Journal og arkivrutiner ved faglig ansettelser

Etter at det foreligger et styrevedtak på at stillingen skal lyses ut, blir dette formidlet til saksbehandler på Personalenheten. Det opprettes en mappe på stillingen med stillingstittel og årstall.

* Saksbehander journalfører stillingstittel og betenkning - dette journalnummeret følger saken gjennom hele an settelsesprosessen.
* Betenkningen legges ut på skolens nettside, taes ut i pairformat og påføres hvilke aviser/tidsskrift stillingen blir annonsert i.
* Alle søkere må benytte det elektroniske systemet EasyCruit.
* Ved søknadsfristens utgang taes søkerlisten ut i papirformat. Eventuell saksbehandling ved ønsker om at søknaden skal untaes offentligheten blir behandlet, og hvis dette innvilges for en eller flere søkere vil også utvidet søkerliste tas ut i papirformat.
* Oppnevningsvrev til medlemmer av den sakkyndige komiteen tas også ut i papirformat.
* Brev til søkerne om hvem som er medlemmer av den sakkyndige komiteen kopieres til arkiv. Eventuelle innsigelser leveres også arkiv.
* Når saksbehandler mottar innstillingene fra saksbehandler blir denne datostemplet og arkiveres.
* Komiteens vurdering sendes søkerne og arkiveres. Eventuelle innsigelser/merknader fra søkerne datostemples ved mottak og påføres journalnummer.
* Intervjugruppe oppnevnes og listen arkiveres.
* Intervjugruppens innstilling arkiveres.
* Innstillingen behandles i styret, og vedtak arkiveres.
* Tilbusbrev sendes ut, og kopi arkiveres.
* Det noteres dato for når søkernes innsendte materiale returneres.

Mappen oppbevares i egne arkivdel i samme lokale som arkivet.