Periodiske arkivrutiner og kvalitetssikring

KHiB har ikke til nå foretatt en periodeinndeling av arkivet. Det synes lite hensiktsmessig å planlegge dette nå, da et elektronisk arkiv vil innføres i nær fremtid.

Arkivet ikke vil likevel foreta en vurdering én gang i året over saker som kan bortsettes, dokumenter som skal kasseres osv., dette for å sikre at arkivet er ryddig, oversiktlig og oppdatert. Nedenfor er listet noen av disse rutinene.

Restansekontroll

Alle skal utøve restansekontroll ved daglig å gjennomgå mapper på egen pc og mail.

Før en saksbehandler slutter plikter denne å informere (skriftlig) sin leder om ubesvarte saksdokumenter. Saker som er ferdig behandlet skal settes med status "Marker som ferdig" slik at arkivet kan avslutte disse saksmappene.

Enhetseder har plikt til å sørge for at den ansatte som skal slutte gjennomfører sine oppgaver som beskrevet i rutinene.

Enhetslederne skal kvalitetssikrer avskrivninger ved ferdigstillelsen av utgående brev, ved avslutning av saker og ved utarbeidelse av restanselister. Ved innføring av et elektronisk saks- og arkivsystem vil arkivet kunne foreta disse oppgavene.

Forfallskontroll

Alle har ansvar for å registrere og følge opp eventuell forfallsdato som er angitt av avsender på mottatte dokumenter.

Saksbehandlere og ledere kan selv registrere forfallsdato for å lette oppfølging av behandlingsfrister. I journalen er det lagt inn dato for svarfrist/behandlingsfrist, enhetsledere/saksbehandlere oppfordres til å sjekke disse. Eventuelt kan en henvende seg til arkivet for hjelp og lister over svartfrister.

.

OBS-kontroll

Alle har ansvar for å registrere og følge opp saker som er påført en OBS-dato.

OBS-dato benyttes når en ønsker at saken skal hentes frem.