Til stede: Cecilie, Kari og Anja For elektroniske brev og dokumenter, opprettes en mailadresse som heter postmottak@khib.no. Her skal all dokumentasjon, brev, saksbehandling osv. sendes. Arkivet sorterer/siler materialet. Arkivets styringsgruppe består av; Cecilie, Kari og Anja. Elektroniske dokumenter gjøres om til papirformat for sirkulering i postbok. Klargjøring av behandling av elektroniske stillingssøknader – hvordan skal det gjøres? Kari skal på infomøte om dette systemet 12.januar. Papirformat til sakkyndige komiteer … Periodiske rutiner én gang i året. Restansestatistikk – taes ut fra journal ved hjelp av svarfrister, purres av arkiv forsøksvis én gang i mnd. Hvis dette er for ofte justerer vi dette Oppbevaring i arkivet av ikke papirbasert materiale: hvordan oppbevare dette – hva gjør UiB, HiB … Eksamensbesvarelser – hvor, hvem oppbevarer – spør Ingjald. Brev må sendes til Riksarkivet om fremdriften i arkivplanen, og hva som står igjen. Forslag til arkivrutiner legges frem på ledermøte i begynnelsen av februar. |