Arkivansvar i fellesadministrasjonen og avdelingene
Dette er de generelle instruksene for høgskoler og universitet i Norge. Instruksen gjelder for alle som er utpekt som faglig arkivansvarlig. Arkivansvarlige kan selv utføre tjenester innenfor dokumentbehandling og arkiv. Ordningen med sentralarkiv innebærer at arkivansvarlig på avdelingene/instituttene kun er ansvarlig for de seriearkiv (objektarkiv) som til en hver tid befinner seg der. Administrativ plassering
- Arkivansvarlig i fellesadministrasjonen er administrativt underlagt direktør.
- Arkivansvarlig i avdelingen/institutter er administrativt underlagt leder i sin enhet.
- Arkivfaglig er arkivansvarlige underlagt arkivleder og skal rapportere til denne og til nærmeste overordnede linjeleder.
Ansvar
- Arkivansvarlig har et operativt faglig ansvar for enhetens samlede arkivtjeneste.
- Arkivansvarlig skal påse at arkivarbeidet følger lover og bestemmelser, og at arbeidet utføres på en rasjonell og effektiv måte i henhold til bestemmelsene i denne planen.
- Arkivansvarlig har ansvar for å bringe arkivfaglige problemer i de ulike enheter videre til arkivleder.
Arbeidsoppgaver
- Arkivmedarbeider skal utføre det løpende arkivarbeidet i henhold til lover, bestemmelser og arkivreglementet i arkivplanen.
- Arkivmedarbeider skal utføre arkivbegrensning og registrering i tråd med retningslinjene slik at saksoversikt og sakskontroll kan etableres.
- Arkivmedarbeider skal sørge for rasjonell dokumentflyt slik at rette vedkommende får all aktuell dokumentasjon.
- Arkivmedarbeider skal utføre arkivleggingen i henhold til vedtatte og godkjente systemer og oppstillingsplaner.
- Arkivmedarbeider er ansvarlig for at arkivene til enhver tid er oppdatert (versjonskontroll).
- Arkivmedarbeider skal sørge for rasjonell betjening av arkiver og dokumentsamlinger, og for at betjeningen følger retningslinjer for bruk og lån av arkivmateriale.
- Arkivmedarbeider skal holde oversikt over dokumentasjonen i sine fysiske arkiver og databaser.
- Arkivmedarbeider skal utføre kassasjonsarbeide i tråd med gjeldende retningslinjer.
- Arkivmedarbeiderne plikter å ta nødvendig opplæring for tilfredsstillende å kunne utføre sine oppgaver.
KHiB er en såpass liten institusjon at arkivets organisering vil være mindre omfattende enn teksten ovenfor.
|