Saksbehandlers arkivansvar

Saksbehandler har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase.

Saksbehandler er ansvarlig for at alle saksdokumenter de arbeider med blir arkivlagt. , dvs. alle saksdokument som ihht. Offentlighetsloven §§ 2 og 3 er å regne som saksdokument for organet. En foretar saksbehandling når en besvarer en henvendelse, eller sender ut en forespørsel. Svar på søknader er enkeltvedtak, og mottaker har dermed klagerett på disse.

Saksbehandler skal derfor:

  • Kontrollere at direkte mottatte brev blir scannet og registrerte i arkivet. Dette gjelder også epost. Det er ikke anledning til å starte saksbehandling på brev som ikke har fått saksnummer. Som oftest vil saksbehandler motta saksdokumentet fra postmottak, og det vil da ligge i P360 og være påført saks- og dokumentnummer.
  • Ha ansvaret for at brev - inkludert e-post - som kommer direkte til saksbehandler blir scannet inn i P360.
  • Påse at gradert post (unntatt offentlighet) blir påført riktig lovhjemmel.
  • Påse at overskriften på utgående brev er dekkende og at brevet kun omhandler en sak.
  • Knytte saksdokument til person ved hjelp av "Kontakt-fanen" - altså som mottaker eller avsender. Personnavn skal ikke brukes i sakstittel eller saksdokumenttittel. Husk at tittel kommer på Offentlig journal, den bør være pregnant og lett forståelig.
  • All saksbehandling skal skje i høgskolens sak/arkivsystem eller fagsystemer. Absolutt ingen offentlige saksdokumenter skal lagres i personlige filer/mapper. Saksbehandler skal saksbehandle i arkivet, som for eksempel egne utgående brev og interne notater – dvs. alt som mottas som ledd i saksbehandlingen.
  • Alle saksdokumenter som sendes ut fra KHiB skal ha to signaturer. 1.signatur er overordnet leder, og 2.signatur er saksbehandler.
  • Alle saksdokumenter skal godkjnnes elektronisk, og skal derfor ikke ha håndskrevet signatur.
  • Ha ansvaret for at alle brev de sender, i utgangspunktet sendes ved hjelp av "Ekspeder-funksjonen" i P360.
  • Gi beskjed til leder eller arkivet ved overføring av sak til annen saksbehandler.
  • Saksbehandler har ansvaret for at arkivmappen ryddes for arkivuverdig materiale som konsept, kladder, dubletter, arbeidsnotat m.m.
  • Saksbehandler har ansvaret for at materiale de låner ut fra arkivet blir registrert som utlånt og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet. Saksbehandler kan ikke låne arkivmateriale videre til andre uten at dette blir registrert.
  • Saksbehandler har ansvaret for oppfølging av saker - jfr. restanseliste.

I arkivfaglige saker er saksbehandler underordnet arkivleder i høgskolen og er til enhver tid pålagt å følge gjeldende rutinebestemmelser.