Personalenheten og arkiv

Personopplysniger er underlagt bestemmelser i Personopplysningsloven med forskrifter og er unntatt offentlighet. KHiBs personalmapper er ordnet alfabetisk etter etternavn. Alle stillinger fra utlysning til ansettelse er arkivert etter stillingsbenevnelse under avdelingene administrasjon, avdeling for kunst og avdeling for design.

Lønn, registering av arbeidstid osv finnes i personalsystemet SAP (Software Solutions Application) og i regnskapssystemet Agresso, og en anser det derfor ikke som nødvendig å generere papirdokumenter på dette. Det samme gjelder midlertidig ansatte som gjestelærere og lignende.

KHiB bruker det elektroniske rekrutteringssytemet EasyCruit. Her blir alle papirdokumenter scannet og lagt inn i basen. Innstilling til stillingen blir så sendt elektronisk til styret som er ansettelsesorgan for faglige stillinger eller tilsetningsrådet som er ansettelsesorgan for administrative stillinger. Innstillingslistene kan taes ut i papirform etter forespørsel.

Saksbehandling og journalføring ved ansettelser:
- Utvidet søkerliste blir journalført ved søknadsfristens utgang.
- Søknader med CV for innkalt kandiater til intevju, søkerliste, annonsetekst, innstilling, protokoll fra ansettelsesråd/styret, tilbudsbrev og svar oppbevares i papirformat i mappen for stillingen. Se også mer detaljert oversikt her for

faglige ansettelser

og her for

teknisk/administrative ansettelser

, eller se under Saksbehandling under Arkivorganisering - daglige arkivrutiner.
- tilbudsbrev med svar journalføres.

I de tilfellene hvor ansettelsesprosessen blir avbrutt blir søkerliste journalført hvis det blir laget en, og papirene i saken legges i mappen for stillingen med begrunnelse for at prosessen ble innstilt.

Henvendelser fra tidligereeller nåværende ansatteom ansennitet o.l.:
Den skriftlige henvendelsen blir journalført, og svaret påføres samme journalnummer. Disse dokumentene arkiveres så i vedkommendes personalmappe.