Referat fra arkivmøte 11.januar 2012

Til stede: Cecilie, Kari og Anja

 

For elektroniske brev og dokumenter,   opprettes en mailadresse som heter postmottak@khib.no.  Her skal

all

dokumentasjon, brev, saksbehandling osv. sendes. Arkivet sorterer/siler materialet.

 

Arkivets styringsgruppe består av; Cecilie, Kari og Anja.

Elektroniske dokumenter gjøres om til papirformat for sirkulering i postbok.

Klargjøring av behandling av elektroniske stillingssøknader – hvordan skal det gjøres?  Kari skal på infomøte om dette systemet 12.januar.  Papirformat til sakkyndige komiteer …

Periodiske rutiner én gang i året.

Restansestatistikk – taes ut fra journal ved hjelp av svarfrister, purres av arkiv forsøksvis én gang i mnd.  Hvis dette er for ofte justerer vi dette

Oppbevaring i arkivet av ikke papirbasert materiale: hvordan oppbevare dette – hva gjør UiB, HiB …

 

Eksamensbesvarelser – hvor, hvem oppbevarer – spør Ingjald.

Brev må sendes til Riksarkivet om fremdriften i arkivplanen, og hva som står igjen.

Forslag til arkivrutiner legges frem på ledermøte i begynnelsen av februar.