Generelt om saksbehandling ved KHiB
Dokumenter som skal journalføres: Følgende dokumenttyper skal journalføres:
- Inngående arkivverdige (saksrelevante) dokument.
- Utgående arkivverdige (saksrelevante) dokument.
- Interne notater som har reell betydning for saksbehandlingen, og som naturlig hører hjemme i en sak.
- Telefaks og e-post skal behandles på lik linje med brev, og skal journalføres dersom innholdet er arkivverdig (saksrelevant).
Post mottatt direkte: Arkivverdig post mottatt direkte av saksbehandler skal leveres til arkivet for registrering med en gang saksbehandler mottar dette – før saksbehandlingen tar til. Avskrivningsmåter Det er tre måter å avskrive et dokument på: A. Utgående skriv Et dokument kan avskrives med skriftlig svar – nytt brev i saken. Alle utgående brev skal ha et saksnummer påført som "vår ref". Brevet skal ha saksnummeret til saken det er en del av. Er skrivet det første dokumentet i saken, skal saksbehandler kontakte arkivet og få et saksnummer. Dersom skrivet er svar på et innkommet dokument, skal det vises til "Deres ref." eller "Deres brev av (dato)". Ta to kopier av brevet etterat det er undertegnet. Lever saken tilbake til arkivet. Det utgående dokumentet blir registrert som svar på det innkomne i journalen og avskrives.
B. Til arkiv (TA) TA brukes bare når et innkommet dokument ikke krever skriftlig svar ut. Saksbehandler skriver TA på dokumentet, dato og signatur (initialer). Lever saken tilbake til arkivet. Bruk alltid penn. Dokumentet blir registrert som avskrevet i journalsystemet.
C. Svart på i møte eller pr. telefon (Tlf) Er det svart på saken/dokumentet i møte eller pr. telefon, kan saksbehandler avskrive dokumentet ved å skriv tlf., dato og signatur på dokumentet. Man bør også notere hva som ble resultatet av samtalen. Lever saken tilbake til arkivet. Dokumentet blir registrert som avskrevet i journalsystemet.
Gradering av saker Hvem skal føre graderinger på dokumentene? Det er arkivet som har ansvaret for å føre dette i journalsystemet når det gjelder innkommet dokument. Gradering av utgående dokument skal gjøres av saksbehandler. Arkivpersonalet skal ha en del kunnskap på dette området for å kunne hjelpe til med saker som bør være unntatt offentlighet, men ansvaret for riktig gradering tilligger den enkelte leder og saksbehandler. Alle saker som blir unntatt offentlighet skal påføres u.off., og det skal vises til fastlagt paragraf i Offentlighetsloven/Forvaltningsloven (hjemmel for unntak).
Interne notater: Interne notater som er av betydning for saksbehandlingen skal være påført saksnummer etter samme prinsipp som for utgående skriv.
God overskrift, en sak per skriv: Overskriften skal gi en god beskrivelse av saken, men det er samtidig viktig å være nøytral. Dokumentet skal behandle bare en sak per skriv.
Dato og signatur: Alle skriv må undertegnes og dateres før kopiene blir levert til arkivet.
Levering til arkivet: Når dokumentet er besvart, returneres saken til arkivet omgående. Det skal være to kopier av utgående dokument som du legger øverst i saksomslaget. Dersom dokumentet er det første i en sak, sender du to kopier til arkivet.
To arkivkopier: Alle egenproduserte, saksrelevante dokumenter skal det leveres to kopier av til arkivet – en til saksmappen og en til kopiboken. Kopiene skal tas etter at skrivet/brevet er undertegnet.
Vedlegg: Alle vedlegg skal følge saken i retur til arkivet. Vedlegg til brev ut skal det leveres kopi av til arkivet.
Avslutning av en sak: Arkivet skal ha melding når du avslutter en sak. Før avslutning skal saken ryddes i. Arkivet avslutter saken i journalen.
Rydding av en sak: Før en sak leveres tilbake arkivet skal alle kladdeark, unødvendige kopier, konsepter, gule lapper, gummistrikker, binders, plastomslag og andre arkivuverdige elementer fjernes. Saken skal leveres samlet med dokumentene i kronologisk rekkefølge, begynnende med det nyeste dokumentet øverst.
|