Arkivets mål og funksjon

Fungerer som organisajonens hukommelse. Arkivet er et system som benyttes til å registrere, administrere, oppbevare og gjenfinne dokumenter, såvel elektroniske som manuelle. Et arkivsystem inneholder en samling dokumenter, dokumentbeskrivelser og funksjoner for (dokument)vedlikehold, administrasjon, utlån, søking, rapportutskrifter, statistikk m.v. I dag kar Kunst- og designhøgskolen et papirarkiv, elektroniske dokumenter må derfor taes ut i papirformat for arkivering. Skolen skal etterhvert slutte seg til et felles elektronisk arkiv for høgskoler og universitet, men det er ennå ikke avklart hvilket arkivprogram som skal brukes.

Men 11.november 2014 tok vi i bruk Public 360 - et elektronisk saks- og arkivsystem. Vi jobber med å kartlegge og formulere gode rutiner for saksgang på alle enheter. Arkivet vil etter hvert legge beskrivelser av saksgangen ved alle enheter inn i arkivplan.

Sikker digital postkasse -SDP

Offentlig journal

Hva er arkivverdig?

Instrukser for arkivet

Arkivets styringsgruppe

Arkivnyheter

Public 360 -Utrulling

Foreløpige erfaringer med Public 360 - rapport fra pilotinstitusjonene

Public 360

Referat arkivfaglige møter

Referat fra arkivmøte 11.januar 2012

Møte arkivets styringsgruppe 6.10.2015

Informasjon om det elektroniske saks- og arkivsystemet Public 360

Møte arkivets styringsgruppe 10. januar 2013

Fremdriftsplan/rapport

Ansvar og fullmakter ved KHiB

Direktørens arkivansvar

Arkivansvarligs / faglig ansvarliges ansvar

Arkivansvar i fellesadministrasjonen og avdelingene

Saksbehandlers arkivansvar

 

Public 360

I oktober 2014 vil Kunst- og designhøgskolen gå over til et elektronisk saks- og arkivsystem som heter Public 360. Informasjon om systemet og hvordan det fungerer vil bli lagt her etterhvert som vi mottar oppdateringer fra leverandøren Software Innovation og fra UNINETT.

Forarbeid og utrulling P360

Interne forberedelser før utrulling av Public 360

Skrivebord i P360

 

Saksbehandling og arkivorganisering

En del informasjon vil finnes både i Arkivfaglig utdyping og Arkivorganisering. Dette for å sikre at relevant informasjon når bruker, når venstremenyen benyttes til direkte inngang.

Høgskolen er etter arkivloven forpliktet til å ta vare på sine arkiver, og til å holde dem tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette gjelder både for papirbaserte og elektroniske arkiv. I arkivforskriften § 5-1 er følgende bestemt:

"Arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er nedlagde eller har avslutta verksemda si (avslutta arkiv), skal avleverast til arkivdepot.

Riksarkivet (for elektroniske fagsystemer) og Statsarkivene er arkivdepot for høgskolene.

Kunst- og designhøgskolen i Bergen har innførte i november 2014 det elektroniske arkivet Public 360. Vi har også en del elektroniske systemer/databaser som benyttes i saksbehandling, disse vil bli integrert i Public 360 etter hvert.

Noen arkivdeler av KHiBs arkiv er valgt plassert for seg selv; f.eks. personalmapper.

De spesifikke rutinene for hver enhet finner du her

Rutiner for innsyn finner du her

Vi jobber med å innføre sikker digital postkasse - SDP. Mer informasjon om dette finner du her.

Daglige rutiner for saksbehandling, utvalgsarbeid og arkivering

Masteroppgaver og stipendiatenes kunstneriske refleksjoner

Bevaring og kassasjon

Papirarkivets plassering

Saksarkiv

Personalarkiv

Studentarkiv

Arkivnøkler

Arkivnøkkel for universiteter og høgskoler (ferdig 18. juni 2014, tatt i bruk samtidig som vi tok i

Arkivnøkkel for papiarkivet ved KHiB

Periodiske arkivrutiner og kvalitetssikring

Arkivering av arkivplanen

Obs-kontroll (oppfølging av saker)

Restanselister

Restansekontroll

Forfallskontroll

Forfallsliste

Utlånskontroll

Arkivdepot

Reglement for avlevering

Avleveringslister

Statens høgskole for kunsthåndverk og designs arkiv

Bergen kunst og håndverksskoles arkiv

 

Elektroniske system
Siden KHiB ikke har et elektronisk saks- og arkivsystem må arkivet ta ut papirkopier av informasjonen som ligger på våre elektroniske databaser.

