene.
- Ansvar for at det brukes godkjent arkivnøkkel og at denne til enhver tid er oppdatert.
- Ansvar for at det brukes elektroniske sak/arkivsystemer som følger offentlige standarder. ( Her må vi først få et elektronisk arkiv)
- Ansvar for at arkivbegrensning og kassasjon foregår etter gjeldende regelverk.
- Føre tilsyn med arkivlokaler og arkivrom og skal påse at disse er i forskriftsmessig stand.
- Ansvar for bruk og lån av materiale fra daglig- og bortsettingsarkiv.
- Innkalle til høgskolens arkivforum med jevne mellomrom. Leder møtene og føre referat.
- Ansvar for avlevering av arkiv til statsarkivet i Bergen
|