Restanselister

Restanselister

   

Forskriftene til arkivloven krever at det fire ganger årlig skal skrives ut restanselister (forskr. § 3-7). Arkivet vil til enhver tid ha en oppdatert statistikk over restanse.

Hensikten med dette er å få en totaloversikt over de dokumentene som ikke er ferdig behandlet i KHiB.

Dersom noen slutter, skal det skrives ut en restanseliste over saker vedkommende person jobber med ved sluttdato. Det er derfor viktig at arkivtjenesten tidlig får melding om dette. Dette er et lederansvar. Dersom en annen saksbehandler skal overta de sakene/dokumentene som ikke er avsluttet, skal arkivtjenesten ha melding om dette.

KHiBs restansekontroll er hemmet av at saker ligger enten på den enkelte saksbehandlers personlige domene eller i et av våre elektroniske systemer. Det er derfor viktig med god kommunikasjon mellom enhetsledere, saksbehandlere og arkiv. Arkivet har ikke kapasitet til å sjekke med hver enkelt saksbehandler til enhver tid, så saksbehandlere oppfordres til alltid å informere arkivet om f.eks. forsinkelser, utsatte svarfrister osv.

Pr. februar 2013 har arkivet ingen restanse.