Forberedelser til utrulling av Public 360 Arbeidet starter i oktober, for vårt vedkommende blir det uke 40. Arbeidet er lagt opp på følgende måte:
Uke 40 – møte mellom SI og KHiB. Her må vi klargjøre de tilpasningene som KHiB har behov for. (Husk PKU)
Uke 40 og 41 – konfigurasjon og oppsett Uke 42 og 43 – systemet blir tilgjengelig for testing, og personalet kurses. OBS! SI ser for seg at målgruppen for kursene er prosjektgruppen/nøkkelpersonell, som igjen skal utføre sluttbrukeropplæring. Så må KHiB avgjøre når vi skal ta systemet i bruk. Her mener jeg det er det viktig at personalet får venne seg til systemet over noe tid før de tar juleferie, jeg foreslår at systemet tas i bruk umiddelbart; altså fra uke 44, 27. oktober. I følge avtale så har vi krav på 2,5 dager med kurs. Vi kan kjøpe mer ved behov. Her regner en 1 dag på saksbehandlerkurs og utvalgsbehandling, og 0,5 dag på arkivkurs. Vi har rett på 0,5 dag med bistand/rådgivning fra SI.
Momenter som må klargjøres før utrulling: Hvem skal være nøkkelpersonell? Ønsker vi at også sluttbrukerne skal kurses av SI?
Roller/funksjoner: Hvem har hvilke funksjoner – bestemmer hvordan skrivebord skal se ut, og tilganger.
Her må vi også klargjøre hvilke funksjoner blant de faglige som også ivaretar administrative oppgaver; f.eks. dekan? Vi må kartlegge hvilke funksjoner på hver enhet som produserer arkivverdig materiale. Hva med Enhet for avdelingsstøtte?
Overføring av saker til det elektroniske arkivet: Hver enhet må avslutte og levere til arkivering avsluttede saker. Det er bare aktive saker som skal overføres til P360. Regner med deler av disse må skannes inn. Papirarkivet blir altså fremdeles nyttig til oppslag av gamle saker, men skal ikke tilføres flere dokumenter.
Vi må også få oversikt over arkivverdige dokumenter som lages i andre elektronisk systemer so benyttes på KHiB, og fastsette ens rutiner for hvordan disse skal overføres til P360 Rutiner og tilganger til journalføring.. |