 

Eduroam

EasyCruit

Basware

FS, Felles Studentsystem

SAP

Agresso

 

Ordlister, brukerveiledninger, maler osv.

Her må det lages en felles veiledning for hvordan arkivet skal brukes og en mal for hvordan arkivmateriale skal utformes.

KHiB-ordliste/-terminologi norsk og engelsk

Kunst- og designhøgskolens norske og engelske stillingsbenevnelser

Maler. Hvordan sette opp brev, skrive referansen osv.

Universitets- og høgskolerådets termbase

 

Gamle rutiner for papirarkivet

Journal og journalnummer

Arkivlegging -arkivering

Ferdigstilling og kvalitetssikring

Saksavslutning/kvalitetssikring

Postbok

Personalenheten og arkiv

Studieadministrasjonen og arkiv

Generelt om saksbehandling ved KHiB

Journal og arkivrutiner ved faglig ansettelser

Journal- og arkivrutiner ved teknisk/administrative ansettelser

 

Interne regelverk ved KHiB

Studieadministrativt regelverk

Personalreglement

IKT-reglement

ICT regulations - english version

 

Sentralt regelverk

Yrkesetisk regelverk for arkivarer

Rundskriv G-69/98 Innskjerping av praktiseringen av offentlighetsloven

Innen økonomiforvaltning

Innen personalforvaltning

Partsoffentlighet i statlige tilsettingssaker

Kassasjonsbestemmelser

 

Administrativ organisering

Fra 01.01.2017 blir KHiB virksomhetsoverdratt av Universitetet i Bergen. KHiB vil sammen med Griegakademiet utgjøre et fakultet for kunst, design og musikk.

Det er viktig for arkivet å ha en god oversikt over de enkelte avdelingenes og enhetenes rutiner ved saksbehandling, utadrettet kommunikasjon og kommunikasjon innad i organisasjonen. Da dette påvirker hvordan arkivet fastsetter sine rutiner.

Det må til enhver tid være oppdatert informasjon om eventuelle endringer i rutinene. Det er også viktig å evaluere rutiner, for å se om de fungerer etter intensjonen. Dette vil bli gjort i et samarbeid mellom arkivets og enhetenes ansatte.

Arkivet vil også utarbeide en brukerveiledning og plan for opplæring i bruk av arkivet, for institusjonens ansatte. Den vil bli lagt inn i arkivplanen.

I 2014 ble administrasjonens enheter omorganisert, og i prosessen frem til i dag så har vi fått to "nye" enheter.

Pr. i dag består KHiBs administrajon av følgende enheter:

Enhet for personal - inkludert Drift og Arkiv. Enhet for økonomi - inkludert IKT. Enhet for avdelingsstøtte - inkludert Studieadministrasjonen. Enhet for kvalitetsutvikling - inkludert Kommunikasjon. Enhet for verksmesterne.

 

Personalenheten

Personalreglement

Statens Personalhåndbok

Økonomienheten

Enhet for avdelingsstøtte

Studieplaner ved KHiB

Enhet for kvalitetsutvikling

Åndsverkloven

Enhet for verksmestere

 

Planer, utvalg og instrukser

Om Kunst- og designhøgskolen i Bergen

Kunst- og designhøgskolen i Bergen er en av de to selvstendige nasjonale institusjonene som tilbyr høyere utdanning innen visuell kunst og design (den andre er Kunsthøgskolen i Oslo).

Vi tilbyr den høyeste utdanning i Norge på feltene kunst og design. Vi skal sikre at utdanningen er basert på det fremste innen kunstnerisk utviklingsarbeid, forskning og erfaringskunnskap, drive kunst- og designfaglig utviklingsarbeid og forskning, gi eller organisere tilbud om etter- og videreutdanning, formidle kunnskap om virksomheten, utbre forståelse for kunst og design og være aktiv i debatten om hvilken rolle kunst og design spiller i dagens og fremtidens samfunn.

Omorganisering av Kunst- og designhøgskolen i Bergen i 2012

Strategiplan for Kunst- og designhøgskolen i Bergen

Virksomhetsplan for Kunst- og designhøgskolen i Bergen

Organisasjonskart

Organisasjonskart