Instrukser for arkivet

Et arkiv er et system som benyttes til å registrere, administrere, oppbevare og gjenfinne dokumenter, så vel elektroniske som manuelle. Et arkivsystem inneholder en samling dokumenter, dokumentbeskrivelser og funksjoner for (dokument) vedlikehold, administrasjon, utlån, søking, rapportutskrifter, statistikk m.v.

Arkivet bevarer og dokumenterer institusjonens historie.
Gjenfinning av saker i arkivet kan Kari og Anja være behjelpelig med.

Saksbehandler må:
- Kontrollere at alle mottatte brev/epost er registrert (stemplet og journalført) fra arkivet, har pregnant saksnavn/tittel, er merket med saksbehandler.
- Påse at saksnavn/tittel er korrekt, og at dokumenter som omhandler samme sak har samme saksnavn/tittel.
- Utgående brev kan journalføres av saksbehandler (hvis vedkommende har tilgang) eller det kan hentes et journalnummer fra arkivet. (for eksempel over telefon eller email, bruk apostadressen post@khib.no)
- Arkivet skal ha to kopier av utgående brev/dokumenter/email.
- Informer arkivet hvis saken blir overtatt av annen saksbehandler.

- Hvis du låner materiale fra arkivet, så må dette holdes adskilt fra andre dokumenter, leveres tilbake så fort som mulig, og ikke lånes videre. Helst ser vi at du tar en kopi av originaldokumentet. Hvis andre ønsker å låne samme materiale så må det gjøres direkte fra arkivet. Arkivet vil anskaffe egne lett gjenkjennelige mapper som utlånt arkivmateriale skal oppbevares i.
- Følg opp forfallsdatoer/frister i sakene. Arkivet vil foreta kontroll av at disse overholdes, men det er viktig at saksbehandlere også gjør det.
- Spør ”arkivet” hvis du trenger hjelp til noe.

Husk at saksbehandler og journalnummer skal fremkomme på alle dokument.

Dokumenter i A4 format blir oppbevart i arkivskuffer, inne på Karis kontor. Tegninger, skisser o.l. i ukurante format, blir oppbevart i permer i arkivrommet i annen etasje ved heisen.

Som ikke arkivverdig post regner vi normalt:
- trykksaker
- offentlige publikasjoner
- rundskriv
- utskrifter/kopier fra andre organer
- annet mangfoldiggjort materiale fra andre organer som rapporter
- årsberetninger (fra andre organer)
- beretninger
- innbydelser
- seminarinvitasjoner
- tilbud
- reklame osv